檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)的必要性及功能

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 　　信息技術(shù)的不斷發(fā)展使得檔案庫房建設(shè)呈現(xiàn)智能化的趨勢，而對于檔案資源管理而言，傳統(tǒng)的人工管理極易出現(xiàn)安全防范不到位、數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，進(jìn)而將對檔案庫房管理的高效性產(chǎn)生直接影響。檔案庫房存放著眾多重要的檔案信息內(nèi)容，而在多種自然環(huán)境因素以及人為因素的影響下，將使得檔案管理出現(xiàn)一定的難度，因此將智能化技術(shù)融入到檔案庫房管控中，能夠更好地推動管理模式朝著多元化的方向發(fā)展，為提升庫房管理的整體安全性奠定良好基礎(chǔ)。

　　一、檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)的必要性

　　在新時(shí)代檔案資源不斷增加的背景下，檔案館在管理檔案庫房的過程中也需要對傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行變革，積極將現(xiàn)代化的智能技術(shù)融入到庫房安全裝置設(shè)計(jì)中，為做好檔案庫房安全管理的“十防”(防盜、防火、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體)的要求，通過智能化的監(jiān)測數(shù)據(jù)控制，使得庫房管理能夠朝著現(xiàn)代化、智能化以及高效化的方向發(fā)展，期間將計(jì)算機(jī)、攝像頭以及傳感器等智能裝置融入到庫房環(huán)境監(jiān)測中，對其中存在的安全問題進(jìn)行監(jiān)控和自動報(bào)警，并做好相關(guān)信息的記錄，為優(yōu)化庫房的整體控制水平奠定良好基礎(chǔ)。

　　檔案作為一種不可復(fù)制的重要資源，在安全管理的過程中更加需要注重對其內(nèi)部信息做好原始性的保存，進(jìn)而為優(yōu)化檔案資源利用價(jià)值和效率奠定良好基礎(chǔ)。而智能化系統(tǒng)的融入，使得檔案庫房存放的環(huán)境得到優(yōu)化，進(jìn)而為延長檔案的壽命創(chuàng)造了良好條件。

　　二、檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)主要功能

　　智能檔案庫房安全保護(hù)系統(tǒng)主要采用模塊化設(shè)計(jì)模式，并對各子模塊進(jìn)行監(jiān)控與管理，同時(shí)在數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，將信息采集與評價(jià)分析納入檔案庫房管理工作中，從而為優(yōu)化庫房安全管理水平奠定良好的基礎(chǔ)。該方法以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，將信息收集與評估分析結(jié)合到檔案管理中，為檔案安全管理水平的優(yōu)化奠定了良好的基礎(chǔ)。

　　1.自動溫濕度控制管理功能

　　文件環(huán)境對文件的長期保存具有重要作用。它傳統(tǒng)的手工管理方法復(fù)雜、工作量大，難以實(shí)現(xiàn)科學(xué)、準(zhǔn)確的管理，是城建檔案現(xiàn)代化建設(shè)中的一個(gè)重要課題。溫濕智能監(jiān)控系統(tǒng)能更好的對城建檔案進(jìn)行管理。溫濕主控微機(jī)負(fù)責(zé)對各庫房的溫濕數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和綜合分析，并向各控制器發(fā)出各種控制指令;溫濕主控微機(jī)能實(shí)時(shí)顯示和存儲各庫房的溫濕數(shù)據(jù)，還可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、報(bào)表打印等功能，其中統(tǒng)計(jì)報(bào)表主要有日報(bào)、月報(bào)、季報(bào)等。

　　2.防盜報(bào)警自動控制管理功能

　　保安警報(bào)系統(tǒng)是文件保護(hù)系統(tǒng)的重要組成部分。應(yīng)用自動防盜報(bào)警技術(shù)，對防止檔案的非法入侵和失竊具有重要意義。文件庫中關(guān)鍵位置安裝紅外探測器，對防御時(shí)間內(nèi)所有非法進(jìn)入防御區(qū)域的入侵行為進(jìn)行監(jiān)測，將入侵信息輸入中央控制臺，在軟件電子地圖上閃爍標(biāo)識入侵位置，并通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)聲光報(bào)警、防盜報(bào)警號碼、報(bào)警燈和防盜語音模塊，通過語音電話通知有關(guān)人員，從而實(shí)現(xiàn)防盜報(bào)警事件記錄和查詢的自動化?？筛鶕?jù)單位通勤和休假時(shí)間自動部署和撤防。

　　3.火警自動控制管理功能

　　倉房中安裝有感煙、感溫探測器，關(guān)鍵部位的走廊、樓梯口等安裝有手動、聲光報(bào)警裝置。當(dāng)火警發(fā)生時(shí)，主機(jī)觸發(fā)聲光報(bào)警，通過電話撥號模塊撥打相關(guān)人員的電話，語音報(bào)警，滅火系統(tǒng)自動啟動，及時(shí)將火撲滅。

　　4.自動消毒控制管理功能

　　紙面上有霉菌和各種感染病毒。庫房的空氣中充滿了各種各樣的毒氣。殺菌器能迅速有效的殺滅各類病毒和細(xì)菌?；钚匝鯘舛鹊?，能有效凈化空氣。通過主控室計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程控制臭氧消毒設(shè)備數(shù)量及消毒設(shè)備配置控制模塊。例如，管理員可以選擇在庫房無人的情況下打開臭氧消毒裝置來凈化和消毒庫房。

　　可以設(shè)定系統(tǒng)定時(shí)關(guān)閉消毒滅菌設(shè)備的時(shí)間限制。無需人工管理，也可以以手動控制模式進(jìn)行手動控制，控制設(shè)備的啟動和停止，并將設(shè)備運(yùn)行日志保存到數(shù)據(jù)庫。除上述幾個(gè)常用的模塊外，還有一些功能模塊，如通風(fēng)，漏水檢測。每個(gè)檔案庫房都可以根據(jù)自己的需要選擇檔案管理的智能模塊。在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步整合電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)可視化、三維動態(tài)管理等應(yīng)用。推薦首選泛普軟件

　　三、泛普檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)的優(yōu)勢

　　1.有效協(xié)同運(yùn)作

        提高檔案管理水平，信息化是實(shí)現(xiàn)檔案資源快速高效利用的前提和保障，是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的重要技術(shù)手段。其可以有效避免人為對收集整理標(biāo)準(zhǔn)的不同理解，以及文件歸檔延遲的問題，從而實(shí)現(xiàn)文件從生成、收集到保管的高效協(xié)同運(yùn)作。該前端系統(tǒng)能自動收集、傳送庫房管理系統(tǒng)的檔案信息，為庫房管理提供完整可靠的數(shù)據(jù)源。

　　2.擴(kuò)展優(yōu)化功能

       智能檔案室的發(fā)展，更多的是為了滿足對紙質(zhì)檔案的管理和利用的需要，而隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量將會越來越多，電子檔案需要融入庫房的智能管理中。電子檔案因載體壽命短，需定期轉(zhuǎn)存。由于長期保存與載體脆弱、技術(shù)更替過快的矛盾，迫切需要對其進(jìn)行智能化管理，提高管理效率。所以，從傳統(tǒng)檔案管理的角度出發(fā)，對智能檔案庫房進(jìn)行相應(yīng)的改造，既是可行的，又能解決投資成本高、適用范圍小等問題，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

　　3.促進(jìn)服務(wù)創(chuàng)新

      雖然智能儲藏室實(shí)現(xiàn)了實(shí)物檔案與數(shù)字檔案的資源整合，為檔案的儲存、借閱等管理工作提供了便利，但其功能還僅限于特殊檔案的查找和利用，缺乏檔案資源的深度開發(fā)和提煉。

　　總而言之，為了更好地確保檔案管理工作的安全性，就需要基于當(dāng)代先進(jìn)的智能化技術(shù)對其進(jìn)行檔案庫房進(jìn)行監(jiān)控管理，進(jìn)而為確保檔案建設(shè)的整體質(zhì)量水平奠定良好基礎(chǔ)。檔案作為不可再生的重要資源，在原始性以及完整性的保持上需要投入更大的精力，因此檔案館需要充分結(jié)合自然因素以及人為因素對其進(jìn)行優(yōu)化建設(shè)，進(jìn)而為提升檔案安全管理水平奠定良好基礎(chǔ)。