企業(yè)如何提升桌面日程安排軟件實(shí)施效果

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

       大多數(shù)主要的桌面日程安排軟件產(chǎn)品都能滿足特定的軟件套件產(chǎn)品選擇或者小規(guī)模試驗(yàn)項(xiàng)目的條件要求，CIO必須擴(kuò)展自己一定的精力放到某些工作上來，包括實(shí)際環(huán)境可升級(jí)測試、業(yè)務(wù)用戶的操作難題，以及仔細(xì)評(píng)估類似的客戶執(zhí)行情況等等。很多供應(yīng)商供能夠滿足功能性的產(chǎn)品方案清單的要求，現(xiàn)在CIO的工作目的就在于確保系統(tǒng)能和組織尋求運(yùn)營創(chuàng)新方法的初衷和目標(biāo)很好地結(jié)合起來。

首先處理好集成問題

       應(yīng)該考量速度和創(chuàng)新兩個(gè)因素，然后再對(duì)桌面日程安排軟件進(jìn)行集成。要當(dāng)心這樣一些桌面日程安排軟件S占據(jù)上風(fēng)--它要求從一個(gè)模塊輸出流程確認(rèn)信息，然后進(jìn)入另一 個(gè)模塊（整個(gè)過程會(huì)在在流程定義、模擬、執(zhí)行和報(bào)告功能模塊之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換）。這種“救火隊(duì)傳遞水桶長龍”的辦法增加開發(fā)時(shí)間并且壓抑了流程創(chuàng)新。根據(jù) Anico的Kirkham的觀點(diǎn)，每一個(gè)桌面日程安排軟件解決方案都必須經(jīng)過多次重復(fù)檢測，從而確定正確的流程，以及根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行不斷的改動(dòng)。這要求流程模型 和對(duì)流程的實(shí)際執(zhí)行與管理之間緊密結(jié)合起來。

       和桌面日程安排軟件S 軟件包一樣重要的就是這個(gè)平臺(tái)如何才能很好地將其他業(yè)務(wù)應(yīng)用引入新的流程。辛辛那提 Bell公司借助Bluespring Software公司的桌面日程安排軟件S產(chǎn)品將微軟Office應(yīng)用軟件整合進(jìn)“報(bào)價(jià)到現(xiàn)金”（Quote toCash）工作流程中。通過取消銷售和財(cái)務(wù)部門之間就銷售和客戶訂貨價(jià)格有關(guān)的手動(dòng)操作，新流程降低了65%的交易周期以及75%的資金循環(huán)和人力參與時(shí) 間。

       在部分新流程當(dāng)中，財(cái)務(wù)分析師通過電子郵件收到事先處理過的電子計(jì)算表格。進(jìn)行必要的分析，然后把這些電子計(jì)算表格用電子郵件返回，讓它能夠繼 續(xù)進(jìn)入流程的下一個(gè)步驟。Bluespring software為這一流程提供協(xié)調(diào)編排工作，并且提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和公司其他系統(tǒng)之間必要的連接。“這樣做的好處在于你沒有改變?nèi)藗児ぷ鞯姆绞剑阒皇侨∠?了行政管理任務(wù)，并且讓這些行政管理人員把注意力集中到增值工作上來”，Chip Burke說，他是辛辛那提Bell公司負(fù)責(zé)IT部門的高級(jí)副總裁。

協(xié)調(diào)好桌面日程安排軟件和SOA的關(guān)系

       執(zhí)行桌面日程安排軟件S的一個(gè)良好的開端就是“開發(fā)出一個(gè)簡單而靈活的集成架構(gòu)，特別是如果桌面日程安排軟件應(yīng)用被用作一個(gè)監(jiān)控和協(xié)調(diào)層，置于現(xiàn)有處理應(yīng)用的頂部的 時(shí)候”，Dennis Korevitski說，他是T-Mobile負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈系統(tǒng)的前總監(jiān)。如果一個(gè)面向服務(wù)的架構(gòu)或者中間件層已經(jīng)存在，T-Mobile 的桌面日程安排軟件平臺(tái)還能夠通過把現(xiàn)有服務(wù)快速協(xié)調(diào)進(jìn)一個(gè)新業(yè)務(wù)流程的辦法來平衡其投資回報(bào)。舉個(gè)例子，T-Mobile實(shí)施了

       Lombardi Software的TeamWorks 桌面日程安排軟件S，目的在于從一個(gè)復(fù)雜的業(yè)務(wù)往返流程中恢復(fù)失去的收入。這個(gè)流程涵蓋了客戶和OEM部門，還有內(nèi)部的財(cái)務(wù)和客戶服務(wù)部門。TeamWorks軟件 能夠利用T-Mobile現(xiàn)有的一些Tibco架構(gòu)的集成節(jié)點(diǎn)，從而讓桌面日程安排軟件工作團(tuán)隊(duì)集中精力改進(jìn)流程。

       有時(shí)候桌面日程安排軟件會(huì)推動(dòng)某個(gè)組織向SOA（Service-Oriented Architecture，面向服務(wù)的架構(gòu)）前進(jìn)。“我們最終會(huì)實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，桌面日程安排軟件給我們提供了通過一種安全的方式向合作者開放權(quán)限的可能”，Doug Schwinn說，他是玩具制造商Hasbro公司的CIO。如果沒有SOA可以使用，那么很多桌面日程安排軟件S平臺(tái)都提供可以跟原有系統(tǒng)的集成工具箱。

       盡管進(jìn)步的集成技術(shù)和SOA的出現(xiàn)已經(jīng)讓系統(tǒng)整合變得更加輕松，但“你還是需要對(duì)以硬件為核心的、集成原有系統(tǒng)的工作挑戰(zhàn)表現(xiàn)的畢恭畢敬。這是 一項(xiàng)艱苦的工作，而且比大部分商務(wù)人士所喜歡從事的那些工作要花費(fèi)更多的時(shí)間”，Phil Gilbert說，他是Lombardi Software公司的CTO。

      Gilbert建議桌面日程安排軟件創(chuàng)新要把集成努力與流程設(shè)計(jì)工作區(qū)分開--換句話說，IT應(yīng)該管理底層系統(tǒng)集成，而業(yè)務(wù)分析專家則為流程設(shè)計(jì)工作。如果附加系統(tǒng)集成在新發(fā)布的版本當(dāng)中，并且進(jìn)一步簡化了流程，那么這種分工方法有助于更快地把功能實(shí)現(xiàn)交到最終用戶的手里，。

       隨著桌面日程安排軟件在機(jī)構(gòu)推廣開來，流程管理挑戰(zhàn)也會(huì)隨之出現(xiàn)。改變流程或者數(shù)據(jù)源會(huì)造成意料之外的副作用。但是可以顯著提高整體的組織運(yùn)行績效的潛力 還是讓管理這些風(fēng)險(xiǎn)的努力很有價(jià)值。Gilbert說目前整個(gè)產(chǎn)業(yè)僅僅接觸到其中的皮毛。“桌面日程安排軟件技術(shù)的戰(zhàn)略價(jià)在于流程監(jiān)控，以及提供對(duì)公司全部運(yùn)營流程 的一個(gè)整體俯視--而不管桌面日程安排軟件平臺(tái)是否實(shí)際在執(zhí)行這些功能流程”。

       “對(duì)于你的業(yè)務(wù)流程來說，理想的業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)本質(zhì)上將會(huì)是一個(gè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，真正的突破在于根據(jù)提煉出的數(shù)據(jù)定義你的業(yè)務(wù)流程”， Fingar說。為了保持競爭力，機(jī)構(gòu)將不得不像他們現(xiàn)在管理數(shù)據(jù)那樣盡可能迅速和高效地增強(qiáng)流程管理能力。

       確實(shí)，業(yè)務(wù)流程管理軟件畢竟不是人腦，其實(shí)一根筋，只會(huì)根據(jù)預(yù)先定義的流程走下去。而若管理中存在過多的特權(quán)主義，顯然會(huì)增加人工干涉的工作量，降低了業(yè)務(wù)流程管理軟件自動(dòng)化作業(yè)的效率。所以，要提高業(yè)務(wù)管理軟件在企業(yè)管理中的效益，盡可能的消除特權(quán)主義給業(yè)務(wù)流程管理所帶來的影響。

培訓(xùn)是關(guān)鍵

       通過桌面日程安排軟件的實(shí)施，調(diào)整后的流程從流程制定到用戶接受并按此工作，是需要這個(gè)過程的，而且，這個(gè)過程，還比較長，畢竟江山易改，本性難移。所以，在業(yè)務(wù)流程管理項(xiàng)目中，還要注意的一個(gè)問題就是如何才能讓用戶迅速的接受新的流程，并按此操作。

       除了平時(shí)加強(qiáng)培訓(xùn)、監(jiān)督外，我們公司還采取文化大革命那時(shí)候的大字報(bào)、小字報(bào)的形式。如在每個(gè)部門的辦公室，我們都作了一些大海報(bào)，海報(bào)的內(nèi)容就是部門管理流程。如在質(zhì)量部門，掛了供應(yīng)商驗(yàn)廠流程與原材料進(jìn)貨檢驗(yàn)程序；如在采購部門張貼了采購員出差審批程序、采購不良品管理流程等等。同時(shí)，對(duì)于各個(gè)員工，我們業(yè)務(wù)流程項(xiàng)目管理小組，還為他們量身定制了很多小卡片，卡片上就是他們最常用的一些業(yè)務(wù)流程，就貼在他們辦公桌前面，是時(shí)時(shí)刻刻提醒他們按照標(biāo)準(zhǔn)流程來辦事情。如此，即使用戶對(duì)于某些流程可能不熟悉，按照以前他們喜歡瞎蒙，但是，現(xiàn)在流程就在他們面前，他們也就會(huì)按照流程來辦事情了。如此，就提高了員工對(duì)于新流程的接受力度，能夠在最短時(shí)間內(nèi)接受新流程。

       所以，我建議各位要上桌面日程安排軟件項(xiàng)目的朋友們，會(huì)了盡快的把業(yè)務(wù)流程管理項(xiàng)目扶上正道，可以借鑒一下我們公司的做法。貼貼大字報(bào)，做做小卡片，這些工作看來比較小，不起眼，但是，其功效可是不小的。

規(guī)范流程最重要

       很多人使用系統(tǒng)，無論是業(yè)務(wù)流程管理軟件還是其他的諸如ERP等管理軟件，都會(huì)說，軟件是死的，人是活的。這句話對(duì)嗎？從表面上來看，確實(shí)有些道理。再怎么先進(jìn)的軟件、計(jì)算速度再怎么快的電腦，仍然是人造出來的，其沒有智慧。

       但是，從桌面日程安排軟件項(xiàng)目來說，這句話是非常錯(cuò)誤的。若我們真有這種想法，那還不如不用桌面日程安排軟件軟件呢，流程都通過人工管理好了，那還更加方便；遇到一些意外情況時(shí)，處理起來還更加方便，不會(huì)被軟件所束縛。但是，為什么現(xiàn)在還是有這么多人在上桌面日程安排軟件項(xiàng)目呢？就是因?yàn)楝F(xiàn)在人太聰明了，太喜歡自作聰明。管理層很難管理他們，所以，他們需要給每個(gè)員工頭上戴上一個(gè)“緊箍咒”，告訴他們，要給我按標(biāo)準(zhǔn)流程來做，不要違反規(guī)矩。畢竟，國有國法，家有家規(guī)。若員工視企業(yè)管理流程為無物，對(duì)其視若無睹，則企業(yè)管理就會(huì)亂套，就像洪水泛濫一樣，不堪收拾。