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檔案管理過程中遇到的問題及作用有哪些

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 　　提高檔案管理比加強項目的整體施工控制具有更重要的意義，主要體現(xiàn)在信息的收集和傳遞上、竣工結(jié)算、索賠幾個方面，所以必須管理好檔案，并建立相應的管理機制，以確保檔案的完整性和及時性。

　　一、檔案管理過程中遇到的問題

　　1. 對檔案管理不夠重視

　　由于很多施工單位在實踐中，對檔案管理認識不足項目建設(shè)過程中，往往以建設(shè)項目為中心，以施工、質(zhì)量、進度為中心，忽略了工程檔案的重要性，單純以為工程檔案是給相關(guān)部門檢查的。所以很多單位的檔案管理制度不完善、檔案管理人員變動頻繁、文件不能隨著項目的進展及時編制、管理不到位，造成原件丟失等問題。

　　2. 檔案管理系統(tǒng)需要進一步完善

　　我國對在建工程檔案有明確的管理標準，但在工程建設(shè)合同中對在建工程檔案的收集和整理沒有明確的規(guī)定。導致施工單位在施工項目中未能嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)和合同內(nèi)容進行信息收集、整理檔案。導致檔案缺失，丟失的材料往往是在工程竣工前臨時制作的，而不是完整記錄在建工程的實際情況，導致相關(guān)材料的真實性難以保證。

檔案管理過程中遇到的問題

　　3. 施工單位相關(guān)人員綜合能力有待進一步提高

　　由于部分在建項目的檔案管理人員沒有接受過專業(yè)培訓，在實際工作中對檔案管理業(yè)務(wù)并不熟悉。因為建設(shè)項目行業(yè)內(nèi)的檔案收集員多為兼職，這些人往往沒有接受過專業(yè)培訓，沒有取得相應的資質(zhì)建筑由于不熟悉相關(guān)法律法規(guī)和檔案收集流程，實際收集的檔案不完善，難以保證在建工程檔案的完整性。

　　二、泛普工程檔案管理軟件的作用

　　1.提高工作效率

　　文件檢驗管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐漸取代了傳統(tǒng)的單一文件歸檔方式，不再需要像以前那樣過多地編輯文件的項目和內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下，一步步地進行文件歸檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤的檔案信息，可以直接在系統(tǒng)中修改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)節(jié)省時間和資源:如果發(fā)現(xiàn)缺失的文件信息，可以直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件不熟悉造成的錯誤用戶還可以隨時隨地查閱文件資料，直接按關(guān)鍵字搜索，不用找，大大提高了工作效率。

　　2.可以更好地開發(fā)文件內(nèi)容信息

　　一般辦公軟件的應用只能實現(xiàn)單個文件的編輯，還需要附上文件的掃描件，既浪費時間又浪費資源。檔案管理系統(tǒng)軟件可以在編輯完檔案的基本信息后，添加檔案的掃描電子圖片，這樣通過打開目錄文件，可以同時采集檔案的電子圖片，方便檔案管理人員查閱和上報。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以編輯相關(guān)的檔案文件，使各種相關(guān)的電子文件可以很容易地被檢索工具檢索到，用戶可以更好地了解事件的來龍去脈，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。

泛普工程檔案管理軟件的作用

　　3.更好的實現(xiàn)文件安全功能

　　一般辦公軟件只能設(shè)置簡單的密碼，非常容易造成泄密，而文件管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限進行管理、督察員的角色是分工的，人事 可以設(shè)置用戶的訪問權(quán)限，以保持機密性。當文件搜索器搜索文件時，系統(tǒng)可以自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，并傳輸?shù)據(jù)、用戶 對內(nèi)容打印和其他操作的訪問都是安全設(shè)計的，以確保文件的安全使用。文件管理系統(tǒng)軟件還配有電子鎖，可以上鎖、機分離，即使別人打開文件管理器 的電腦，他們可以 不要打開文件管理系統(tǒng)軟件。

　　在檔案管理過程中，企業(yè)往往過于注重檔案的數(shù)量，而忽視了檔案的內(nèi)容和管理質(zhì)量。在現(xiàn)代社會的發(fā)展中，資格證書仍然采用傳統(tǒng)的人力資源管理方法來管理檔案，導致檔案管理中人力物力的巨大消耗。一些與建筑企業(yè)與建設(shè)相關(guān)的檔案沒有利用和保存價值，少數(shù)可以發(fā)揮重要作用的檔案沒有得到重點管理，影響了檔案管理的發(fā)展。

發(fā)布：2023-03-04 12:03    編輯：泛普軟件 · wrh    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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