泵行業(yè)免費進銷存管理軟件實施要點與難點分析

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來源:  北京軟件開發(fā)公司 

    孫中山：“世界潮流浩浩企業(yè)必須建立高效、動態(tài)的快速反蕩蕩，順之者昌，逆之者亡?！彪S著經濟全球化、市場多元化時代的到來，應系統(tǒng)來適應潮流；信息化是企業(yè)的必然選擇，也是提升企業(yè)競爭力的利器和手段。企業(yè)在引入免費進銷存管理系統(tǒng)的過程中，實施是一個極其關鍵也是最容易被忽視的環(huán)節(jié)。 

    據權威部門預計，未來3～5年，國內泵行業(yè)仍將保持11%～12%的增長速度。特別是得益于國家實行積極的政策和擴大內需的拉動，電力、鋼鐵、石化等國民經濟主要部門和城市基礎設施建設需求的持續(xù)增長，我國泵行業(yè)還將會以高出機械工業(yè)2%～3%的速度持續(xù)發(fā)展。泵行業(yè)的快速發(fā)展對泵企業(yè)的管理提出了更高的要求，以免費進銷存管理系統(tǒng)為主導的企業(yè)信息化管理系統(tǒng)正逐步應用到各種規(guī)模的泵企業(yè)；因此，泵行業(yè)免費進銷存管理系統(tǒng)實施的難點分析和實施成敗的重要意義也都被提升到新的高度。

    泵行業(yè)的特點分析 

    泵是把機械能轉化為液體能量，用來增壓輸送液體的機械。泵是國民經濟中應用最廣泛、最普遍的通用機械，除了水利、電力大量采用外，尤以石油化工生產用量最多。從行業(yè)的劃分來看，泵行業(yè)屬于典型的機械裝備制造業(yè)；從制造系統(tǒng)的基本類型來看，屬于典型的離散型制造業(yè)，生產過程具有"加工-裝配"的性質。   

    1泵行業(yè)產品的特點
泵類產品結構復雜，與流程型行業(yè)不同，其產品不是固定的，產品構成隨市場變化而變化。由于產品結構復雜，設計任務很重，不僅需要不斷開發(fā)新產品，而且在老產品生成過程中也有大量的變型設計任務，因此企業(yè)要求具備較強的產品開發(fā)能力，包括水泵性能、磨損機理、耐磨材料等方面的研究能力。      

    泵行業(yè)的產品還有一個比較鮮明的特點，泵結構下的零部件材質變化非常頻繁，基本上每個客戶都有自己指定零部件的個性化材質要求，導致泵企業(yè)生產的產品絕大部分都是一次性的。   

    2泵行業(yè)經營管理特點
泵行業(yè)的客戶較多的集中在水利、化工、冶金、電力、礦山、煤炭、建材等行業(yè)，基于這些行業(yè)的特殊性，訂單與商品件相結合的訂貨模式比較普遍，通常有面向大型項目的總體解決方案，項目型個性化需求越來越迫切。   

    在銷售方面，主要采用劃分銷售區(qū)域、面向行業(yè)專用解決方案等形式的銷售與標準產品銷售相互結合的形式進行銷售管理。   

   3泵行業(yè)生產管理特點
泵行業(yè)具有通用機械行業(yè)的共性，也具有泵行業(yè)的個性。生產方式包括標準產品的大批量生產，還包括單件小批的個性化生產。在制造模式上，不僅需要支持多品種、不同批量的生產類型，還需要支持單件生產類型、庫存?zhèn)湄浭缴a及項目型個性化生產模式。

    產品生產周期長，生產周期短的達1-2周，生產周期長的達半年以上。生產計劃難于控制，導致生產過程變動頻繁；再加上個性化要求多，生產過程個性化管理要求高，生產過程也難于控制。   

    4泵行業(yè)成本核算特點
由于泵產品銷售周期長，一些大泵產品通過項目回款的跨度甚至長達一年以上，銷售利潤難于分析。再加上產品結構和生產過程個性化程度高，特別是對于項目型的大泵產品，成本核算尤為復雜，難于精細化管理，通常只能事后核算。

    共性化的要點與難點分析 

    免費進銷存管理系統(tǒng)在實施的過程中有一些共性的環(huán)節(jié)是需要特別重視的，它在不同的行業(yè)實施過程中具有同等的重要性。
   1基礎數據的準備
    "三分技術，七分管理，十二分數據"在免費進銷存管理系統(tǒng)業(yè)內流行的這句至理名言充分說明了數據在免費進銷存管理系統(tǒng)實施過程中的重要性，而基礎數據的準備工作更是重中之重，因為前期的基礎數據準備是保證系統(tǒng)正確運行的關鍵。免費進銷存管理系統(tǒng)中的基礎數據包括物料編碼、物料清單(BOM)、組織機構、倉庫屬性設置等等；在基礎數據準備之前，務必要在相關業(yè)務部門和信息中心實施小組人員中充分灌輸基礎數據準備工作的重要性。另外，數據準備過程中，要突出強調工作的效率和數據準確性兩方面。每項基礎數據準備要事先確定完成時間，并對執(zhí)行的時間和準確性方面進行相應考核。   

   2項目實施監(jiān)督與反饋機制
實施雙方人員確定實施計劃往下推行時，如果下面部門沒有按照要求或沒有完全按照要求來做都會對免費進銷存管理系統(tǒng)的成功推行產生阻力，建立項目反饋和監(jiān)督機制就是起這個作用。每周的計劃安排會和總結會對于布置周任務及反映實施中碰到的問題尋求各部門支持很有幫助。另外，實施計劃推行過程中，盡量采取"先緊后松"的策略，特別是對于那些執(zhí)行力不高的企業(yè)；而且這一點在項目剛開始時就應該控制，不然后面就無法控制或管理無力度。

    3業(yè)務流程重組與軟件功能的自適應設置
軟件商的產品與客戶的實際需求總是會有一些出入的。免費進銷存管理系統(tǒng)以規(guī)范化、標準化業(yè)務流程為前提，因此若想成功應用免費進銷存管理系統(tǒng)，就必須對企業(yè)業(yè)務流程進行重新設計和優(yōu)化。然而，任何業(yè)務流程的重組對于企業(yè)來說都是要付出代價的，所以，要求將軟件產品的功能設置調整與企業(yè)的流程重組相結合，選擇一個最佳的結合點，在滿足雙方要求的前提下，使企業(yè)的成本降為最低。當然，考慮到企業(yè)未來發(fā)展需求的必要重組還是要堅決力推的。   

    4培訓
免費進銷存管理系統(tǒng)實施中培訓的重要性是眾所周知的，而且在實施的不同階段，要針對不同人組織不同內容的培訓。然而，免費進銷存管理系統(tǒng)項目的實施經驗表明，軟件企業(yè)的實施顧問首先對客戶企業(yè)實施小組的人員培訓，然后由他們再對企業(yè)的最終用戶進行培訓，這種二級的培訓方式不僅能減少實施顧問的工作量，而且利于客戶對于系統(tǒng)的后期維護。另外，培訓之后的考核與獎懲也是非常關鍵的環(huán)節(jié)，要落實到實處。

    個性化的要點與難點分析  

    泵企業(yè)的產品、工藝及訂單的特點等，決定了泵企業(yè)免費進銷存管理系統(tǒng)實施過程中有其特殊的要點與難點環(huán)節(jié)需要個性化對待。
    1物料分類、編碼與配置
    泵產品結構的復雜性給泵企業(yè)免費進銷存管理系統(tǒng)實施物料分類增加了一定的難度?？梢园凑债a品系列分類，在各系列下細分產成品、零部件、毛坯，在零部件下再分通用零部件與非通用零部件等；也可以直接將產成品、半成品、毛坯等劃分為物料大類，然后在各個大類中再具體細分中類和小類?？傊锪戏诸愐鶕髽I(yè)物料的實際情況，也要考慮到將來系統(tǒng)中物料類別授權、財務科目設置等因素，同時要讓分類早點確定下來，否則后面的編碼工作無法開展。   

    由于泵企業(yè)主要是按訂單生產，所以產品以及對應的編碼很多都是一次性的，而且隨著客戶需求的變化，很多外購零部件的編碼需要在后續(xù)不斷添加，企業(yè)需要安排相關部門的人員盡快精通編碼維護工作。   

    另外，對于一些經常變化的物料相關信息考慮不放在編碼中，而放到配置信息中，比如調整揚水管、調整護管的長度、電機與軸承的廠商、油漆的顏色等等。   

    對于產成品中零部件的材質組合信息，要視具體情況而定。有些泵企業(yè)產成品中材質經常發(fā)生變化的零部件通常有六七種，而且每種零部件的材質變化有三四種情況，通過排列組合，一種泵里面可能出現的零部件材質組合信息可達上千種，當然，里面有很多組合是根本不會出現的。若將材質組合信息放入編碼，就會生成大量永遠都用不到的編碼，而且需要花費精力給它們做BOM；若將材質組合信息放入配置中，物料編碼的數量會大量減少，事先也不需要錄入大量無用的BOM數據，只是后期的BOM維護有些工作量。   

    2 客戶BOM
泵行業(yè)最顯著的特點就是客戶訂單的個性化與多樣化，這就要求免費進銷存管理系統(tǒng)在銷售管理子系統(tǒng)中能夠根據客戶的要求生成對應的銷售訂單，并配置好相應的物料組成結構(客戶BOM)保證計劃分解以及以后的限額領料有對應的BOM數據。而且，客戶的個性化需求中，有些泵產品結構下的零部件是必選的，有些是多中選一的，有些是可有可無的，所以軟件的功能設置中需要滿足客戶的這種個性化需求。   

    3 訂單變更與計劃、工單調整
據統(tǒng)計，有些泵企業(yè)銷售訂單的變更占總訂單的比例高達80%。訂單變更的種類大致包括：①更改交貨方式、交貨地點等外圍參數；②增加銷售訂單中產品的數量或增加新產品；③減少銷售訂單中產品的數量，甚至取消銷售訂單；④銷售訂單中產品的單價或交貨期發(fā)生變化。 

    第一種情況比較好處理，若訂單已審核或進行了分解、工單下達，直接做一張變更通知單下達到相關部門即可；第二種情況需要額外增加銷售訂單，而且新增的單據要與原訂單關聯(比如通過相同的合同號)，然后對新增的訂單生成MPS，并進行分解及工單下達；第三種情況同樣需要新增單據與原訂單關聯，只是訂單中的數量、金額要與原訂單相抵消，并借助變更通知單通知相關部門調整工單執(zhí)行計劃；第四種情況中當單價發(fā)生變化時，也需要新增單據進行關聯，若只是更改交貨期，則需要相關人員在實際生產調度中人為控制。  

    4支持四種生產方式
由于產品結構和加工過程的復雜性以及客戶需求的多樣性，決定了免費進銷存管理系統(tǒng)在以生產制造為核心的基礎上必須基于：按訂單設計、按訂單生產、按訂單裝配和按庫存生產四種生產類型和供貨模式。
為了實現上述四種生產方式的跟蹤，需要控制不同層次主體是否帶入對應的訂單號

    將項目層次分為MPS、產品、半成品及原材料。

    5 MRP與JIT的結合
     標準件、外購件和自制件的完整(規(guī)格、材質、數量、交貨期和質量等)直接影響到產品總裝進度和交貨期，由于突發(fā)情況較多(如客戶急單、抽單、變更及其他情況)，裝配進度一旦由于某種原因未能按計劃執(zhí)行，就會導致現場等待和個別零件積壓占據裝配面積等情況。如果不能有效防止并及時調整計劃，則會造成惡性循環(huán)。傳統(tǒng)的免費進銷存管理系統(tǒng)很難防止這種現象。采用JIT的思想，根據裝配實際進度"拉"出MRP計劃及采購、外協(xié)、自制計劃，按裝配實際需求的時間、地點、品種和數量提前配料，按時發(fā)貨，實行"配套管理"，以提高產品總裝的配套性。   

    6 精細車間管理
     車間的精細化管理主要是強化車間的執(zhí)行、匯報功能及記錄車間的異常發(fā)生與處理情況。免費進銷存管理系統(tǒng)要能夠及時反饋車間生產領料及退料補料情況、生產工序流轉記錄、生產產量記錄、成品驗收入庫記錄等相關信息；及時匯報工作中心的工序、派工單的完成情況；及時記錄每次排產之前工作中心的能力情況及生產中發(fā)生的異常情況及處理措施，從而使生產部詳細的了解到全部車間生產狀況、生產過程的狀態(tài)，全局把握所下達生產計劃的執(zhí)行情況及保證按時交貨。   

    7精細成本核算
    目前，很多泵企業(yè)成本核算的原始數據陳舊，包括計劃價數據陳舊、工時定額不準確等。采用計劃價核算方法無法跟上市場變化的步伐，也無法對實時的成本進行監(jiān)控。   

     所以，實施免費進銷存管理系統(tǒng)，在精細化成本管理方面要求系統(tǒng)能夠采用按訂單核算、按產品核算、按車間核算(甚至按工序核算)等多種核算方式，并同時核算訂單或產品的實際成本。這就要求在成本核算相關數據的采集過程中，合理的定義工資、制造費用的分攤規(guī)則，而且系統(tǒng)自動跟蹤和調用訂單所對應的產品入庫、零部件領料(退料、補料)記錄；對于一些物料不便于確定其實際材料成本的，就按照標準成本進行處理，比如生產某種特殊形狀的零件時需要領用鋼板，那么領用數量就可以按照標準用量來處理。   

    8物料多單位
     泵的零部件中涉及到多單位的主要包括鋼材、筒料毛坯、橡膠條等，但使用多單位卻有不同之處，比如鋼材、橡膠條的主單位和次單位之間有穩(wěn)定的換算關系，可以預先設置次系數加以控制，而筒料毛坯的主單位和次單位換算系數是變化的，一筒料可以分割成幾個毛坯用于機加工形成半成品是不確定的，所以只能手工錄入主數量與次數量。   

    另外，鋼材又包括圓鋼、槽鋼、扁鋼、鋼管、鋼板等種類，計算換算系數時有不同的公式，而且普通材質與不銹鋼材質的比重也不同，這些都是要注意的。

    結束語  免費進銷存管理系統(tǒng)的實施成敗與否對于任何一個企業(yè)的發(fā)展都是至關重要的，尤其對于發(fā)展勢頭良好的泵行業(yè)更是如此，假如企業(yè)投入了大量的人力、物力、財力換來了一個實施失敗的結果，那么企業(yè)不僅損失了資金，可能會因此進入低谷，賠了夫人又折。所以，泵行業(yè)實施的免費進銷存管理系統(tǒng)要充分把握實施的要點與難點，盡量少走彎路。

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