工程合同歸檔管理軟件

　　工程項目實施的過程中，工程檔案資料管理工作非常重要。工程施工期間，工程檔案資料具有監(jiān)督作用，工程竣工驗收中檔案資料的驗收也是非常重要的一部分，除此以外，當出現安全質量事故以后，檔案資料是事故原因分析的重要依據，檔案資料對于建筑后期的檢修和維護也有著較大的作用。

　　一、工程合同歸檔管理容易出現的問題

　　1、項目負責人沒有重視技術資料的收集，項目施工合同也沒有明確技術資料提交的質量和時間，因此技術資料在項目實施過程中被忽視。信息不僅僅是施工單位的事，還涉及到監(jiān)理單位、施工單位、設計單位，需要各單位的協調配合。由于各單位之間溝通協調不暢，給技術資料的收集和管理增加了很多障礙。比如監(jiān)理拖延簽字，導致施工無法正常進行;甲方不配合質監(jiān)站整改通知書的蓋章。

　　2、合同歸檔案管理沒有明確的制度，管理人員監(jiān)管不力。本工程沒有專門的資料員，資料工作由技術人員、施工人員和分包商管理。對于分包商收集和整理的數據沒有統(tǒng)一的規(guī)定。由于資料收集管理人員專業(yè)素質低、水平有限，檔案收集十分混亂，現有資料不規(guī)范。為滿足資料驗收，建設單位在聘請臨時資料員時，應對資料進行補充。因為資料沒有很好的整理，檢查往往很匆忙。

工程合同歸檔管理的作用

　　二、工程合同歸檔管理的作用

　　1、監(jiān)督角色

　　工程工期長，施工過程復雜。每道施工工序合格后，才能進入下一道施工工序。有施工過程和驗收過程的記錄。該階段使用的驗收表格包括驗收內容、標準和規(guī)范要求。

　　2、驗收管理

　　現行建筑工程質量驗收標準規(guī)定，單位工程驗收是以分部分項工程質量驗收、分部分項工程技術資料、建筑工程功能要求和工程感官質量為依據。因此，規(guī)范要求存檔。檔案不符合要求的，工程驗收不予通過。

　　3、工程事故分析

　　檔案是施工過程的真實記錄。檔案的內容包括施工準備、施工實施和驗收等。這些內容為工程事故分析提供了主要依據。

工程合同歸檔管理軟件的主要功能

　　三、泛普軟件-工程合同歸檔管理軟件的主要功能

　　1、合同資料歸檔

　　人員或企業(yè)會進行相關調查，并根據經驗或行業(yè)特點對獲取的合同資源進行分層，然后在合同管理軟件中為這些合同資料建立電子檔案。在以后的后續(xù)維護過程中，可以結合實際情況補充這些資料，加深對客戶的了解。后期可以全方位、多維度的記錄:客戶基本信息的管理，客戶動態(tài)信息咨詢記錄、購買記錄、售后記錄等。這些信息可以根據情況進行更改和補充，隨時隨地更新合同的信息，保證客戶的全面了解，從而更好地促進交易。

　　2、優(yōu)化合同執(zhí)行流程

　　由于合同管理軟件建立了統(tǒng)一的處理合同和企業(yè)的平臺，集銷售、客服、售后于一體，企業(yè)一聯系就能完成多項業(yè)務，因此工作效率大大提高。另一方面，隨著軟件自動化程度的提高，很多重復性的工作都可以由系統(tǒng)來完成，員工可以利用有限的時間去做更有價值的工作。

　　3、提高合同效率，滿足客戶要求

　　顧客是上帝。只有做好客戶服務，及時處理客戶意見和建議，才能達到客戶滿意。合同管理軟件作為合同與企業(yè)之間的橋梁，使合同節(jié)點能夠快速傳遞給相應的負責人。系統(tǒng)會把客戶的需求和企業(yè)提供的服務歸檔，然后進行統(tǒng)計分析，找出客戶最關注的是什么，然后得出結論，進行針對性的改進。