讀經濟案例，看企業(yè)合同管理的重要性

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一、合同管理的風險點  
    在現代企業(yè)制度中，合同管理是企業(yè)管理中的一項重要內容，因此，從制度層面上講，大多數企業(yè)都建立了合同管理的相關制度，比如歸口管理和責任管理制度等，但是在實際執(zhí)行中，還是難免這樣那樣的風險。合同管理中常見的風險點主要存在于以下幾個方面： 
1 合同簽訂前的準備工作做得不夠。簽訂合同前如果不注意合同對方的資信審查，會導致企業(yè)遭受經濟損失，嚴重時甚至會影響企業(yè)的正常運轉或引發(fā)企業(yè)的全面虧損或破產?；蛘唠m然前期注意了資信審查，但在過程中對對方的經營狀況、財務狀況等缺乏持續(xù)關注，不能及時掌握對方的資信變化信息，致使企業(yè)蒙受損失。 
2 合同文本的審查不嚴格。一般說來，合同訂立的雙方都希望用本企業(yè)草擬的文本為合同樣本，因為本企業(yè)起草的文本，基本用語，條款，格式大多對本單位有利，也較熟悉，談判起來就方便一些。而用對方單位的文本，往往比較生疏，改動量較大。甚至有的單位故意將文本寫得很長，設置了很多文字陷阱，不咬文嚼字就會導致簽訂不利于本企業(yè)的合同。 
3 合同文本中的條款有漏洞。比如上述案例中，雖然本公司使用的合同文本是按照公司法律顧問設計的范本來實施的，條款中有“其他約定事項”等項目，但是為了針對不同供應商的不同需要，項目下的內容一般不固定，需要在具體談判后根據雙方的共同意見填列。但是如果沒有其他約定就應該在此欄注明“此項空白”或“無其他約定”等字樣，本公司正是忽略了這樣的細節(jié)，拿著空白的其他約定讓欺詐行為有機可趁。另外如對出現糾紛時的仲裁機關所在地的約定等，都缺乏明確的指定，導致風險加大。 
4 合同章管理不嚴格。從一般意義上講，與客戶簽訂合同，在把握基本原則的前提下，主要以滿足客戶的合理要求為合同行為導向，具體表現為合同文本的使用，異地的合同誰先蓋章等，而在和供應商的合作中，在供大于求的環(huán)境下，供應方是處于被動地位的。也就是說，供應商在雙方談判的合同條件下，應該先在合同上蓋章后再傳遞給購買方，因此，上述案例中的合同章蓋章程序是有疑點的，即使是需要購買方先蓋章確認，也應該作為合同章管理中的一個特例來追索后續(xù)進展，如果能做到這一點，損失也是可以避免的。 

5 合同檔案管理不健全。上述案例出現時，在本公司未能找到尚在生效的經濟合同，而對方卻有本公司蓋章的合同原件作為呈堂證供，這對合同檔案管理是一個多大的諷刺!雖然這樣的漏洞可以通過加強責任人追究制度予以解決，但是在實際的管理中，業(yè)務人員難免按照供應商的重要性分類來分配自己的管理精力，所以由業(yè)務人員直接追索自己負責的供應商的合同檔案明顯不合理。 
6 合同管理的 法律 意識不強，對應當重視的訴訟證據重視程度不高。合同涉及訴訟的，并不是所有書面證據都具有法律效力。有效的證據，應當是原件的、與事實有關的、有蓋章或者簽名的、有明確內容的、未超過期限的。不具備法律效力的書面證據只是廢紙一張。在合同履約過程中應簽證確認的沒有進行簽證確認，當發(fā)生糾紛時可能因無法舉證而敗訴。被拖欠應收款的情況出現后，由于不能及時訴諸法律，當起訴時才發(fā)現已超過了2年的訴訟時效。這些法律意識不強導致的直接后果就是 企業(yè) 蒙受經濟損失。
 
二、合同管理案例  
    有這樣一個關于合同管理的案例。在本公司眾多的供應商中，某公司只是一個年供貨量不到百萬的c類供應商，且和本公司有2年以上的合作經歷，賬面欠該供應商的貨款一直維持在20萬左右。因本公司重點供應商的賬面欠款常常在1000萬以上，主要原材料的欠款也都在100萬以上，因此對公司的日常管理，公司相關人員并未作足夠的重視。 
    然而就是這樣的一家小供應商，在2008年經濟大蕭條形勢下，在本公司正遭遇市場淡季，資金周轉出現困難時，向其當地的法院提交了要求本公司支付全部貨款和違約金的請求，其所在地法院隨即凍結了本公司基本賬戶。本來欠債還錢，天經地義，本公司本著此原則考慮盡快設法支付其全部貨款21萬元，試圖說服其盡快撤訴，并解封被凍結的賬戶。然而律師在和對方的電話商談中發(fā)現，對方態(tài)度十分強硬，堅持要求本公司在支付其全部貨款的基礎上，必須支付貨款違約金3.5萬元及相關訴訟費用等共計2.5萬元，并稱只有貨款和相關費用共27萬元確認收到該公司賬戶后，該公司方可辦理撤訴。 
    公司財務部門按照公司合同慣例 計算應付該公司賬面欠款的違約金不足1萬元，因此對該公司的違約金主張?zhí)岢隽速|疑，于是，公司決定打這場官司。然而，在經過律師論證，調查了解，赴異地出庭，當庭辯解，法官調解等諸多程序之后，這件官司最終的結果是，本公司除了支付賬面全部欠款21萬元，還額外向對方支付了6萬元的違約金及相關費用，才換回賬戶的解封和結案，可以說是輸的損失慘重!到底是什么原因導致的呢? 

    總的歸納起來，主要有以下幾個要點： 
1 在本公司合同檔案中未能找到2008年與對方例行續(xù)簽的經濟合同。 
2 該公司在提供給其當地法院的資料中，有一份本公司蓋章的2008年與之簽署的合同原件，其中在“其他約定事項”欄中有附加的手寫條款為：“如果出現爭議，由雙方協商，協商不成的情況下，由原告方人民法院依法解決，貨款延期支付，按銀行貸款利率的3倍執(zhí)行(300元／萬陰)違約責任賠償。” 
3 該公司在開庭日向法官當庭提供了一份其在當地信用合作社借款借據的原始憑證，標明其年借款利率12％。(彼時銀行同期借款利率是5.85％)，按照此利率的3倍計算的違約利率為36％，與其合同約定的300元，萬元／月相符。 
至此，案情基本明朗，該公司顯然是有備而來，而且為自己的勝訴準備了充足的法律證據，因此勝券在握。因為根據本公司負責該公司的業(yè)務人員講，本公司之所以沒有找到2008年與該公司簽訂的合同，是因為在年初辦理合同續(xù)簽時，業(yè)務人員按照以往與該公司簽合同的慣例將合同版本擬定好經領導審批后，直接先辦理了本公司合同章的簽章，之后向對方寄出并要求對方蓋章回寄，但此后卻忘記了主動追回，導致未能拿到對方蓋章確認的合同。業(yè)務人員確信，自己當時寄出的合同原件的“其他約定事項”是空白的，并未添加上述手寫條款，該公司也從未向本公司商談過要添加如上所述的“其他約定”。很明顯，該公司按住了這份合同，表面上不傷和氣，繼續(xù)保持供應業(yè)務不中斷，私下在合同上添加了所謂的“其他約定事項”，因為有本公司事先蓋好的公章，因此添加的苛刻的違約金條款和對自己有利的管轄地無需經本公司確認，便為自己的日后訴訟設好了伏筆。 
這場官司本公司輸了，輸在了合同管理的細節(jié)上，輸得讓人心痛! 

 三、合同管理中的風險防范  
     為了更好的防范企業(yè)合同管理風險，減少潛在的合同管理可能引起的經濟損失，結合上述合同管理風險點，企業(yè)在合同管理中應做好如下幾項 工作 ： 
1 建立健全合同管理制度。要使合同管理規(guī)范化、 科學 化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括：合同的歸口管理，合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期 統計 與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。建立和健全企業(yè)的合同管理制度，必須根據我國的《合同法》和相關的法規(guī)，以及企業(yè)的實際情況。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。 
2 加強合同管理人員的培訓 教育 ，全面提升企業(yè)合同管理人員的素質，包括他們的思想水平、法制水平、文字水平和業(yè)務能力。有了健全的合同管理制度，只是為合同管理的風險防范創(chuàng)造了 環(huán)境 ，合同管理人員的業(yè)務素質的高低以及執(zhí)行力的強弱，直接影響著合同管理的質量。通過學習培訓，使合同管理人員掌握了合同法律知識和簽約技巧，堅持持證上崗和年檢考核制度，不但增強了合同管理人員的責任感，也提高了合同法律意識。一方面，企業(yè)領導應通過公開考評和競爭招聘方式選拔優(yōu)秀的人員上崗。在使用過程中堅持優(yōu)勝劣汰的原則，堅持把優(yōu)秀的人才放在這個崗位上。另一方面可根據企業(yè)與市場的實際， 組織 合同管理人員在職學習，加大智力投資。此外，建立起嚴格的崗位責任制。對合同管理人員明確責、權、利，建立競爭機制，對合同管理人員建立起良性激勵機制。 
3 從法律角度對合同管理的風險點進行嚴格審查和控制。企業(yè)可根據自身的規(guī)模和條件設立法律部門或者聘請法律顧問，此部門或者此崗位對企業(yè)合同的簽訂和履行負有監(jiān)督、檢查和指導的職責。具體包括對標準化合同文本的訂立，合同條款的檢查，違約責任的合理設定，其他合同法律風險的防范等。法律部門或者法律顧問從合同的項目論證開始，監(jiān)督、檢查并指導當事人資信調查，合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理等合同管理活動的全過程，預防合同糾紛的發(fā)生，減少合同糾紛中企業(yè)的損失，有效維護企業(yè)合法權益。 
4 加強合同管理檔案和企業(yè)合同專用章管理。合同檔案管理是企業(yè)檔案管理的一部分，同時又是合同管理工作的一部分，有的企業(yè)將合同檔案交由企業(yè)經辦合同的業(yè)務人員管理檔案，筆者認為這種做法欠妥，首先是業(yè)務人員本身事務繁雜，對于檔案管理工作要求的嚴謹細致等可能無法兼具；其次是按照內部控制中的牽制原則，由業(yè)務經辦者負責其經辦合同的檔案管理并不能有效的控制漏洞。因此筆者建議合同檔案應由公司設專人管理，或由合同章管理人員監(jiān)管，并建立起嚴格的審核、登記制度和相應的管理制度，凡是經公司加蓋了合同專用章的合同或其他文書都必須在公司有備案資料或登記，絕不能再出現上述本公司曾經出現的漏洞。 
5 及時處理違約糾紛。合同關系是一種法律關系，違約行為是一種違法行為，要承擔支付違約金、賠償損失或強制履行等法律后果。企業(yè)法律部門或法律顧問審查合同時選擇合適的違約條款和糾紛處理條款顯得很重要。合同一旦發(fā)生違約情形，企業(yè)要區(qū)別情況，及時采用協商，仲裁或訴訟等方式，積極維護企業(yè)的合法權益，減少企業(yè)的經濟損失。

四、 免費版合同、資產管理解決方案
    免費版針對企業(yè)的特點，綜合眾多公司項目管理實施經驗，專門開發(fā)了一套合同管理系統，以提高企業(yè)的法務管理水平。
合同管理系統
    免費版合同管理系統為企業(yè)提供一個全面的、完整的合同視野，清楚的展示企業(yè)在合同中所涉及的權利、責任和義務。這使得企業(yè)中相關責任人員能夠即時查詢合同中的重要信息，徹底消除了在文件柜中手工查詢合同所帶來的麻煩。
    免費版合同管理系統能夠立即查詢到期合同庫中全部合同的信息與條款，并能夠將合同按照類別和部門進行歸類，進而在全局視野下進行分析，風險相關趨勢并找出潛在風險。通過分析，企業(yè)甚至能夠發(fā)掘資金節(jié)省和提高利潤的新機遇。把企業(yè)法律部門從紙質合同檢索等瑣碎的任務中解放出來，讓其參與到更加具有戰(zhàn)略意義的工作當中去。

免費版合同管理系統功能
記錄收納企業(yè)所有合同文本及信息
  合同創(chuàng)建：起草人選擇對應的合同范本，填寫合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式；
  合同文件：管理所有與合同有關的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內容，將任意格式的電子版文檔可以直接導入系統中；
  合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據作為附件導入系統，從而兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性，關聯結果，有據可查，權責明晰；
對合同相關支撐、附屬信息進行管理和存檔
  客戶/供應商：提供對客戶或供應商的登記、分級、評價、信用記錄、審批等操作,并且可以對其資質進行管理；
  業(yè)務相關：包括合同的分類、編碼、參數，關聯合同等；
提供系統化的法務訴訟管理業(yè)務
  法律訴訟：律師信、訴訟申請及收款等律師業(yè)務的申請、審批和維護
  法務報表：提供全面的法務處理業(yè)務報表，幫助企業(yè)法務人員進行全局把控和讓企業(yè)領導全面了解公司法務信息
創(chuàng)建與維護管理標準合同、流程模版
  合同模版：免費版系統提供合同示范文本庫，支持多種業(yè)務類型（采購、銷售、實施、服務、開發(fā)等），支持多種合同類型（標準、框架、總分包等）
  流程模版：提供多種與合同相關的管理的業(yè)務流程樣板，企業(yè)可以直接使用或者參考修改使用
提供合同報警機制
  資金預警：根據合同應收/應付計劃情況等方面進行提前預警
  進度預警：明確記錄合同進度，并與計劃情況進行對比，方便領導隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領導調整進度，安排下一步的工作；
  合同預警：系統自動掃描并對所有快到期的結款、審批、付款等關鍵節(jié)點或事項進行預警，幫助用戶提前做好財務規(guī)劃和分析決策；
  資質到期提醒：對客戶及供應商資質進行到期提醒
合同審批流程設置與流轉機制
  流程設置：對合同對方、項目、合同、資金和發(fā)票等內容進行審批，支持靈活的流程定義，審批對象自動匹配審批流程，規(guī)范審批流程；
  合同審批：根據企業(yè)的業(yè)務流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單；
信息統計與分析
  報表：從不同角度對系統數據進行統計分析，輔助經營決策，多樣化的統計方式，自定義統計條件，并將統計結果輸出圖形。
  欠款報表：可以從不同角度統計企業(yè)欠款信息；收款報表：可以從不同角度統計企業(yè)收款信息；壞賬分析：可以從不同角度統計企業(yè)壞賬信息
 
五、免費版合同管理系統作用
    從法律顧問到戰(zhàn)略伙伴的轉變
    使用先進的合同管理系統，企業(yè)內部法務部門能夠輕松地從合同庫中查詢合同信息，從而深度挖掘合同中包含的重要情報，直接促使法務部門能夠更好的發(fā)揮其專業(yè)素養(yǎng)和談判的優(yōu)勢，讓其從單純的法律顧問角色轉變?yōu)閰⑴c企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要決策部門。
  降低風險并增強合同合規(guī)
    從合同擬定初期就大力確保合同起草工作的正確性，能夠為企業(yè)消除在合同執(zhí)行過程中財務和道德方面所面臨的潛在問題。利用合同管理系統中先進的合同框架和模版，預先設立和通過審批的專業(yè)合同語言以及完善的合同審批流程，輕松確保合同合規(guī)。
  提高企業(yè)法律部門效率
    合同管理系統對企業(yè)合同審批流程按預先的設定進行自動化的管理，確保相關的法律人員彩玉的流程的決策和控制當中，從而使得合同擬定、談判和審批的效率與質量大大提高。
  合同周期的可見性和可控性
    通過合同管理系統，企業(yè)能夠了解和掌握合同周期中各個環(huán)節(jié)所涉及到的重要信息，例如相關責任人、貨物與服務條款、交付時間、交付地點、合同金額等、并且可以對合同到期信息等進行提醒設置，這對企業(yè)來說具有重大意義，實現合同的可見性和可控性。