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信息化選型征文:從OA應(yīng)用實踐中看待OA選型
談到OA選型,大多討論的都是OA選型的成功經(jīng)驗,筆者認為在討論OA選型時候,需要回答二個問題:OA選型的目的是什么?OA選型的價值如何體現(xiàn)?對企業(yè)而言,OA選型的目的是為了找到一個適合的辦公平臺,OA選型的價值通過OA系統(tǒng)應(yīng)用體現(xiàn)。下面就從OA應(yīng)用實踐中出發(fā)來分析OA選型。
一、如何認識OA選型
談到OA選型大家并不陌生,筆者有幸經(jīng)歷2個企業(yè)的OA選型和應(yīng)用實踐,在這里作為案例和大家一起分享一下。
案例一:甲企業(yè)是一家大型集團型民營企業(yè),涵蓋水泥、鑄造、煤電鋁、礦業(yè)和旅游等五大產(chǎn)業(yè),其中水泥產(chǎn)業(yè)作為單獨上市公司,下屬23家自主經(jīng)營的分子公司。企業(yè)總資產(chǎn)超500億元,員工超1.5萬人。
2006年,引入職業(yè)經(jīng)理人管理和專業(yè)管理咨詢團隊,2007年,集團信息化建設(shè)正式拉開序幕,OA項目是企業(yè)IT整體規(guī)劃的一部分,也是第一個上線的系統(tǒng)。2007年—2013年,OA系統(tǒng)運行五年,2014年,該OA系統(tǒng)停用替換。
案例二:乙企業(yè)是一家大型國營集團型傳統(tǒng)制造業(yè),業(yè)務(wù)涵蓋水泥、混凝土和水泥制品等3大產(chǎn)業(yè)。企業(yè)采用三級管理組織架構(gòu),下屬成員企業(yè)超過300家,員工總數(shù)近3萬人。2009年開始OA選型和系統(tǒng)建設(shè),系統(tǒng)并發(fā)用戶數(shù)已超過2200個,2009年—至今,企業(yè)OA系統(tǒng)應(yīng)用已超過5年。
1.1 重新認識OA
通常OA在企業(yè)信息化管理中重視度是不夠的,原因在于企業(yè)信息化建設(shè)過程中對OA投入不足,對OA今后在企業(yè)信息化管理中所扮演的角色認識不夠。以筆者經(jīng)歷和總結(jié)發(fā)現(xiàn)這樣一些現(xiàn)象:
1)上線容易,用好不易。通常OA應(yīng)用是停留在協(xié)同管理(日常工作流轉(zhuǎn)),掙扎在表單應(yīng)用(審批流)和公文管理(政令上傳下達),止步在系統(tǒng)集成和移動應(yīng)用。
2)一旦用上,根本停不下來。因為OA系統(tǒng)上線后,為企業(yè)提供了便捷,統(tǒng)一,高效的辦公平臺,將大家從原來靠郵箱、電話和傳真等傳統(tǒng)的溝通方式中解放出來,特別是公司管理層OA操作熟練和OA表單應(yīng)用深入后,通常大家上班第一件將是登陸OA處理待辦事項。如果在上午上班時間,OA突然停機10分鐘,CEO會打CIO電話問責的,這都是上述案例中發(fā)生的真實事情,而且不止一次。
3)OA是檢驗和評價企業(yè)信息化管理水平的第一窗口。在企業(yè)所有信息化系統(tǒng)中,如果問IT哪個系統(tǒng)受眾最多或應(yīng)用最好?如果問管理層哪個系統(tǒng)應(yīng)用最多?答案都是OA。如果問領(lǐng)導(dǎo)評價企業(yè)信息化建設(shè)情況,那么他的直接感受和判斷依據(jù)通常也是來自O(shè)A。因為,OA是行政管理辦公系統(tǒng),管理層的權(quán)力和審批事項都在OA上完成的?;氐缴鲜霭咐校灼髽I(yè)信息化建設(shè)已經(jīng)走過8個年頭,ERP、CRM、MES和BI等都陸續(xù)上線,但是對老板和高層管理者而言,他們能分享或者品嘗到的信息化成果依然還是OA。
4)OA的功能是有限的但生命力是無限的。一方面,在這個充滿不確定性和風險性的環(huán)境下,無論多么完美IT規(guī)劃都是蒼白的,對OA系統(tǒng)也是一樣。在OA選型過程中,無論對OA功能考慮的那么全面,3-5年之后,你都會發(fā)現(xiàn)它大多不適合現(xiàn)在的管理需求。另一方面,今天OA在企業(yè)信息化管理系統(tǒng)中優(yōu)勢越發(fā)突出,集中體現(xiàn)在與第三方系統(tǒng)集成和移動辦公方面。
上述現(xiàn)狀都來自企業(yè)OA應(yīng)用的實踐,對企業(yè)信息化建設(shè)者而言,只有重新認識了OA重要性,才能從思想上重視OA選型。
1.2 選型的意義
OA選型對OA項目和OA應(yīng)用意味著什么,用一句話來形容就是“男怕入錯行,女怕嫁錯郎”?;氐桨咐?,2007年,甲企業(yè)的OA選型是充滿戲劇性的,因為它是在ERP選型談判的結(jié)果:協(xié)同OA軟件(泛普泛普A6企業(yè)版含200并發(fā)數(shù))費用贈送,且不限并發(fā)數(shù);協(xié)同OA軟件實施費(1500元/人/天);OA運維免費。很快遇到出來二個致命的問題:
1)該版本是單廠版(應(yīng)用一個獨立法人公司),顯然不適合大型集團型企業(yè),對方提出二個解決方案:前者是把集團作為系統(tǒng)中公司級目錄,其他產(chǎn)業(yè)及公司作為系統(tǒng)中部門級目錄設(shè)置,后者是每個實體公司部署一套系統(tǒng),然后通過軟件接口進行集成。最后,企業(yè)選擇了前者。
2)系統(tǒng)上線后,OA用戶并發(fā)數(shù)很快突破200個,要求增加并發(fā)數(shù)時,對方才發(fā)現(xiàn)犯下大錯,不應(yīng)該答應(yīng)OA并發(fā)數(shù)不限。如果當時企業(yè)管理者按員工總數(shù)30%來計算,大概3000人,那么并發(fā)數(shù)至少超過2000個,并發(fā)數(shù)折后價300元/個,大概費用是60萬元。最后,經(jīng)談判考慮到長期合作,達成結(jié)果:并發(fā)數(shù)免費增加到550個。
雖然問題都有了結(jié)果,但是并沒有解決,這些都一直限制著甲企業(yè)OA應(yīng)用深入和信息化管理的提升。從2007年OA上線到2013年OA替換,五年間,他們一直在OA系統(tǒng)中掙扎著。試問:為什么不早點替換呢?是甲企業(yè)不舍得那點錢嗎?但有二點是可以確定的:OA項目是落地生根的,容易上手的,習(xí)慣了也就可以忍受了;企業(yè)信息化建設(shè)是有周期性的,推翻或替換一個系統(tǒng)是需要時機的。因此,關(guān)于OA選型對OA項目意義重大,須認真對待。
1.3 選型的誤區(qū)
在和企業(yè)IT工作者一起交流和探討中發(fā)現(xiàn)關(guān)于OA選型,容易出現(xiàn)一些誤區(qū),可以總結(jié)為以下幾種類型:
1)對管理決策者而言,以花錢多少論英雄,認為OA是個小項目,往往不夠重視,在OA選型過程中參與度和配合度不夠。
2)對企業(yè)IT建設(shè)者而言,以技術(shù)難度論成敗,認為OA實施很簡單,往往不夠重視,在選型中唯技術(shù)論,容易忽略企業(yè)自身的管理需求。
3)對OA選型評委而言,以貌取人,愛屋及烏。在選型中表現(xiàn)的比較感性,容易出現(xiàn)需求偏離OA本質(zhì)功能。
二、如何做好OA選型
2.1 做好規(guī)劃,認清自己
OA項目作為企業(yè)IT建設(shè)的一部分,在大企業(yè)通常由專業(yè)IT部門負責建設(shè),而中小企業(yè)未設(shè)置IT部門情況下一般屬于行政管理部門兼職建設(shè)。OA選型對大企業(yè)而言,第一步就是做好規(guī)劃;對中小企業(yè)來說,第一步就是認清自己。
大企業(yè)在做IT信息化建設(shè)時,通常會請外部專業(yè)的咨詢公司做企業(yè)IT規(guī)劃,OA是企業(yè)整體IT規(guī)劃的一部分。對于OA規(guī)劃的內(nèi)容通常包括:OA在企業(yè)整體IT系統(tǒng)中定位或?qū)蛹墸籓A與其他系統(tǒng)之間連接或接口;OA建設(shè)周期或?qū)嵤┞肪€圖和OA項目預(yù)算等。
中小企業(yè)在做OA選型時,第一步就是認清自己,明確需求。首先明確誰是OA項目的發(fā)起人或贊助人,他們當前最樸實的需求是什么,用OA實現(xiàn)的管理目標是什么,對OA遠景期望是什么。其次做好企業(yè)管理者調(diào)研,執(zhí)行層訪談和操作者宣貫。最后,在上述工作完成的基礎(chǔ)上,進行分析和總結(jié),明確企業(yè)OA真實需求,為OA選型做好準備。
2.2 開闊視野,找準目標
如果企業(yè)在做OA選型時,面臨這二種情形下:需求尚未明確或內(nèi)部達成一致意見,企業(yè)管理或信息化建設(shè)還處于起步階段或者處于行業(yè)中等水平。實踐經(jīng)驗告訴我們,一定要走出去,開闊視野,找準目標。
建議企業(yè)成立OA選型工作組,到行業(yè)內(nèi)或相近行業(yè)信息化管理一流的企業(yè)進行參觀和交流。要求:工作組人員相對固定,周期1個月,企業(yè)不少于3家,每次交流之后立刻進行分析和總結(jié),形成文字記錄。對于企業(yè)來說,這個過程或機會都是非常寶貴的,是企業(yè)對OA全面認識和深入學(xué)習(xí)的過程,企業(yè)管理者通過親身體驗后對OA認識也會從最初抽象,概念,片面的理解中得到升華。對協(xié)同OA軟件供應(yīng)商而言,這個過程是公平的,因為OA應(yīng)用案例和市場才是檢驗產(chǎn)品的最好的標準。
2.3 少聽多看,眼見為實
俗話說沒有不透風的墻,當企業(yè)決定OA項目的時候,協(xié)同OA軟件供應(yīng)商一般都會蜂擁而上,八仙過海各顯神通。企業(yè)與其被動地焦頭爛額地應(yīng)付它們的營銷圍堵,不如主動地把本次OA選型信息正式對外發(fā)布,同時要求他們在規(guī)定時間內(nèi)進行技術(shù)交流。就本次OA選型就可以對外傳達一種聲音:正式、嚴肅和專業(yè),避免信息不對稱或溝通不到位引起影響工作效率。結(jié)合案例二OA選型實踐,按照以下步驟開展工作:
1)根據(jù)協(xié)同OA軟件供應(yīng)商報名情況,組建OA選型工作組,制定第一輪技術(shù)交流時間表和議程,按計劃組織技術(shù)交流。
2)第一輪技術(shù)交流完成后,工作組進行研討和總結(jié),并從中選擇3-5家軟件供應(yīng)商,要求到它們的應(yīng)用客戶參觀考察。
3)參觀客戶名單由軟件供應(yīng)商自行推薦1-2家最貼近企業(yè)管理要求的。最后企業(yè)從中選擇一家進行實地考察和現(xiàn)場交流。
回到案例中,2009年,乙企業(yè)在協(xié)同OA軟件選型中,不少軟件供應(yīng)商在產(chǎn)品講解和系統(tǒng)演示中都表示產(chǎn)品是集團版的,且自定義功能強大,系統(tǒng)擴展性和集成性強。經(jīng)過招標評審,泛普泛普A8集團版(V3.5)。在2009年—2014年期間,遇到一個最大瓶頸就是它的集團版無法滿足企業(yè)的管理架構(gòu)要求,因為該集團版概念是總部+分子公司,而企業(yè)組織層級是總部+區(qū)域公司+成員企業(yè)。因為我們都知道,大多的匯報都是經(jīng)過修飾的,需要推敲識別的,面對軟件供應(yīng)商的營銷攻勢下,需要堅持少聽多看,眼見為實。
2.4 預(yù)算合理,立足長遠
巧婦難為無米之炊,OA建設(shè)也是一樣,所以要求OA選型之前,立項預(yù)算要合理,同時立足長遠。OA系統(tǒng)建設(shè)費用通常分為4部分:硬件(服務(wù)器和存儲)、軟件許可費、軟件實施費和系統(tǒng)運維費,通常OA選型要購買的部分是后面3個部分,下面我們逐一進行分析。
1)軟件許可費:軟件費用通常按照某個版本的系統(tǒng)并發(fā)數(shù)(系統(tǒng)支持最大在線用戶數(shù))來計算,并發(fā)數(shù)不等同OA系統(tǒng)用戶數(shù)。企業(yè)在OA選型前,需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和管理要求,以5年為周期,測算出企業(yè)需要的最大并發(fā)數(shù),這樣不僅可以在OA選型談判中爭取到更低優(yōu)惠價格,而且為企業(yè)管理者提供一個OA建設(shè)的投入預(yù)期,避免事后麻煩。在上述二個OA應(yīng)用案例中都遇到這樣困境,其中案例乙企業(yè),在OA系統(tǒng)上線運行一年后,先后二次申請增加OA并發(fā)數(shù),分別增加1000(270元/個)和500(300元/個),累加投入費用42萬元。目前,系統(tǒng)存在問題之一就是OA并發(fā)數(shù)不夠,在每天上班高峰期會出現(xiàn)OA無法登陸的情況。
2)軟件實施費:軟件實施費是軟件供應(yīng)商為企業(yè)提供專業(yè)培訓(xùn)和技術(shù)支持而收取的費用,一般按預(yù)計投入人天數(shù)進行測算,以2000元/人/天,預(yù)計投入100人/天,那么軟件實施費為:2000元/人/天*100人天=20萬元??紤]到OA項目建設(shè)周期比較長,系統(tǒng)應(yīng)用提升需要一個過程,即使OA實施計劃可控,但是OA應(yīng)用的價值體現(xiàn)確是一個認識和改變的過程。因此,建議企業(yè)OA實施采取“企業(yè)主導(dǎo),軟件供應(yīng)商輔導(dǎo)”方式,培養(yǎng)企業(yè)自身的培訓(xùn)講師,降低整體軟件實施費。
3)系統(tǒng)運維費:系統(tǒng)上線應(yīng)用后,為了保障系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運行,系統(tǒng)運維是必不可少的。運維方式是靈活多樣的,它一般決定著運維費用。除了在OA選型談判中,爭取免費系統(tǒng)運維1-2年之外,還要盡可能地規(guī)劃后未來5年的OA運維問題,因為一般OA系統(tǒng)應(yīng)用2年之后, 系統(tǒng)數(shù)據(jù)量增加和應(yīng)用深入后,OA運維問題會日益凸顯的。
因此,OA項目立項的時候,要做到預(yù)算合理,立足長遠。不然就會遇到案例乙企業(yè)出現(xiàn)的問題:OA項目實施計劃分3個階段,當完成前2個階段的時候,發(fā)現(xiàn)當時的項目預(yù)算已無法支撐后續(xù)的實施,為了完成既定目標,IT部門就需要不斷的申請增加費用,項目進度一再延后,企業(yè)管理層的期望也隨之降低了。
2.5 精心組織,現(xiàn)場定標
OA項目招標作為OA選型的最后階段工作,也是臨門一腳。關(guān)于OA招標,除了按照常規(guī)法定的招標流程外,往往給大家留下“OA招標水很深”的印象,這里不談技術(shù),對企業(yè)而言,關(guān)鍵是要做到精心組織,現(xiàn)場定標。結(jié)合以往OA招標案例,有以下幾點可以借鑒:
1)標書制作和發(fā)放。標書編制是由企業(yè)專業(yè)團隊完成,用來回答我的現(xiàn)狀,我的OA需求是什么,通常包括企業(yè)概況,管理需求,技術(shù)路線和遠景規(guī)劃等。標書發(fā)放時,通常是要明確對象(有競爭力軟件供應(yīng)商),避免不符合條件的軟件供應(yīng)商參與圍標。
2)評標標準設(shè)計。關(guān)于評標標準和和分值的設(shè)計通常取決于企業(yè)的價值取向,有的價格之上,有的技術(shù)為準,有的服務(wù)為本。這里,沒有標準答案,但是不建議價格作為主要考慮因素。
3)評標委員選擇:評委的選擇通常帶有企業(yè)的政治和權(quán)力色彩,無論如何角逐,有個基本常識一定要遵守:專業(yè)的事情交給專業(yè)的人做。因此在評委中應(yīng)該設(shè)置這樣的角色:IT管理人員、行政管理人員、法務(wù)人員和外部專家(業(yè)內(nèi)信息化負責人、第三方咨詢顧問)。
4)現(xiàn)場定標。大家可能會遇到招標會結(jié)束了,但招標結(jié)果確遲遲不見公布,其中原因?qū)ν饨缈赡苡肋h是個迷。這里不做展開,從企業(yè)利益和公平性出發(fā),建議現(xiàn)場定標。
表1 OA選型評分標準
三、關(guān)于OA選型的幾點忠告
3.1 企業(yè)是OA選型的責任主體
設(shè)想一下如果企業(yè)OA系統(tǒng)應(yīng)用不理想,通常是這樣追究原因的:
1)為什么OA系統(tǒng)應(yīng)用不理想,因為OA功不能滿足企業(yè)需求。
2)為什么OA功能不滿足企業(yè)需求,因為OA產(chǎn)品不行。
3)為什么OA產(chǎn)品不行,因為OA選型是錯誤的。
4)為什么OA選型是錯誤的,因為OA評審有問題。
5)為什么OA評審有問題,因為OA評委中存在腐敗。
那么,能對OA選型評委問責嗎?誰能對OA選型負責呢?誰會對OA選型的結(jié)果最終買單呢?答案只有一個:企業(yè)。因此,我們必須明確,企業(yè)是OA選型的責任主體,是要對OA系統(tǒng)應(yīng)用的承擔者。
3.2 設(shè)置OA合理的生命周期
OA作為一個產(chǎn)品或者一個項目形態(tài)出現(xiàn),就一定存在認識或技術(shù)的局限性,往往烙上“時代”的印記。那么OA就應(yīng)該存在一個必然的生命周期。作為企業(yè)IT建設(shè)者應(yīng)該清楚這一點,并向企業(yè)管理者明確地指出。目的不是為了免責而是給企業(yè)OA應(yīng)用設(shè)置一個合理的生命周期,做到OA功能與企業(yè)管理需求的匹配,保證OA應(yīng)用價值在企業(yè)管理中的體現(xiàn)。
3.3 OA選型是個技術(shù)活
面對軟件供應(yīng)商令人眼花繚亂營銷和層出不窮的新技術(shù),正確的選擇對企業(yè)來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。記得在一次OA選型中,一個軟件供應(yīng)商大肆地宣揚該產(chǎn)品的知識管理和人事管理的功能如何強大,結(jié)果在評審中有一個評委確以此為由強力推薦。那么請問:OA的本質(zhì)是什么?OA的核心功能和應(yīng)用又是什么?引用當下一句話:你這OA中的知識管理和人事管理也叫管理?你讓KM和HR軟件供應(yīng)商情何以堪?所以謹記,OA選型是個技術(shù)活。
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