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工程文檔管理軟件的主要功能及優(yōu)勢(shì)

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 　　隨著信息化的進(jìn)程，文檔管理越來(lái)越受到企業(yè)的重視，但是在文檔管理的過(guò)程中，企業(yè)經(jīng)常會(huì)遇到以下問(wèn)題：大量文檔存儲(chǔ)，難以管理;搜索速度慢，效率低;文檔版本管理混亂;缺乏保障;文檔不能有效地協(xié)作共享;知識(shí)管理舉步維艱等等。因此，文檔管理逐漸成為業(yè)界研究的焦點(diǎn)。

　　一、工程文檔管理軟件的主要功能

　　1.安全控制

　　權(quán)限管理提供了一種權(quán)限控制機(jī)制，可以針對(duì)用戶、部門(mén)和崗位有細(xì)粒度的權(quán)限控制來(lái)控制對(duì)用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等操作，實(shí)現(xiàn)文檔安全共享。加密文件存儲(chǔ)在加密存儲(chǔ)中，防止文件擴(kuò)散，充分保證企業(yè)級(jí)數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

       2.資料文檔管理

　　集中存儲(chǔ)為企事業(yè)單位提供海量文檔集中存儲(chǔ)的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一文檔共享。目錄結(jié)構(gòu)支持樹(shù)形目錄結(jié)構(gòu)，文件夾和子文件夾結(jié)構(gòu)可以無(wú)限創(chuàng)建?？啥ㄖ频哪夸浥判?。組織中的所有成員都可以輕松安全地共享和查看文件。文檔排序支持按標(biāo)題對(duì)文檔進(jìn)行排序、大小、日期、排序等上傳屬性。

資料文檔管理

　　3.協(xié)同辦公

　　模板管理支持在系統(tǒng)中創(chuàng)建大量的辦公模板文件，授權(quán)給用戶使用。創(chuàng)建新文檔時(shí)，用戶可以調(diào)用授權(quán)模板。系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)一規(guī)則命名文件，實(shí)現(xiàn)文件名的規(guī)范化管理。文檔借出支持公共文檔和個(gè)人文檔的借出管理，借出時(shí)可以控制用戶的訪問(wèn)權(quán)限。借用用戶將收到系統(tǒng)發(fā)送的即時(shí)消息通知。系統(tǒng)支持根據(jù)時(shí)間自動(dòng)檢索借出的文檔。

　　4.人員管理

　　組織架構(gòu)在組織架構(gòu)中，可以根據(jù)公司的實(shí)際需要?jiǎng)?chuàng)建相應(yīng)的部門(mén)和人員，可以批量導(dǎo)入用戶、職位，可以為用戶設(shè)置職位和角色等。崗位角色提供系統(tǒng)管理員、用戶管理員和流程管理員可以根據(jù)公司在組織架構(gòu)上的實(shí)際需要，為用戶定制崗位和角色，通過(guò)角色和崗位的應(yīng)用，授權(quán)用戶進(jìn)行相應(yīng)的操作。

　　5.模塊定制

　　系統(tǒng)定制用戶可以定制系統(tǒng)徽標(biāo)、限制個(gè)人文檔空間的大小、根據(jù)企業(yè)內(nèi)部需求，設(shè)置文檔的最大版本數(shù)和是否開(kāi)始閱讀，使系統(tǒng)更好地滿足企業(yè)內(nèi)部管理和應(yīng)用需求。系統(tǒng)提供了簡(jiǎn)單的灰色、活力綠色、淡雅藍(lán)色、浪漫玫紅、共有典雅紫經(jīng)典藍(lán)六種不同風(fēng)格的皮膚供用戶自由選擇，讓每個(gè)用戶在享受快樂(lè)工作的同時(shí)，也能改變系統(tǒng)的面貌。

　　二、使用泛普工程文檔管理軟件有什么好處

　　1.企業(yè)文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化

　　我們都知道企業(yè)一般員工的電腦配置都是一般水平，很多崗位不需要配備太高的電腦這樣的電腦容易出問(wèn)題一旦電腦中的文件丟失或損壞，就會(huì)影響工作，甚至給公司造成損失?？梢愿鶕?jù)文檔的不同類別進(jìn)行細(xì)分，通過(guò)設(shè)置不同的管理權(quán)限可以防止誤刪的操作，也可以很好的解決文檔丟失的問(wèn)題、損壞的問(wèn)題。這樣即使自己的電腦出了問(wèn)題，文檔也是存儲(chǔ)在云端的，電腦恢復(fù)后就可以下載了，非常安全方便，所以文檔管理軟件可以讓企業(yè)的管理更加規(guī)范。

　　2.部門(mén)之間的溝通更加方便

　　在我們傳統(tǒng)部門(mén)，以前的溝通大多是開(kāi)會(huì)，大家都帶著自己的資料和筆記本，浪費(fèi)時(shí)間和精力，溝通也不順暢，影響整個(gè)公司的運(yùn)作效率，造成公司資源的浪費(fèi)。文檔管理軟件可以突破部門(mén)之間的壁壘，更多的信息以文檔的形式電子化傳遞，每個(gè)人都可以收到，在線交流更加方便，有問(wèn)題可以及時(shí)解決。

使用泛普工程文檔管理軟件有什么好處

　　3.更好地記錄公司的發(fā)展

　　每一個(gè)公司的發(fā)展過(guò)程都是非常寶貴的，公司的每一個(gè)重要時(shí)刻都被記錄下來(lái)。還記錄了公司每個(gè)員工的貢獻(xiàn)，來(lái)自平時(shí)的工作信息、文件處理、客戶溝通等能體會(huì)到一個(gè)公司發(fā)展的不易這些信息可以在文檔管理軟件中清楚地看到一家公司的文化是公司的靈魂，新員工也可以看到公司的發(fā)展，也可以作為入職培訓(xùn)，很有意義。

　　有些項(xiàng)目非常大，需要分成幾個(gè)小任務(wù)或子項(xiàng)目傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理方法有時(shí)會(huì)失敗項(xiàng)目管理系統(tǒng)的使用，讓管理者可以同時(shí)處理多個(gè)項(xiàng)目組成員，合理分配工作時(shí)間，可見(jiàn)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的作用是非常大的。

發(fā)布：2023-03-06 13:45    編輯：泛普軟件 · wrh    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]
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