資產新增
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一、在企業(yè)中資產新增管理存在的問題
1、一般有新購入的資產,行政部的相關人員都是在本子上進行記錄,時間長了很多數(shù)據就找不到了,并且這種方式十分不利于查詢和共享。
2、某些公司缺乏規(guī)范的資產管理制度,行政部的人員在登記新增資產時,缺乏規(guī)范的登記格式,僅憑主觀想法進行登記,導致很多資產名稱不一致,登記事項不一致,以后在查賬的時候十分不便。
3、只有在剛買回來的時候才會登記,后續(xù)資產在維修或者被領用后,都不能及時這個資產的狀態(tài),不利于安排后續(xù)工作。
4、購買資產的發(fā)票、資產的實拍圖這些紙質、電子文件難以集中起來保管,容易丟失遺漏,不利于查詢。
5、資產登記內容是否合理,資產發(fā)票金額是否屬實,資產檢定是否正確,這些信息都是行政部負責,其他部門難以及時查看和監(jiān)管。
二、系統(tǒng)中資產新增的管控點及作用
1、通過系統(tǒng)的資產新增單據,可以將公司所有的資產按照標準化、規(guī)范化的格式進行登記,企業(yè)還可以根據自己的需求自定義表單中的顯示內容,幫助企業(yè)實現(xiàn)標準化的管理模式,并且以后在查賬的時候只需要通過簡單的篩選條件就可以查出來,十分方便快捷。
2、在單據中可以對資產的狀態(tài)進行管理,第一次新增的時候可以選擇狀態(tài)為可用,以后資產如果在維修或者被領用后,填寫了相關的資產維修、資產領用單據后,系統(tǒng)自動改寫該頁面上的狀態(tài),用戶可以隨時在資產新增頁面查看資產的最新狀態(tài),只有狀態(tài)為可用時才可以安排后續(xù)工作。
3、通過單據中的附件功能,可以將購買資產的發(fā)票拍照后上傳到附件中,也可以將資產的實拍圖上傳到附件中,便于其他部門人員直觀的查詢了解。
4、在系統(tǒng)中可以對資產新增單據設置審批流,行政人員填寫完單據后提交給行政部領導審核,再根據公司的規(guī)定提交給財務部領導、公司總經理等進行審核,各經辦人一一簽字審核,事后出現(xiàn)問題時可以通過審批記錄看到什么人、什么時候進行審核的,從而及時找到負責人問責。
5、系統(tǒng)還可以實現(xiàn)信息及時共享,比如財務部的人想查看某個資產的金額是多少,再也不用發(fā)消息問行政部的人了,直接登錄系統(tǒng)搜索查詢就可以,方便快捷。
三、泛普軟件中的資產新增單據
在泛普企業(yè)管理系統(tǒng)中,由行政人員填寫此單據。
1、基本信息
資產新增單據主要包含編號、名稱、類別、規(guī)格、測量范圍、準確度、制造商、出廠編號、發(fā)票金額、發(fā)票日期、采購人、質保到期日、折舊年限、殘值率、檢定機構、檢定周期、檢定編號、檢定日、檢定結果、檢定到期日、領用人、責任部門、狀態(tài)等內容。
2、附件上傳
支持附件上傳,可以將購買資產的發(fā)票拍照后上傳到附件中,也可以將資產的實拍圖上傳到附件中,支持txt、pdf、office文件以及各類圖片格式等上傳。
3、單據審批
支持對資產新增進行多級審批,首先由填寫單據的人員提交審批,然后根據公司的具體情況,分別由行政部領導、財務部領導、公司領導等進行審核,還可以查看完整的審批流過程。
4、維修/檢定記錄
從資產新增列表中點擊聯(lián)查資產新增單據時,會展示對應資產的維修/檢定明細。
四、泛普軟件中的資產新增列表
資產新增列表主要顯示所有的資產新增單據。
1、在列表中支持多種自定義查詢條件,可以按照資產名稱、資產類別、發(fā)票日期、狀態(tài)、采購人等條件進行查詢;支持模糊查詢,比如根據資產名稱中的某個字進行查詢;支持將常用查詢條件進行保存。
2、能將查詢出來的列表導出成Excel格式,在Excel表中進行多樣化編輯。
3、能將查詢出來的列表打印成紙質版裝訂封存。
4、點擊表中的藍色字體可實現(xiàn)快速聯(lián)查,比如點擊名稱、編號直接跳轉到資產新增的詳情頁面,方便查詢。
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