免費(fèi)ERP設(shè)計(jì)中產(chǎn)品控制細(xì)則解析

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眾所周知，系統(tǒng)分析師最苦惱的就是缺乏實(shí)際業(yè)務(wù)的經(jīng)驗(yàn)。在實(shí)際工作中，技術(shù)可以學(xué)，有速成的捷徑。但是實(shí)際業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)卻需要靠日積月累。這個(gè)道理在免費(fèi)ERP分析設(shè)計(jì)中也是如此。前不久在跟一個(gè)學(xué)弟的交流過(guò)程中，談到了系統(tǒng)銷售訂單中輸入產(chǎn)品的控制細(xì)則。筆者認(rèn)為，這不能夠一概而論。而為不同的行業(yè)都有各自的背景，很難利用一句話來(lái)概括。不過(guò)如下幾個(gè)控制細(xì)則（庫(kù)存控制、地址控制與價(jià)格控制）一般都會(huì)涉及到。

一. 庫(kù)存控制的要點(diǎn)解析

    在零售行業(yè)中，往往需要用到庫(kù)存控制功能。如在一家家電大賣(mài)場(chǎng)中，對(duì)于一些小家電，如電風(fēng)扇、電話機(jī)等等，往往都是不送貨的。也就是說(shuō)，這些商品都是存放在大賣(mài)場(chǎng)的倉(cāng)庫(kù)中。為此當(dāng)銷售員在系統(tǒng)中下訂單的時(shí)候，就需要先判斷一下倉(cāng)庫(kù)中是否有庫(kù)存或者說(shuō)庫(kù)存是否足量。如果銷售訂單的數(shù)量大于庫(kù)存數(shù)量（有可能庫(kù)存為零或者庫(kù)存的數(shù)量不夠銷售數(shù)量），此時(shí)系統(tǒng)就需要提醒。否則的話，銷售員訂單下了，但是消費(fèi)者卻無(wú)法拿貨，這就要鬧笑話了。如果遇上一些較真的客戶，大賣(mài)場(chǎng)很可能還要賠償。畢竟銷售訂單下了，合同就已經(jīng)成立。為此在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候，需要對(duì)于庫(kù)存數(shù)量進(jìn)行提醒，如下圖所示：

    這個(gè)功能在具體設(shè)計(jì)的時(shí)候，筆者認(rèn)為還需要注意如下幾個(gè)細(xì)節(jié)。

    一是樣品的管理。一般大賣(mài)場(chǎng)中的庫(kù)存包括樣品與新貨物兩種。而有些消費(fèi)者可能心態(tài)比較急或者想要實(shí)惠，如果沒(méi)有新商品且樣品可以打折的話，他們也可以接受的。為此在庫(kù)存管理的時(shí)候，可能需要細(xì)化，將樣品與新商品分開(kāi)管理。但是在庫(kù)存控制上，則需要統(tǒng)一起來(lái)。如上面這個(gè)設(shè)計(jì)，就不怎么合理。當(dāng)系統(tǒng)提示庫(kù)存不夠的時(shí)候，系統(tǒng)應(yīng)該說(shuō)明總的庫(kù)存有多少、其中樣品有多少、新品有多少等等。只有如此，才能夠滿足不同消費(fèi)者的需要。

    二是需要確認(rèn)，這個(gè)庫(kù)存管理是"提示性"的，還是強(qiáng)制性的。也就是說(shuō)，當(dāng)庫(kù)存數(shù)量確實(shí)不足的情況下，銷售人員能否正常下單的。這要分情況考慮。如有些大件商品（如彩電、空調(diào)），消費(fèi)者可以選擇是自己拿貨，還是供應(yīng)商送貨。如果是供應(yīng)商送貨的話，即使大賣(mài)場(chǎng)沒(méi)有庫(kù)存也沒(méi)關(guān)系。根據(jù)現(xiàn)在的操作模式，在同一個(gè)城市大賣(mài)場(chǎng)可能會(huì)有不同的銷售點(diǎn)。如蘇寧電器在杭州就有很多分店。而他們賣(mài)場(chǎng)之間可以相互調(diào)貨，有些甚至就存放在一個(gè)倉(cāng)庫(kù)中。在這種情況下，就允許在某個(gè)大賣(mài)場(chǎng)中沒(méi)有庫(kù)存的情況下，仍然允許銷售員下單。然后從其他地方掉貨。這種業(yè)務(wù)在話機(jī)世界中經(jīng)常會(huì)遇到。此時(shí)這個(gè)庫(kù)存控制就是一個(gè)可選的功能。也就是說(shuō)，在用戶輸入訂單的時(shí)候，系統(tǒng)仍然要判斷庫(kù)存數(shù)量。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量不足的時(shí)候，需要向用戶提醒。但是用戶有一個(gè)選擇的權(quán)利，即是取消訂單還是繼續(xù)下訂單。如果繼續(xù)下訂單的話，用戶可能就需要像消費(fèi)者說(shuō)明這個(gè)情況，然后讓消費(fèi)者來(lái)做決定是否需要繼續(xù)購(gòu)買(mǎi)。

二. 價(jià)格的控制技巧

    在輸入產(chǎn)品的時(shí)候，價(jià)格的控制也非常重要。筆者再以蘇寧電器大賣(mài)場(chǎng)為例，談?wù)勂鋬r(jià)格管理與控制的技巧。結(jié)合實(shí)務(wù)來(lái)說(shuō)明在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)需要注意的事項(xiàng)。

    第一個(gè)細(xì)節(jié)：產(chǎn)品沒(méi)有價(jià)格如何處理。既然是產(chǎn)品銷售，那么產(chǎn)品一定要有對(duì)應(yīng)的價(jià)格。而且為了方便用戶操作，當(dāng)輸入產(chǎn)品之后，系統(tǒng)還要能夠自動(dòng)帶出審核后的價(jià)格。但是如果當(dāng)用戶輸入產(chǎn)品之后，系統(tǒng)判斷產(chǎn)品沒(méi)有價(jià)格，此時(shí)該如何處理呢？答案很明確，此時(shí)系統(tǒng)應(yīng)該拒絕用戶的輸入。如上圖所示。細(xì)心的讀者也許會(huì)發(fā)現(xiàn)，上面這個(gè)措施提示跟第一個(gè)提示對(duì)話框有所差異。如這個(gè)提示中前面用了一個(gè)大紅的叉叉。而第一個(gè)截圖中沒(méi)有。其實(shí)這也是系統(tǒng)設(shè)計(jì)中需要注意的一個(gè)地方。一般提示信息可以分為"提示"性的和"強(qiáng)制"性的。為了更加直觀的反應(yīng)這種差別，一般都會(huì)用不同的警示符號(hào)。如這個(gè)大紅叉叉就表示這個(gè)"貨幣"的要求是必須的，即除非用戶補(bǔ)全價(jià)格信息，否則不允許下單。而上面這個(gè)感嘆號(hào)則表示庫(kù)存的要求是可選的，即沒(méi)有庫(kù)存的情況下銷售員仍然可以下單。這種友好的提醒可以大大提高操作界面的友好性。

    第二個(gè)細(xì)節(jié)：贈(zèng)品的價(jià)格管理。在大賣(mài)場(chǎng)中，往往還有一些贈(zèng)品。如筆者一次在大賣(mài)場(chǎng)中買(mǎi)了油煙機(jī)、煤氣灶等商品，賣(mài)家還會(huì)送刀具等內(nèi)容。贈(zèng)送的產(chǎn)品可能賣(mài)價(jià)在財(cái)務(wù)管理上要按視同銷售處理，但是在給消費(fèi)者的單據(jù)上，往往價(jià)格標(biāo)注的是0。這也就是說(shuō)，某些特定的產(chǎn)品也允許價(jià)格為0。在這種情況下，系統(tǒng)該如何設(shè)計(jì)呢？筆者認(rèn)為可以按這種思路在進(jìn)行設(shè)置。在產(chǎn)品類別中，可以設(shè)置一個(gè)"贈(zèng)品"類別。然后在輸入產(chǎn)品的時(shí)候，系統(tǒng)可以判斷，如果用戶輸入的產(chǎn)品類別是"贈(zèng)品"，則允許價(jià)格為0或者不存在價(jià)格的設(shè)置。如此設(shè)計(jì)的話，在銷售訂單中就可以將贈(zèng)品與普通商品開(kāi)在一張單子上。另外順便說(shuō)一句，有些系統(tǒng)在設(shè)計(jì)的時(shí)候，會(huì)通過(guò)單據(jù)類別來(lái)設(shè)置。如現(xiàn)在碰到上面這個(gè)業(yè)務(wù)，用戶可以開(kāi)兩張單據(jù)，一張是常規(guī)的銷售訂單（有價(jià)格控制），而另一張為"贈(zèng)品單"，沒(méi)有價(jià)格控制。雖然這也可以實(shí)現(xiàn)最終的需求，但是操作起來(lái)比較麻煩，畢竟需要兩張單據(jù)。所以筆者并不推薦這么做。

    第三個(gè)細(xì)節(jié)：最低價(jià)格的控制。以蘇寧電器為例（其它企業(yè)也是如此），在賣(mài)商品的時(shí)候，都會(huì)有一個(gè)最低價(jià)格的限制。當(dāng)價(jià)格低于某個(gè)最低價(jià)格的時(shí)候，銷售員無(wú)法下單。有些可能還會(huì)根據(jù)用戶的類別，有不同的價(jià)格限制規(guī)定。如銷售經(jīng)理、普通銷售員對(duì)于最低價(jià)格的尺度是不同的。遇到這種情況，又該如何處理呢？此時(shí)就可以根據(jù)下面的圖示來(lái)進(jìn)行設(shè)置。其中列表價(jià)格表示以單據(jù)幣種表示的正常的價(jià)格；標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格則表示某個(gè)價(jià)格表上產(chǎn)品的正常價(jià)格；限制價(jià)格則表示這個(gè)商品的最低價(jià)格。如果需要根據(jù)不同的用戶來(lái)實(shí)現(xiàn)不同的價(jià)格管理體系，則可以為每個(gè)用戶建立不同的價(jià)格表來(lái)實(shí)現(xiàn)。

三. 地址等聯(lián)系方式的限制

    在免費(fèi)ERP中，地址等聯(lián)系方式的限制也非常重要。因?yàn)楝F(xiàn)在大部分的交易都是賣(mài)家送貨。而且即使在一些買(mǎi)家提貨的業(yè)務(wù)中，也往往會(huì)要求業(yè)務(wù)員主動(dòng)記錄消費(fèi)者的聯(lián)系信息。這方便他們?nèi)蘸筇峁┛蛻舴?wù)，特別是對(duì)于以后他們搞營(yíng)銷活動(dòng)非常的有幫助。如下圖所示，當(dāng)用戶輸入產(chǎn)品之后，如果沒(méi)有客戶的地址信息，則系統(tǒng)需要有所提示，并根據(jù)用戶的實(shí)際需求，來(lái)判斷是必須的，還是可選的。

    在這個(gè)聯(lián)系方式限制設(shè)計(jì)的時(shí)候，筆者認(rèn)為主要需要注意以下內(nèi)容。

    一是需要注意，最好在單頭與單身都設(shè)置這個(gè)字段。一般來(lái)說(shuō)，銷售訂單分為訂單單頭與訂單單身兩部分。不過(guò)有時(shí)候，可能客戶的地址與聯(lián)系方式等信息需要在單身中進(jìn)行管理。這主要是因?yàn)槟硰堄唵沃锌赡苡卸鄠€(gè)產(chǎn)品，而這些產(chǎn)品需要送到不同的地方。如有些商場(chǎng)會(huì)搞促銷活動(dòng)，當(dāng)日當(dāng)張小票滿多少金額后有折扣或者禮品。此時(shí)一些親朋好友就會(huì)一起買(mǎi)商品。而實(shí)際上對(duì)應(yīng)的是不同的客戶，有不同的送貨地址。為此采購(gòu)訂單最好能夠在訂單單身級(jí)別上也能夠維護(hù)客戶的地址。

    二是地址的標(biāo)準(zhǔn)化管理。有時(shí)候如果讓業(yè)務(wù)員手工的輸入地址，會(huì)有比較多的麻煩。如要么輸入不準(zhǔn)確、要么不夠規(guī)范，從而影響后續(xù)的工作。為此在輸入地址的時(shí)候，系統(tǒng)要設(shè)計(jì)的比較人性化。如筆者常用的手段就是讓用戶來(lái)選擇，而不是輸入。即地址前半部分，如省、市、區(qū)等信息，讓用戶通過(guò)列表選擇來(lái)輸入。這不僅可以提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，而且還有利于后續(xù)的數(shù)據(jù)分析。