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如何選擇工程檔案管理軟件及采用工程檔案管理軟件的優(yōu)勢
現(xiàn)在我們國家已經(jīng)把檔案作為工程驗收的規(guī)范之一,如果沒有細化、工程檔案管理軟件的檔案是不允許對其建設(shè)項目進行工程驗收的,因此如何保管好檔案就成了項目工程中的重中之重。眾所周知,傳統(tǒng)檔案保存中的檔案是分散的、百度收錄不立即、檔案資料利用率低的問題仍然是當前項目管理的制約因素。
一、如何選擇工程檔案管理軟件
1.了解企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀。需要了解的主要有:當前企業(yè)文件類別、歸檔方式:影響購買歸檔軟件模塊的功能需求。企業(yè)歷年檔案量:通過估算后期的文件總量和文件年產(chǎn)量,可以判斷一個文件系統(tǒng)的性價比。
2.了解企業(yè)的經(jīng)濟承受能力??梢院椭鞴茴I(lǐng)導(dǎo)溝通,了解企業(yè)愿意投入文檔信息化的預(yù)算范圍。
3.綜合考慮企業(yè)的性質(zhì)。有母企業(yè)的,應(yīng)當參照母企業(yè)的指導(dǎo)意見和標準,方便檔案的移交、接收。
4.明確使用文件管理軟件想要達到什么效果。有的只是想做好存儲和檔案資源的共享,對軟件功能要求不大;有的想實現(xiàn)從收藏到借閱的信息一體化管理,對軟件功能要求高。只有明確了需求,才能與供應(yīng)商有效溝通,選擇適合本公司的文件管理軟件。
二、泛普軟件工程檔案管理軟件的優(yōu)勢
1.統(tǒng)一平臺管理,全面控制工程文件系統(tǒng)
為其搭建一站式工程檔案管理平臺。企業(yè)可以通過一個平臺完成從制圖到各種工程文件、錄入、從歸檔到再利用的生命周期管理,可以同步管理實體和電子文件。無論是項目實施過程中的過程文件,還是項目結(jié)束后的成果文件,都可以集中統(tǒng)一,實現(xiàn)標準化歸檔。在保證備案及時性的同時,CSSC北部灣還可以通過檔案的可用性實時監(jiān)控項目進展,促進項目管理效率的提高。
2.有序分類,滿足標準化管理的要求
通過自定義分類和屬性的功能,將檔案按照不同的工程項目進行分類,并根據(jù)管理要求按照相應(yīng)的分類進行歸檔,從工程項目的招投標階段開始進行規(guī)范化收集、立項階段、從施工階段到竣工驗收階段的各種報告、設(shè)計圖、合同、審批等材料。屬性清晰,分類明確,員工可以快速找到需要的檔案進行后續(xù)統(tǒng)計、分析也有了支撐。
在推進項目的過程中,員工經(jīng)常需要查詢檔案、借用等。這時,通過搜索,將由權(quán)限控制、借還功能可以在保證安全的前提下實現(xiàn)文件的高效協(xié)作和利用。檢索功能:利用搜索平臺,員工可以隨時隨地在PC或移動終端上組合關(guān)鍵詞、搜索條件組合或二次搜索等,快、準確找到所需文件。
項目管理系統(tǒng)通過各種技術(shù)和應(yīng)用功能,圍繞工程建設(shè)全生命周期管理,為企業(yè)構(gòu)建企業(yè)級管理系統(tǒng)和整體信息平臺,不僅實現(xiàn)了工程項目的投資分析,、完成從項目立項到竣工交付的全過程生產(chǎn)管理,以成本管理為核心、以進度計劃為主線、以合同管理為載體不僅實現(xiàn)了成本、進度、質(zhì)量、安全、合同、信息、溝通協(xié)調(diào)、工程數(shù)據(jù)等工程業(yè)務(wù)處理細節(jié),實現(xiàn)整個工程周期、全方位管理和融資、人力、材料、庫存各方面的統(tǒng)一管理。
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