項目管理軟件怎么使用效益才高

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　　很多企業(yè)都有嘗試過遠程辦公，如何讓團隊中不同的成員能更高效更順暢的完成工作，尤為重要，所以團隊任務的分配，項目的有序管理就越發(fā)的重要。

　　一、項目管理中執(zhí)行哪些策略

　　1、創(chuàng)建小組問責制

　　團隊問責制就是讓合作者盡可能按時完成任務。這可以通過評審調(diào)用和每個團隊成員都可以訪問的透明任務管理系統(tǒng)來實現(xiàn)。

　　團體問責制的影響是深遠的。美國培訓與發(fā)展協(xié)會發(fā)現(xiàn)，當人們與他人分享目標時，他們實現(xiàn)目標的可能性要高出65%。此外，當人們在群體中分享自己的目標，并定期開會回顧時，他們實現(xiàn)目標的可能性會提高95%。

　　2、可視化跟蹤進度

　　雖然從視覺上追蹤進步是有幫助的，如果你的團隊不能清楚地看到自己的目標，他們很快就會忘記這些目標。這就像一句流行的商業(yè)格言:你無法管理你無法衡量的東西。換句話說，使用帶有甘特圖和說明性報告等特征的可視化項目管理工具，不只是一種可有可無的工具;如果你想在項目執(zhí)行方面出類拔萃，這是至關重要的。

　　3、獎勵辛勤工作

　　團隊動力是項目經(jīng)理可以而且應該努力培養(yǎng)的東西。正如項目管理協(xié)會所建議的那樣，“士氣低落會降低生產(chǎn)力，損害利益相關者的關系，并最終影響項目的產(chǎn)出和組織的底線。重要的是項目經(jīng)理必須迅速采取果斷的行動來遏制士氣的下降。”這對于人們可能會在此過程中失去動力的長期或復雜項目尤其重要。你無法控制的外部因素，但如果你有一個強有力的計劃，你可以長期遏制負面影響。

　　4、評估人才差距

　　最好在項目開始之前清楚地了解每個團隊成員能做什么和不能做什么，而不是在項目執(zhí)行階段意識到你需要額外的幫助。這可能需要合作者接受額外的教育。您甚至可能想舉辦團隊研討會或聘請額外的自由職業(yè)者支持。現(xiàn)在這樣做將使每個人都免于克服學習曲線和稍后交付匆忙的、低于標準的工作的麻煩。

　　5、建立反饋循環(huán)

　　在項目生命周期的每個階段，反饋都是必不可少的。但在項目執(zhí)行階段，它扮演著更重要的角色。分享團隊成員取得的積極和建設性的成就有助于他們與期望保持一致，這樣他們就可以在項目繼續(xù)的過程中做更多(或更少)相同的事情。

　　二、項目管理軟件的策略指南

　　項目管理者要做很多必要的工作，如制定計劃、制定時間表、團隊信息溝通、平衡團隊中的分工等，清晰的時間表計劃，記錄掌握員工的KPI和OKR， 定義準確的成員角色和團隊任務，文檔管理，增強團隊溝通， 以上這些是通用的原則，但實際工作中還有很多具體的方法來平衡項目、高效協(xié)作。

　　1、計劃

　　每一個成功的項目背后都有一個能干的項目經(jīng)理，來制定計劃、統(tǒng)籌全局。而甘特圖是一種很好的創(chuàng)建時間表的方式，提供了項目的實時進度信息，可以觀察到各個成員的工作進展等內(nèi)容。利用在泛普軟件中集成的甘特圖，不僅可以分配任務，還可以確定任務流程、制定任務基線，讓項目內(nèi)容更加清晰。

　　2、追蹤

　　計劃制定完成后，項目的跟蹤和反饋就是接下來工作的核心了，實時的跟蹤和反饋，可以及時做出項目調(diào)整、解決潛在的問題;利用泛普軟件中的時間表功能，可以準確記錄項目工時，并開具相應的發(fā)票給客戶;并可以和歷史數(shù)據(jù)進行對比，分析項目形勢，也可以利用內(nèi)置的任務報告功能及集成的泛普軟件，將項目信息以需要的方式整理呈現(xiàn)，來更好的做出決策。

　　3、協(xié)作

　　團隊協(xié)作是激發(fā)團隊活力、完成精彩成果的必要內(nèi)容，成功的團隊協(xié)作有三個要點：高效率的溝通、系統(tǒng)化的流程和好用的項目協(xié)作工具，項目協(xié)作工具相當于一個工具包，涵蓋多種如文字通信、網(wǎng)絡會議、文檔分享等;但如果使用相應的單個功能的軟件，會給團隊的統(tǒng)一管理帶來不必要的麻煩。泛普軟件，可以利用內(nèi)置的豐富功能，滿足多種需求。

　　在線協(xié)同辦公不僅僅是一種解決遠程辦公的方案，更是對提高項目效率和質量的創(chuàng)新探索;讓項目進展順利、員工工作合理而高效，都能在泛普軟件中實現(xiàn)。