淺談信息化系統(tǒng)上線前的基礎數(shù)據整理

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業(yè)界流傳很廣的一句話是“三分技術，七分管理，十二分數(shù)據”，如果輸入系統(tǒng)的是垃圾，輸出的也必然是垃圾。由此可見，數(shù)據對杭州OA系統(tǒng)的重要性。數(shù)據如人體的血液，是系統(tǒng)運行的支撐和前提，基礎數(shù)據則是系統(tǒng)信息的根源，由此構筑統(tǒng)一的信息共享平臺。可以說，造成項目延期，系統(tǒng)不能順利切換，或系統(tǒng)用不起來，八成是因為基礎數(shù)據不準確。

一、 什么是基礎數(shù)據

杭州OA系統(tǒng)的基礎數(shù)據量大面廣，從不同角度可以有不同的分類，如靜態(tài)數(shù)據和動態(tài)數(shù)據，顯性數(shù)據和隱性數(shù)據，主數(shù)據和輔助數(shù)據。靜態(tài)數(shù)據是不隨時間或其它數(shù)據變化而變化的數(shù)據，是企業(yè)公用的數(shù)據，同時又是動態(tài)數(shù)據的基礎。靜態(tài)數(shù)據包括系統(tǒng)設置所用到的數(shù)據和系統(tǒng)運行實際業(yè)務所用到的數(shù)據，具體有會計科目、各種比率參數(shù)、庫位和物料主文件、BOM表、供應商主文件、客戶主文件、賬號及銀行主文件等。動態(tài)數(shù)據是每筆具體業(yè)務發(fā)生時產生的數(shù)據，它隨時間點不同而變動。動態(tài)數(shù)據按照時點來分，又可以分為期初數(shù)據和日常數(shù)據。期初數(shù)據包括系統(tǒng)上線切換時點的總賬余額、車間在制品余額、庫存余額、未結三大訂單（CO、PO、MO）。

從另一角度來說，物料主文件、BOM、供應商/客戶信息、會計科目等屬于顯性數(shù)據，而系統(tǒng)配置的各種參數(shù)則是隱性數(shù)據，這些數(shù)據在業(yè)務中雖不可見，但卻能影響到系統(tǒng)運算的結果。對另一種劃分方式而言，顯性數(shù)據如物料主文件、BOM、供應商/客戶信息、會計科目又被稱為主數(shù)據，而會計期間、貨幣和匯率、銀行主文件、工廠日歷、付款方式、計量單位、結算方式、憑證類型等數(shù)據稱之為輔助數(shù)據。

杭州OA系統(tǒng)就是根據這些基礎數(shù)據，按照內部邏輯經過運算形成各種報告報表，供人來掌握經營生產狀況，從而進行分析和決策的。

二、 如何整理基礎數(shù)據

基礎數(shù)據整理是實施過程頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易出錯的部分，是一項艱苦細致的工作。

1、成立數(shù)據小組，確定工作進度。

艱苦細致的工作要有踏實能干的團隊擔當，嚴密的計劃和合理的組織是完成這項艱巨工作保證。數(shù)據小組成員從各個部門的業(yè)務人員中抽調，由項目經理或指定的專人負責數(shù)據小組的全面領導工作。數(shù)據小組的職責是分析數(shù)據準備的范圍，建立杭州OA編碼體系，組織必要的培訓，制作數(shù)據搜集表格模板，監(jiān)督數(shù)據收集質量，并負責數(shù)據的最終導入和使用。在工作執(zhí)行上，數(shù)據小組要根據杭州OA項目的實施進度，制定基礎數(shù)據整理的時間表，安排好小組成員的分工，并定期召開小組會議，溝通問題，推進工作。

2、數(shù)據整理自下而上、先易后難。

任何工作都需要講究方式方法，數(shù)據整理概莫能外。杭州OA基礎數(shù)據整理一般應遵循先易后難的工作次序，容易整理的公共數(shù)據先行整理，需要多次求精的局部數(shù)據后行整理。靜態(tài)數(shù)據相對固定，且花費時間長，可以先開始整理，動態(tài)數(shù)據在系統(tǒng)切換前整理即可。

第一手資料和數(shù)據存在生產第一線，要將這些散亂的數(shù)據加以收集整理，很大程度上必須依賴企業(yè)的基層人員。因此，編碼小組應該在與一線人員充分溝通交流的基礎上設計出他們能夠理解和操作的數(shù)據收集表格，系統(tǒng)所需的字段信息應囊括在表格中，下發(fā)到各個部門以供基層人員收集、記錄數(shù)據之用。其實在沒上系統(tǒng)前，很多數(shù)據雖然存在，但沒有量化，收集的過程通常要根據數(shù)據的歷史經驗值統(tǒng)計得出。數(shù)據也不會一次就能拿準，所以要做好每次版本的更新和管理，數(shù)據不能亂而且要越來越精確?；鶎訉?shù)據上報數(shù)據小組之前，部門應召集業(yè)務骨干和有經驗的師傅對表格數(shù)據逐一討論和檢查，確保沒有遺漏、重復,也沒有過時、失實的數(shù)據。

3、把好數(shù)據錄入關。

各部門報來的數(shù)據不是孤立無關的，數(shù)據小組在拿齊基層報來的數(shù)據后，必須做好各部門人員的溝通與協(xié)調工作，綜合平衡后再進行統(tǒng)計匯總。然后，備份電子文檔和紙制文檔，并注明整理人員、完成時間和最后版本，再由專人錄入系統(tǒng)。手工錄入是艱巨而枯燥的重復工作，時間長了容易出錯，可以配合EXCEL表批量導入辦法，有條件的也可以編寫數(shù)據轉換程序實現(xiàn)更快速更完美的錄入。為保障數(shù)據錄入的質量，可以建立相應獎懲制度，一方面可以提高錄入人員的積極性，同時也督促其在錄入的同時進行認真的檢查。