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檔案管理面臨的難點(diǎn)及管理軟件的優(yōu)勢(shì)

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 　　提高檔案管理工作低于加強(qiáng)項(xiàng)目的整體建設(shè)管控具有重要意義，主要體現(xiàn)在信息收集與傳遞、竣工結(jié)算、索賠幾個(gè)方面，因此必須要管理好檔案，建立相應(yīng)的管理機(jī)制，保證檔案內(nèi)容的完整性和時(shí)效性。

　　一、檔案管理面臨的難點(diǎn)

　　1.對(duì)檔案管理不夠重視

　　由于很多施工單位對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，在實(shí)際的項(xiàng)目建設(shè)過程中，往往以建設(shè)項(xiàng)目為中心，以施工、質(zhì)量、進(jìn)度為中心，忽視了工程檔案的重要性，簡(jiǎn)單地認(rèn)為工程檔案是給有關(guān)部門檢查的。因此，很多單位存在檔案管理制度不完善、檔案管理人員變動(dòng)頻繁、檔案不能隨工程進(jìn)度及時(shí)編集、管理不到位造成原件丟失等問題。

　　2. 檔案管理制度需要進(jìn)一步完善

　　我國對(duì)在建工程檔案有明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，但在工程建設(shè)合同中對(duì)在建工程檔案的收集和整理沒有明確的規(guī)定。導(dǎo)致在建工程中施工單位未能嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和合同內(nèi)容收集、整理檔案。導(dǎo)致檔案缺失，丟失的資料往往是在工程竣工前臨時(shí)制作的，而不是完整記錄在建工程的實(shí)際情況，導(dǎo)致相關(guān)資料的真實(shí)性難以保證。

檔案管理面臨的難點(diǎn)

　　3. 建設(shè)單位相關(guān)人員的綜合能力有待進(jìn)一步提高

　　由于一些在建項(xiàng)目的檔案管理人員沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，在實(shí)際工作中對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉。因?yàn)榻ㄖ袠I(yè)的檔案收集員大多是兼職，這些人往往沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，也沒有取得相應(yīng)的資格證書。由于不熟悉相關(guān)法律法規(guī)和檔案收集流程，實(shí)際收集的檔案不完善，難以保證在建工程檔案的完整性。

　　二、采用泛普檔案管理軟件的優(yōu)勢(shì)

　　1.提高工作效率

　　檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。一日發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時(shí)間和資源;如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補(bǔ)充，簡(jiǎn)單易行，省去了對(duì)其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時(shí)隨地查閱檔案數(shù)據(jù)。

　　2.能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息

　　檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對(duì)檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點(diǎn)。開目錄文件就可以同時(shí)采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報(bào)等檔案工作。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對(duì)相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對(duì)各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找。

采用泛普檔案管理軟件的優(yōu)勢(shì)

　　3. 更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密功能

　　一般的辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進(jìn)行查檔時(shí)，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì)，以保證檔案的使用安全。

　　在檔案管理過程中，企業(yè)往往過于注重檔案的數(shù)量，而忽視了檔案的內(nèi)容和管理質(zhì)量。在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展過程中，建筑企業(yè)仍然使用傳統(tǒng)的人力管理方法來管理檔案，這導(dǎo)致了檔案管理中巨大的人力物力消耗。一些與建筑工程建設(shè)有關(guān)的檔案沒有利用和保存價(jià)值，而少數(shù)能夠發(fā)揮重要作用的檔案沒有得到重點(diǎn)管理，影響了檔案管理的發(fā)展。

發(fā)布：2023-03-02 17:25    編輯：泛普軟件 · wrh    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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