關(guān)于協(xié)同OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用及其檔案管理的探索

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一、OA環(huán)境下檔案管理概述

    在傳統(tǒng)辦公中，紙質(zhì)文件是最為常用的信息記錄載體，對它們進行相應(yīng)的整理和歸檔便可生成紙質(zhì)檔案。而通過辦公自動化方式生成的檔案屬于一種電子文件，這類電子文件需要借助某些現(xiàn)代化工具才能讀取，同時它們的載體也突破了紙質(zhì)載體的限制，而是以化學(xué)磁性材料為載體，如磁盤或者光盤。相較紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的出現(xiàn)和應(yīng)用屬于一種革命性的變化，一方面顛覆了檔案工作的對象，另一方面也改變了檔案工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。

二、OA系統(tǒng)的應(yīng)用

    (一)構(gòu)于管理基礎(chǔ)之上

    現(xiàn)階段，絕大多數(shù)OA系統(tǒng)的應(yīng)用是建立在以辦公事務(wù)為目標對象的計算機自動化管理這一基礎(chǔ)之上的，其主要應(yīng)用領(lǐng)域如下：1．文件處理；2．事務(wù)處理；3．文字處理；4．檔案處理；5．日程處理；6．郵件收發(fā)；7．收文發(fā)文；8．出差出勤；9．文件轉(zhuǎn)流；10．電子報表；11．會議管理；12．車輛管理等。由OA的應(yīng)用領(lǐng)域可以看出，OA具有廣泛的適用性，但實際應(yīng)用并非想象中那么簡單，在應(yīng)用過程中應(yīng)結(jié)合的管理的思想及技術(shù)，使OA系統(tǒng)能夠為管理提供更為高效的服務(wù)。管理是單位得以存在和發(fā)展的一個不可或缺的推動力，正是由于管理的存在和需要而衍生出了一系列的辦公事務(wù)，所以，OA系統(tǒng)的應(yīng)用從某種意義而言是構(gòu)于管理基礎(chǔ)之上的，只有如此，才能保證其能夠高效發(fā)揮作用。部分單位在應(yīng)用OA系統(tǒng)之后，其整體辦公工作反而有增無減，其根本原因在于沒有把握好OA、管理之間的角色定位。

    (二)與工作管理相結(jié)合

    對諸多辦公活動過程分析發(fā)現(xiàn)，其實現(xiàn)的過程是一個由“人通過工作”來實現(xiàn)的過程，所以，對于OA系統(tǒng)而言，工作管理屬于一個基本組成單元，將該類問題更好地解決掉有助于促進OA系統(tǒng)得以更好的應(yīng)用。在設(shè)計OA系統(tǒng)的過程中，應(yīng)堅持“以人為本”的思想，同時結(jié)合兼顧三大管理工作，即：1．個人工作管理；2．組織工作管理；3．項目工作管理。

    (三)采取適當?shù)谋O(jiān)管

    對OA系統(tǒng)進行設(shè)計和開發(fā)時，通常會遇到各種各樣的矛盾或者問題。這不僅是軟件編制的問題，同時也需要管理監(jiān)督的介入和保證。當OA系統(tǒng)的諸項需求得到確定之后，接下來便需要進入到編程環(huán)節(jié)，此時，應(yīng)予以必要且適度的監(jiān)督，從而保證編程工作得以高效開展。這要求相關(guān)管理人員善于工作的綜合規(guī)劃，要保證實際工作進度，滿足“量”的實際要求同時還應(yīng)該保證編程質(zhì)量，滿足“質(zhì)”的的實際要求。

三、如何應(yīng)用OA系統(tǒng)以實現(xiàn)高效的檔案管理

    (一)注重軟硬件升級，提高安全性

    應(yīng)用OA系統(tǒng)對電子檔案予以管理的過程中，經(jīng)常會遇到不兼容的問題，又或者是各類安全風險問題，所以，有必要促進行業(yè)標準的進一步整合、統(tǒng)一，以實現(xiàn)對系統(tǒng)的有效升級，同時予以理想的安全檢查。應(yīng)每隔一段時間便對OA系統(tǒng)所涉及的軟硬件展開相應(yīng)的檢查工作、更新工作、升級工作以及維修工作，從而為OA系統(tǒng)的正常運行、高效運行營造一個有利的環(huán)境。

    (二)完善規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理流程

    應(yīng)結(jié)合電子檔案本身特點，建立并完善相應(yīng)的制度，從而降低電子檔案及其管理系統(tǒng)的風險系數(shù)?？傊?，不僅要建立健全與之相應(yīng)的管理制度，還需要不斷完善其操作標準，使其制度化、流程化，對各個部門提出統(tǒng)一要求，如儲存格式以及處理方式、對保管環(huán)節(jié)、使用環(huán)節(jié)以及收集環(huán)節(jié)所涉及的標準予以進一步完善，從而防止實踐操作環(huán)節(jié)發(fā)生問題。

    (三)分布推進，注重檔案數(shù)據(jù)積累

    應(yīng)重視并做好文書檔案數(shù)據(jù)的不斷積累工作，這是一個長期且繁雜的工作，需要較大的時間和毅力。在致力于現(xiàn)代化檔案管理的過程中，通過分步推進的方式，有步驟、有程序地促成紙質(zhì)檔案到電子檔案的有效轉(zhuǎn)換，有目的、有計劃地對電子檔案及其內(nèi)容進行不斷豐富和完善，從而推動檔案管理工作的信息化發(fā)展進程。同時，應(yīng)強化電子檔案的服務(wù)意識，在不斷積累數(shù)據(jù)資料的過程中，做好一系列檔案信息服務(wù)的開發(fā)工作。

四、結(jié)束語

    總而言之，隨著OA系統(tǒng)的應(yīng)用，以及其他檔案管理方式、技術(shù)的相繼創(chuàng)新和引入，在很大程度上加快了檔案管理的辦公自動化進程，使得工作程序得以大幅簡化，進而促進了工作效率的大幅提升。