做好使用桌面日程安排軟件的準(zhǔn)備，讓桌面日程安排軟件提高企業(yè)的效率

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       提到桌面日程安排軟件（Business Process Management）的時候，你首先會想到什么？是業(yè)務(wù)流程模型、自動化還是系統(tǒng)集成甚至SOA？

       實際上，一個人對桌面日程安排軟件的認(rèn)識與他所做的工作以及所承擔(dān)的責(zé)任密切相關(guān)。因此，如果出現(xiàn)桌面日程安排軟件對某人可能意義重大而對另外一個人可能什么也不是，這并不奇 怪。一般來說，桌面日程安排軟件是與人和內(nèi)容密切相關(guān)的。事實上，內(nèi)容是桌面日程安排軟件的核心，而人則是桌面日程安排軟件的靈魂。甚至可以武斷地說，如果一個業(yè)務(wù)流程不涉及人和內(nèi)容， 那就不是一個真正的業(yè)務(wù)流程。因為業(yè)務(wù)流程恰恰就是發(fā)生在人與人之間、人與內(nèi)容之間的交互過程。

       如果我們接受這個桌面日程安排軟件的定義，那么可以說桌面日程安排軟件對每個組織都應(yīng)該適用。畢竟，每個企業(yè)都有人，同時每個企業(yè)也都有內(nèi)容。不過，即使如此，這也并不意味著桌面日程安排軟件適用于所有組織。為了保證桌面日程安排軟件能為組織真正帶來價值，桌面日程安排軟件對于采用它的組織還有更多的要求。

剖析企業(yè)的業(yè)務(wù)流程

       組織中的內(nèi)容是組織中的人所從事的活動的記錄。這些內(nèi)容的形式可能是數(shù)據(jù)、表格、文檔、傳真、電子郵件、電子表格、報表、圖像或者其他，作為組織中的人每天都或多或少地會與這些內(nèi)容發(fā)生關(guān)系。同樣，組織中的絕大多數(shù)人也會與其他人發(fā)生有關(guān)系，或者說發(fā)生交互。

       應(yīng)該說，企業(yè)中的每個流程都少不了這種交互，這些交互幫助企業(yè)實現(xiàn)了預(yù)期的價值。理想的流程或者至少我們在考慮流程的時候，必須包括能完成某些工作的人與人、人與流程之間的交互。否則，這些流程有什么用？

       在制造行業(yè)，我們經(jīng)常會把一些流程生產(chǎn)出的產(chǎn)品定義為一個"輸出"或者一個"結(jié)果"，比如完成的一個產(chǎn)品或一個產(chǎn)品中的一部分。類似的，雖然我們可能不實 際生產(chǎn)產(chǎn)品、也不生產(chǎn)產(chǎn)品的某個部件，但是我們希望提高業(yè)務(wù)流程的價值，那么我們也可以說每一個流程都會產(chǎn)出一個"結(jié)果"。

       在制造行業(yè)中，"結(jié)果"可能是在正確的時間、用正確的方法生產(chǎn)出能滿足顧客的期望的產(chǎn)品。而在金融服務(wù)業(yè)，"結(jié)果"則可能是高效辦理符合要求的申請人的貸 款請求，并及時準(zhǔn)確地為貸款提供所需的資金。而在另一行業(yè)中，"結(jié)果"可能是加快處理退貨和損壞貨物的索賠流程，或者是快速、準(zhǔn)確地報價或回答關(guān)于匯率的 查詢。

       這里最重要的一點是，每一個組織，不論其所處的行業(yè)是哪個也無論其規(guī)模多大，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)一定會有希望達(dá)到的目標(biāo)，即"結(jié)果"。這個"結(jié)果"就是流程存在的理由，最終，"結(jié)果"代表一個組織創(chuàng)造價值的能力。

桌面日程安排軟件：價值創(chuàng)造者

       桌面日程安排軟件非常重要，究其原因在于，當(dāng)我們查看一個業(yè)務(wù)流程時，我們通常關(guān)注的是它在產(chǎn)生最終結(jié)果的過程中所發(fā)生的所有事件，而不是只有其中一個部分。舉例來 說，既然我們保存有文檔的Word版本，那么在整個業(yè)務(wù)流程中是否還有必要對紙質(zhì)文檔掃描？也許在有些情況下就不需要。

       相反，如果我們認(rèn)真分析預(yù)期成果是如何達(dá)成的，并且對達(dá)成預(yù)期結(jié)果的流程進(jìn)行改進(jìn)，我們就有可能取得更理想的結(jié)果。采用桌面日程安排軟件的目的就在于此，它可以幫助我們在組織內(nèi)部優(yōu)化人與人之間、人與內(nèi)容之間的交互過程，以更好地實現(xiàn)我們所期望的結(jié)果。

       要這樣做，有時是很不容易的。管理流程實際上是一個復(fù)雜而艱巨的工作。改善流程往往涉及改變做事情的方式，有時甚至可能需要改變組織的管理模式。盡管如此，通過幫助我們達(dá)到期望的結(jié)果，業(yè)務(wù)流程管理創(chuàng)造了價值，這使得前面做出的所有努力都是值得的。

       這里不得不提到"精益桌面日程安排軟件"。所謂"精益桌面日程安排軟件"是一種方法論，它是從生產(chǎn)流水線的管理中借鑒來的思想，用以對流程進(jìn)行連續(xù)不斷的改進(jìn)。其中的關(guān)鍵是簡化，以最大限度地消除那些不產(chǎn)生價值的工作。

       具體到組織有必要問一下，自己的組織是否會從這種簡化中受益？在組織中是否有人在從事那些與最終結(jié)果沒有關(guān)系或者說沒有帶來價值的工作？如果你的回答是肯定的，那么桌面日程安排軟件就是值得你所在的組織考慮的一個解決方案。

讓桌面日程安排軟件為你所用

       一般而言，大多數(shù)組織都需要用到桌面日程安排軟件來提升企業(yè)的效率，然而，并不是每個組織都做好了使用桌面日程安排軟件的準(zhǔn)備。其原因在于：你不能買到一個產(chǎn)品，這種產(chǎn)品的名 字就叫桌面日程安排軟件。雖然你可以根據(jù)自己的需要買到所謂的桌面日程安排軟件軟件，而且這個軟件的確可能非常重要，但絕對不能說你收到的軟件就是桌面日程安排軟件。

       正確的過程應(yīng)該是，首先明確組織期望達(dá)到的目標(biāo)，接下來你可以按照這些目標(biāo)回推一下，看看它們背后的流程是什么樣子。如果已經(jīng)有了一些流程，可以把這些流程與你期望的做個對比，然后對流程進(jìn)行優(yōu)化。

       一定要牢記，對于這些流程你必須要明確它們可能會達(dá)到什么效果。如果想從桌面日程安排軟件的部署中得到回報甚至想充分發(fā)揮桌面日程安排軟件的潛力，這個工作是必須完成的。事實 上，正是由于前期沒有做、或者說沒有做好這項工作，所以在相當(dāng)程度上限制了桌面日程安排軟件作用的發(fā)揮。而其背后的很大一部分原因是，這項工作比較困難，特別是在沒 有外來幫助的情況下。

       這里再次重申，每個組織都有自己期望的結(jié)果，而產(chǎn)生這些結(jié)果的過程需要流程來支持。大多數(shù)情況下，這些流程有太多的地方可以"精益"，以消除哪些不產(chǎn)生價 值的工作。這樣做的最常見的好處是降低企業(yè)經(jīng)營成本、提高了公司能力、改善了產(chǎn)品質(zhì)量。換句話說，每個組織都有一些流程，可以通過部署桌面日程安排軟件受益，從而大 幅提高企業(yè)的競爭力，增強企業(yè)成功的可能性。如果有了這樣的認(rèn)識，你應(yīng)該不難看出，桌面日程安排軟件絕對適合絕大多數(shù)企業(yè)。