淺談系統(tǒng)上線前如何進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

業(yè)界流傳很廣的一句話是“三分技術(shù)，七分管理，十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，如果輸入系統(tǒng)的是垃圾，輸出的也必然是垃圾。由此可見，數(shù)據(jù)對杭州OA系統(tǒng)的重要性。數(shù)據(jù)如人體的血液，是系統(tǒng)運(yùn)行的支撐和前提，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)則是系統(tǒng)信息的根源，由此構(gòu)筑統(tǒng)一的信息共享平臺?？梢哉f，造成項目延期，系統(tǒng)不能順利切換，或系統(tǒng)用不起來，八成是因為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

一、 什么是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

杭州OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量大面廣，從不同角度可以有不同的分類，如靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)，顯性數(shù)據(jù)和隱性數(shù)據(jù)，主數(shù)據(jù)和輔助數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)是不隨時間或其它數(shù)據(jù)變化而變化的數(shù)據(jù)，是企業(yè)公用的數(shù)據(jù)，同時又是動態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。靜態(tài)數(shù)據(jù)包括系統(tǒng)設(shè)置所用到的數(shù)據(jù)和系統(tǒng)運(yùn)行實(shí)際業(yè)務(wù)所用到的數(shù)據(jù)，具體有會計科目、各種比率參數(shù)、庫位和物料主文件、BOM表、供應(yīng)商主文件、客戶主文件、賬號及銀行主文件等。動態(tài)數(shù)據(jù)是每筆具體業(yè)務(wù)發(fā)生時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，它隨時間點(diǎn)不同而變動。動態(tài)數(shù)據(jù)按照時點(diǎn)來分，又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。期初數(shù)據(jù)包括系統(tǒng)上線切換時點(diǎn)的總賬余額、車間在制品余額、庫存余額、未結(jié)三大訂單(CO、PO、MO)。

從另一角度來說，物料主文件、BOM、供應(yīng)商/客戶信息、會計科目等屬于顯性數(shù)據(jù)，而系統(tǒng)配置的各種參數(shù)則是隱性數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)中雖不可見，但卻能影響到系統(tǒng)運(yùn)算的結(jié)果。對另一種劃分方式而言，顯性數(shù)據(jù)如物料主文件、BOM、供應(yīng)商/客戶信息、會計科目又被稱為主數(shù)據(jù)，而會計期間、貨幣和匯率、銀行主文件、工廠日歷、付款方式、計量單位、結(jié)算方式、憑證類型等數(shù)據(jù)稱之為輔助數(shù)據(jù)。

杭州OA系統(tǒng)就是根據(jù)這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，按照內(nèi)部邏輯經(jīng)過運(yùn)算形成各種報告報表，供人來掌握經(jīng)營生產(chǎn)狀況，從而進(jìn)行分析和決策的。

二、 如何整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理是實(shí)施過程頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易出錯的部分，是一項艱苦細(xì)致的工作。

1、成立數(shù)據(jù)小組，確定工作進(jìn)度。

艱苦細(xì)致的工作要有踏實(shí)能干的團(tuán)隊擔(dān)當(dāng)，嚴(yán)密的計劃和合理的組織是完成這項艱巨工作保證。數(shù)據(jù)小組成員從各個部門的業(yè)務(wù)人員中抽調(diào)，由項目經(jīng)理或指定的專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)小組的全面領(lǐng)導(dǎo)工作。數(shù)據(jù)小組的職責(zé)是分析數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的范圍，建立杭州OA編碼體系，組織必要的培訓(xùn)，制作數(shù)據(jù)搜集表格模板，監(jiān)督數(shù)據(jù)收集質(zhì)量，并負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的最終導(dǎo)入和使用。在工作執(zhí)行上，數(shù)據(jù)小組要根據(jù)杭州OA項目的實(shí)施進(jìn)度，制定基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的時間表，安排好小組成員的分工，并定期召開小組會議，溝通問題，推進(jìn)工作。

2、數(shù)據(jù)整理自下而上、先易后難。

任何工作都需要講究方式方法，數(shù)據(jù)整理概莫能外。杭州OA基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理一般應(yīng)遵循先易后難的工作次序，容易整理的公共數(shù)據(jù)先行整理，需要多次求精的局部數(shù)據(jù)后行整理。靜態(tài)數(shù)據(jù)相對固定，且花費(fèi)時間長，可以先開始整理，動態(tài)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)切換前整理即可。

第一手資料和數(shù)據(jù)存在生產(chǎn)第一線，要將這些散亂的數(shù)據(jù)加以收集整理，很大程度上必須依賴企業(yè)的基層人員。因此，編碼小組應(yīng)該在與一線人員充分溝通交流的基礎(chǔ)上設(shè)計出他們能夠理解和操作的數(shù)據(jù)收集表格，系統(tǒng)所需的字段信息應(yīng)囊括在表格中，下發(fā)到各個部門以供基層人員收集、記錄數(shù)據(jù)之用。其實(shí)在沒上系統(tǒng)前，很多數(shù)據(jù)雖然存在，但沒有量化，收集的過程通常要根據(jù)數(shù)據(jù)的歷史經(jīng)驗值統(tǒng)計得出。數(shù)據(jù)也不會一次就能拿準(zhǔn)，所以要做好每次版本的更新和管理，數(shù)據(jù)不能亂而且要越來越精確。基層將數(shù)據(jù)上報數(shù)據(jù)小組之前，部門應(yīng)召集業(yè)務(wù)骨干和有經(jīng)驗的師傅對表格數(shù)據(jù)逐一討論和檢查，確保沒有遺漏、重復(fù),也沒有過時、失實(shí)的數(shù)據(jù)。

3、把好數(shù)據(jù)錄入關(guān)。

各部門報來的數(shù)據(jù)不是孤立無關(guān)的，數(shù)據(jù)小組在拿齊基層報來的數(shù)據(jù)后，必須做好各部門人員的溝通與協(xié)調(diào)工作，綜合平衡后再進(jìn)行統(tǒng)計匯總。然后，備份電子文檔和紙制文檔，并注明整理人員、完成時間和最后版本，再由專人錄入系統(tǒng)。手工錄入是艱巨而枯燥的重復(fù)工作，時間長了容易出錯，可以配合EXCEL表批量導(dǎo)入辦法，有條件的也可以編寫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序?qū)崿F(xiàn)更快速更完美的錄入。為保障數(shù)據(jù)錄入的質(zhì)量，可以建立相應(yīng)獎懲制度，一方面可以提高錄入人員的積極性，同時也督促其在錄入的同時進(jìn)行認(rèn)真的檢查。

三、基礎(chǔ)資料的后續(xù)維護(hù)

數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)的生命，錯誤的數(shù)據(jù)不但沒有任何意義，而且干擾生產(chǎn)。外界環(huán)境和生產(chǎn)情況在不斷變化，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度是個相對的概念，目前數(shù)據(jù)準(zhǔn)確并不代表一直都準(zhǔn)確。所以對于靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)都要不斷調(diào)整和優(yōu)化，這是長期的、無止境的。

及時錄入是保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的前提。數(shù)據(jù)延遲錄入，造成系統(tǒng)數(shù)與實(shí)際數(shù)不一致，系統(tǒng)可信度和實(shí)用度降低。為了防止這種問題的發(fā)生，要教育系統(tǒng)操作人員做到日事日畢，業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)錄入同步進(jìn)行，單據(jù)錄入不過夜，不搞積壓突擊錄入。

持續(xù)維護(hù)是提高數(shù)據(jù)質(zhì)量的保證。不管如何努力，數(shù)據(jù)都不大可能百分百的準(zhǔn)確，我們所談的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確是指數(shù)據(jù)的錯誤率控制在可以接受的范圍之內(nèi)。所以，重要的是在具體工作中，通過系統(tǒng)運(yùn)行結(jié)果與實(shí)際進(jìn)行校驗，不斷修正數(shù)據(jù)和參數(shù)，使其逐步貼近生產(chǎn)、符合實(shí)際。

總之，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理是個艱苦細(xì)致的工作，數(shù)據(jù)質(zhì)量的提高是個漸進(jìn)和求精的過程。實(shí)施杭州OA的企業(yè)一定要高度重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理，如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)達(dá)到了及時性、準(zhǔn)確性和完整性的要求，系統(tǒng)切換上線只是水到渠成，杭州OA發(fā)揮效益也將近在咫尺。