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選擇項目管理軟件應(yīng)該如何避坑?我們需要注意哪些問題?
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項目管理軟件是項目管理過程中必須的,項目管理軟件分為兩種類型,一種是比較完整的產(chǎn)品,包括項目的管理,包括任務(wù)的分解成本,預(yù)算各個方面,但是這些產(chǎn)品太貴。另一種是比較輕量化的產(chǎn)品,這些產(chǎn)品比較注重于任務(wù)與任務(wù)之間的關(guān)系,任務(wù)的完成跟追蹤方式。
一、根據(jù)個人因素需要考慮的:
1.容量大小
這主要是考慮系統(tǒng)能否處理你預(yù)計進行的項目數(shù)量、預(yù)計需要的資源數(shù)以及預(yù)計同時管理的項目數(shù)量。
2.操作是否簡潔
這一點通常不論選擇在哪種軟件包時都是主要的。主要應(yīng)考慮系統(tǒng)的"觀看"和"感覺"效果、菜單結(jié)構(gòu)、可用的快捷鍵、彩色顯示、每次顯示的信息容量、數(shù)據(jù)輸入的簡易性、現(xiàn)在數(shù)據(jù)修改的簡易性、報表繪制的簡易性、打印輸出的質(zhì)量、屏幕顯示的一致性,以及熟悉系統(tǒng)操作的難易程度。
3.所需的功能
一定要考慮系統(tǒng)是否具備項目組織所需要的各種功能。例如,程序是否包含工作分析結(jié)構(gòu)以及甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖,資源平衡或均衡算法怎么樣?系統(tǒng)能否排序和篩選信息、監(jiān)控預(yù)算、生成定制的日程表,并協(xié)助進行跟蹤和控制?它能否檢查出資源配置不當(dāng)并有助于解決?
4.實用的報表
目前各種項目管理軟件系統(tǒng)的主要不同之處是它們提供的報表種類和數(shù)量。有些系統(tǒng)僅有基本的計劃、進度計劃和成本報表,而有一些則有廣泛的設(shè)置,對各個任務(wù)、資源、實際成本、承付款項、工作進程以及其他一些內(nèi)容提供報表。另外,有些系統(tǒng)更便于定制化。報表功能應(yīng)給予高度的重視,因為大多數(shù)用戶非常注重軟件這種能生成內(nèi)容廣泛、有說服力的報表的功能。
5.文件安全性
有些項目管理軟件有相對更好的安全性。如果安全問題很重要,那么就要特別注意對項目管理軟件、每個項目文件及每個文件數(shù)據(jù)資料的限制訪問方式。
二、推薦泛普項目管理軟件的優(yōu)勢:
1.操作簡單
泛普企業(yè)項目管理軟件非常重視用戶體驗,操作過程很簡單,很易于操作,只要稍微對員工進行培訓(xùn)都可以完全掌握軟件的使用操作方法。
2.容易修改
如果是傳統(tǒng)的手工操作的話,項目內(nèi)容一旦發(fā)生變更,項目人員需要重新設(shè)計和核算,但是使用泛普項目管理軟件后,可以利用項目管理軟件內(nèi)置的流程和算法,變更會自動反應(yīng)到設(shè)計和核算,不需要重新操作,很是便利。
3.平衡資源管理
經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理知道,要成功交付項目,他們需要有效的資源管理策略,以保持團隊的最佳狀態(tài),而不會超負(fù)荷工作,反之亦然。資源規(guī)劃的重要性不應(yīng)低估,因為它鼓勵更健康的工作標(biāo)準(zhǔn)。泛普項目管理軟件可以查看整個資源組合的工作量,發(fā)現(xiàn)資源瓶頸和見解,從而可以吸引更多人加入團隊。
4.項目監(jiān)控實時報告
對于任何企業(yè)來說,要想獲得長期的成功,監(jiān)控工作進度至關(guān)重要。泛普項目管理軟件在監(jiān)控項目的各個階段中起著重要的作用,可以洞察事情是否會按時完成。這可以通過直接輸入報告機制的每日時間注冊來實現(xiàn)。泛普項目管理軟件解決方案可以幫助你做出正確的決定,因為你將所有詳細(xì)信息放在一個指定的位置。
泛普項目管理軟件將企業(yè)資源、信息交流、數(shù)據(jù)安全和遠(yuǎn)程監(jiān)控等一體化管理,使企業(yè)各個部門和管理系統(tǒng)進行同步。這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)上級領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)相關(guān)信息的實時掌握和決策。
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