培訓(xùn)需求的調(diào)研與數(shù)據(jù)分析

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作者：高虎  Ph.D PMP 北京道簡(jiǎn)國(guó)際管理顧問有限公司首席產(chǎn)品顧問 

沒有調(diào)查，就沒有發(fā)言權(quán)！對(duì)于任何一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目也是同樣的道理，沒有培訓(xùn)需求的調(diào)研，培訓(xùn)就變得只是一種形式。俗話說：“好的開始，是成功的一半”。將培訓(xùn)需求的調(diào)研這一步走好，培訓(xùn)項(xiàng)目的成功就有了前提保證。

談及培訓(xùn)需求的調(diào)研，主要涉及的工作內(nèi)容有兩個(gè)方面：培訓(xùn)干系人的需求調(diào)查，以及如何有效進(jìn)行調(diào)查。

1、培訓(xùn)干系人的需求調(diào)查

對(duì)于一個(gè)具體的培訓(xùn)項(xiàng)目來說，其干系人可能包括組織決策者、受訓(xùn)者、受訓(xùn)學(xué)員部門管理者、培訓(xùn)管理者等。

1）組織決策者的關(guān)注點(diǎn)集中在，培訓(xùn)能為組織的戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)提供什么貢獻(xiàn)？但由于組織決策者更多從整體層面來思考組織的能力建設(shè)問題，因此針對(duì)某一培訓(xùn)項(xiàng)目的需求，可能缺乏具體和清晰的表述。但值得注意的是，他們的期望應(yīng)被看作是給一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目訂立的基調(diào)，這個(gè)大方向必須被遵循。

2）受訓(xùn)者是培訓(xùn)的主體對(duì)象，他們對(duì)于培訓(xùn)需求的表達(dá)可能會(huì)非常具體，甚至繁亂，常常還帶有個(gè)性化的特色。為了不使培訓(xùn)管理者在大量紛亂信息中迷失，同時(shí)也為了保證培訓(xùn)需求調(diào)查環(huán)節(jié)的可操作性和執(zhí)行效率，選擇部分骨干學(xué)員進(jìn)行需求調(diào)查是必要的。因?yàn)?，沒有一個(gè)培訓(xùn)是可以滿足所有人員的全部需求的。在不能滿足所有人需求的情況下，重點(diǎn)關(guān)注主要對(duì)象及大多數(shù)人員的需求就顯得尤為重要。

3）受訓(xùn)學(xué)員的部門管理者對(duì)于培訓(xùn)的期望，也是培訓(xùn)需求調(diào)查的一個(gè)非常重要的方面。作為受訓(xùn)者的直接上級(jí)，一方面，與組織決策者相比，他們更清晰了解受訓(xùn)者的能力與組織要求的差距；另一方面，與受訓(xùn)者相比，他們具有更全面的視角去考慮，如何通過培訓(xùn)去提升整個(gè)團(tuán)隊(duì)的短板，而非滿足某一人員的個(gè)性化需求。

注：當(dāng)然，有時(shí)組織也會(huì)考慮對(duì)績(jī)效有重要貢獻(xiàn)的個(gè)別人員的個(gè)性化培訓(xùn)需求，但不是通過集體培訓(xùn)的形式來滿足。

4）培訓(xùn)管理者作為培訓(xùn)的規(guī)劃者，應(yīng)該結(jié)合全局與細(xì)節(jié)來思考培訓(xùn)的執(zhí)行。他們一般會(huì)基于企業(yè)戰(zhàn)略要求、資源限制、以往經(jīng)驗(yàn)，及自身判斷，形成一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目的初步設(shè)想，并結(jié)合多方面需求調(diào)查的結(jié)果來修正這一判斷。

5）外部專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在認(rèn)為必要時(shí)，也可以被納入需求調(diào)查的部分。這主要是為了從外部獲得更多的專業(yè)建議，了解外部資源對(duì)于實(shí)施培訓(xùn)項(xiàng)目所能提供的資源支持。很多的情況下，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，有某一培訓(xùn)的需求，但卻無法找到合適的資源來提供該方面的培訓(xùn)服務(wù)。

2、如何有效進(jìn)行需求的調(diào)查

有效的需求調(diào)查要求針對(duì)不同的調(diào)查對(duì)象，采取符合其溝通特點(diǎn)的調(diào)查形式。

對(duì)于組織的決策者來說，最好采取個(gè)別訪談的形式。雖然預(yù)約他們的時(shí)間并不是一件容易的事情，但如果某一培訓(xùn)項(xiàng)目對(duì)于組織具備重要意義，組織高層是不會(huì)拒絕個(gè)別訪談的要求的，甚至?xí)鲃?dòng)要求安排這樣的環(huán)節(jié)。

對(duì)于部門管理者和受訓(xùn)者，可以采取問卷調(diào)查、集體面談或電話訪談相結(jié)合的形式。先由部門管理者及骨干人員（不必所有人員都調(diào)查）填寫調(diào)查問卷，再通過集體面談或電話訪談來澄清和界定模糊的需求。這一溝通過程中，也可能通過郵件交流來輔助完成。

與外部機(jī)構(gòu)的聯(lián)系通常是通過電話、郵件和及時(shí)在線交流工具實(shí)現(xiàn)的。

在培訓(xùn)需求的調(diào)研工作結(jié)束后，接下來的工作就是對(duì)調(diào)研的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與整合，形成培訓(xùn)需求報(bào)告。培訓(xùn)需求報(bào)告將作為培訓(xùn)計(jì)劃或培訓(xùn)項(xiàng)目建議方案制定的基準(zhǔn)。

1)  數(shù)據(jù)分類

根據(jù)數(shù)據(jù)的來源進(jìn)行分類，每類數(shù)據(jù)對(duì)于培訓(xùn)項(xiàng)目的實(shí)施有不同的作用。

來自組織決策者的數(shù)據(jù)，更多是一種“定性需求”，多作為培訓(xùn)項(xiàng)目立項(xiàng)或規(guī)劃的指導(dǎo)思想，它幫助解決的是“做什么”的問題。對(duì)于年底的培訓(xùn)計(jì)劃制定，這意味，需要關(guān)注哪些領(lǐng)域的培訓(xùn)，如是領(lǐng)導(dǎo)力、通用管理能力，還是項(xiàng)目管理能力提升？對(duì)于某一培訓(xùn)項(xiàng)目來說（如果決策者對(duì)此有足夠的重要的話），可能會(huì)指出應(yīng)安排那個(gè)主題的培訓(xùn)，如是通用管理培訓(xùn)中的中層管理技能提升，還是項(xiàng)目管理中的風(fēng)險(xiǎn)管理培訓(xùn)？

來自部門管理者和受訓(xùn)人員的數(shù)據(jù)，更多是一種“定量需求”，是為單次培訓(xùn)的主題，以及該主題下需要涉及的內(nèi)容提供建議。它幫助解決的是“怎么做”的問題。

2)  數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

既然是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，那就是指眾多數(shù)據(jù)的集合。這一部分的工作主要是針對(duì)部門管理者和受訓(xùn)人員的需求調(diào)研數(shù)據(jù)上。將調(diào)研中相對(duì)集中的需求匯總出來，忽略小眾或個(gè)性話的需求。但如果小眾或個(gè)性化的需求來自高層或部門管理者，則需要引起重視，有必要通過進(jìn)一步的溝通來澄清對(duì)方的期望。

3)  需求確認(rèn)

需求確認(rèn)也是培訓(xùn)管理者經(jīng)常忽略的一項(xiàng)工作。在對(duì)需要調(diào)研數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析后，（也有可能結(jié)合培訓(xùn)管理者對(duì)于培訓(xùn)規(guī)劃的整體考慮，以及專業(yè)機(jī)構(gòu)的建議），針對(duì)培訓(xùn)項(xiàng)目應(yīng)形成一個(gè)書面的需求報(bào)告。這一報(bào)告將被提交給高層和部門管理者進(jìn)行討論（部分骨干人員也可能會(huì)被邀請(qǐng)參與這一過程），并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行修改與調(diào)整，并形成最終的需求報(bào)告。這一最終的需求報(bào)告在被確認(rèn)和批準(zhǔn)后，就可以作為培訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)施的基準(zhǔn)了。

在培訓(xùn)實(shí)踐中，為了便于操作，未必會(huì)形成單獨(dú)的需求報(bào)告，而更多可能是以培訓(xùn)項(xiàng)目建議方案的一部分出現(xiàn)，但只要是進(jìn)行了需求確認(rèn)的環(huán)節(jié)，以什么形式出現(xiàn)并不重要。