高校招生綜合信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究

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　　摘　要：文章依據(jù)學(xué)校實(shí)際主要論述了該系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)的可行性分析、需求分析以及在前期分析的基礎(chǔ)上進(jìn)行的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，對(duì)高校招生信息化管理工作研究和實(shí)踐有一定的指導(dǎo)意義。 　　關(guān)鍵詞：系統(tǒng)設(shè)計(jì)；招生信息；管理系統(tǒng) 　　中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B 文章編號(hào)：1673-8454（2013）11-0037-05
　　信息技術(shù)的高速發(fā)展，推動(dòng)了普通高校招生錄取方式的重大變革。現(xiàn)在的遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取已經(jīng)采用由教育部研發(fā)的“全國(guó)高校招生遠(yuǎn)程錄取子系統(tǒng)”，給招生錄取工作帶來(lái)了極大的方便。但是，目前還沒(méi)有一套完整的管理信息系統(tǒng)與之銜接，高校基本上以人工或半自動(dòng)化方式，完成每年招生后期的管理工作。近年來(lái)，隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，招生數(shù)量逐年增加，招生后期的數(shù)據(jù)處理與迎新工作等任務(wù)都十分繁重，傳統(tǒng)的工作方式已不能適應(yīng)目前招生工作的要求。所以，為方便高校自己的管理和應(yīng)用，研制開(kāi)發(fā)實(shí)用的招生管理信息系統(tǒng)是十分有必要的工作。 　　一、系統(tǒng)可行性分析 　　本文要設(shè)計(jì)并實(shí)際開(kāi)發(fā)一個(gè)基于Web的高校招生綜合信息管理平臺(tái)系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)招生錄取后期大量招生數(shù)據(jù)的處理并輔助招生工作的部署與決策。經(jīng)過(guò)實(shí)際論證和調(diào)研，認(rèn)為本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)是可行的，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面： 　　1.技術(shù)方面 　　目前軟件編程技術(shù)、Web開(kāi)發(fā)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等已經(jīng)發(fā)展的相當(dāng)成熟，研究者所積累的招生工作經(jīng)驗(yàn)、招生信息和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)能力，完全能夠開(kāi)發(fā)一個(gè)能夠滿足招生工作要求的招生綜合信息管理平臺(tái)。本研究所需的硬軟件環(huán)境、人員與信息資源都已具備，不存在技術(shù)難關(guān)與風(fēng)險(xiǎn)。因此開(kāi)展本研究在技術(shù)上是可行的。 　　2.經(jīng)濟(jì)方面 　　作為學(xué)?？蒲谢鹬С值捻?xiàng)目，本研究有基本的資金支持。由于學(xué)院建有功能較為完善的校園網(wǎng)，不需要額外支出軟硬件及工程安裝費(fèi)用。所涉及工作人員都具有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，不需要額外培訓(xùn)費(fèi)用。同時(shí)，系統(tǒng)成熟后可以推廣到其他高校，在宣傳本校的同時(shí)可以獲得一些社會(huì)效益。因此，本研究具有良好的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，值得研究與開(kāi)發(fā)。 　　3.操作方面 　　本研究所涉及的人員之間對(duì)招生管理的工作相對(duì)比較熟悉。因此，對(duì)于系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)、預(yù)運(yùn)行和運(yùn)行，有良好的溝通基礎(chǔ)，有利于問(wèn)題的交流和解決，也有利于系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)和完善。同時(shí)，學(xué)校的校園網(wǎng)環(huán)境便于系統(tǒng)的測(cè)試和使用。此外，建立和運(yùn)行招生信息管理系統(tǒng)適應(yīng)高校信息化建設(shè)大趨勢(shì)，既符合國(guó)家教育部的有關(guān)招生政策，也不存在任何法律問(wèn)題。因此，此項(xiàng)開(kāi)發(fā)與研究，在操作方面是可行的。 　　二、系統(tǒng)需求分析與設(shè)計(jì) 　　本研究首先從分析聊城大學(xué)東昌學(xué)院的基本情況入手，充分了解系統(tǒng)要解決的實(shí)際問(wèn)題，分析出原始的業(yè)務(wù)流程，信息數(shù)據(jù)的流向，提煉出系統(tǒng)的關(guān)鍵功能要求和性能要求。 　　1.系統(tǒng)需求分析 　　聊城大學(xué)東昌學(xué)院是一所教育部批準(zhǔn)設(shè)立的獨(dú)立學(xué)院。目前，學(xué)校全日制在校生近6000人。校園分南北兩個(gè)校區(qū)，高速光纖校園網(wǎng)已遍布整個(gè)校園，主干網(wǎng)已達(dá)到1Gbps，100Mbps到桌面，為學(xué)校信息化應(yīng)用奠定了良好的基礎(chǔ)。 　　學(xué)校的數(shù)據(jù)資源分布在不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器上，辦公室不集中，各部門工作人員計(jì)算機(jī)操作水平差別較大，對(duì)數(shù)據(jù)的處理能力差異較大，所用數(shù)據(jù)和格式復(fù)雜，給數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和交換帶來(lái)了極大的不便。 本系統(tǒng)在設(shè)計(jì)初期就考慮到這些因素，要盡可能地具有大的包容性和易用性。招生辦公室作為招生信息的集中部門，可以起到領(lǐng)航和控制的作用。在充分考慮各不同用戶需求的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)工作主要圍繞招生辦公室的業(yè)務(wù)需要進(jìn)行。 　?。?）原始業(yè)務(wù)流程 　　在使用“綜合信息管理平臺(tái)”系統(tǒng)之前，招生數(shù)據(jù)主要以DBF和XLS兩種格式通過(guò)郵件或優(yōu)盤拷貝進(jìn)行傳遞，操作速度慢，流程經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)，數(shù)據(jù)錯(cuò)誤機(jī)會(huì)大，重復(fù)勞動(dòng)多。因此，給工作帶來(lái)了極大的不便。原始的主要工作業(yè)務(wù)流程如圖1所示。 　　圖中的各步驟分別由學(xué)校對(duì)應(yīng)的各業(yè)務(wù)部門來(lái)完成，因?yàn)槭菃螜C(jī)分別獨(dú)立操作，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)各種問(wèn)題和錯(cuò)誤。所以，就要多次反復(fù)核對(duì)。從而浪費(fèi)了大量時(shí)間、人力和物力。具體如下： 　　1）招生信息的收集和發(fā)布單位為招生辦。計(jì)劃信息要以郵件、電話或紙質(zhì)形式傳遞給系部。對(duì)于錄取數(shù)據(jù)，因?yàn)楦鞑块T的用途不同，所要求的數(shù)據(jù)格式和結(jié)構(gòu)也不同。招生辦要根據(jù)不同職能部門（如財(cái)務(wù)處、學(xué)生處、教務(wù)處、系部等）所要求的格式進(jìn)行處理和分發(fā)，而且數(shù)據(jù)更新時(shí)（如遇轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)或補(bǔ)錄等情況）還要重新整理、重新分發(fā)。大量復(fù)雜重復(fù)的操作極易引發(fā)錯(cuò)誤的出現(xiàn)。 　　2）新生報(bào)到期間，新生按照規(guī)定的流程到各系部和部門辦理報(bào)到手續(xù)。 　　系部按照從招生辦獲取的數(shù)據(jù)，進(jìn)行新生的報(bào)到登記等手續(xù)的辦理。如遇到有新生要求轉(zhuǎn)專業(yè)的情況，系部數(shù)據(jù)就要變化和改動(dòng)，此時(shí)手工更改信息是造成出錯(cuò)的一個(gè)重要原因。 　　新生辦完登記手續(xù)之后要去財(cái)務(wù)繳費(fèi)，中途有部分新生因各種緣由不再繼續(xù)辦理報(bào)到手續(xù)，或者有的新生在此期間辦理了“借讀”（保留學(xué)籍到外校讀書）的手續(xù)，由此造成了系部數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)等的不一致，也是產(chǎn)生錯(cuò)誤的又一原因。 　　3）系部和財(cái)務(wù)等在新生報(bào)到結(jié)束，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)因操作不熟練、人工輸入和改動(dòng)極易出現(xiàn)錯(cuò)誤。 　　4）招辦在匯總時(shí)，對(duì)來(lái)自不同系部的新生報(bào)到數(shù)據(jù)（往往是XLS格式，而且數(shù)據(jù)類型又不統(tǒng)一）進(jìn)行整合處理。出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率也是有的。 　　招辦對(duì)來(lái)自財(cái)務(wù)處和系部的匯總表進(jìn)行比較，往往會(huì)出現(xiàn)眾多的不一致。這時(shí)，就需要對(duì)匯總情況進(jìn)行分系部打印進(jìn)行核對(duì)和再確認(rèn)。 　　5）系部收到招辦的待核對(duì)數(shù)據(jù)，進(jìn)行二次核對(duì)、統(tǒng)計(jì)和上報(bào)。 　　6）招辦在得到二次上報(bào)的數(shù)據(jù)后進(jìn)行匯總和核對(duì)。為確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，有時(shí)還要進(jìn)行新一輪的數(shù)據(jù)核對(duì)。 　　7）招辦對(duì)部分特殊學(xué)生（請(qǐng)假推遲報(bào)到、退學(xué)、借讀、審查清退等）進(jìn)行確認(rèn)，對(duì)無(wú)誤的數(shù)據(jù)進(jìn)行上報(bào)和再次轉(zhuǎn)交。 　?。?）基本業(yè)務(wù)要求 　　根據(jù)業(yè)務(wù)流程分析可以看出，“綜合信息管理平臺(tái)”系統(tǒng)以學(xué)生信息為主體，其次包含專業(yè)信息、計(jì)劃信息等。要承擔(dān)準(zhǔn)確及時(shí)地收集新生報(bào)到情況和進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)上報(bào)等重要任務(wù)。根據(jù)實(shí)際，本系統(tǒng)涉及的基本業(yè)務(wù)如下： 　　1）招生計(jì)劃的制定，系部和招辦要對(duì)計(jì)劃的申請(qǐng)和分配進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。 　　2）招辦要對(duì)錄取的源數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和更新，以供考生和相關(guān)部門人員查詢和下載。 　　3）招生部門對(duì)新生報(bào)到數(shù)據(jù)整理和向省級(jí)管理部門上報(bào)。 　　4）新生轉(zhuǎn)專業(yè)。涉及到學(xué)校有關(guān)系部領(lǐng)導(dǎo)、招辦及相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、院領(lǐng)導(dǎo)等。每一處都要審批簽字、登記甚至驗(yàn)印。一個(gè)流程走下來(lái)少則一個(gè)小時(shí)，多則甚至兩三天。本系統(tǒng)因此提供集中的管理模塊進(jìn)行網(wǎng)上協(xié)作辦公，各部門聯(lián)動(dòng)進(jìn)行，節(jié)約了時(shí)間，提高了效率。 　　5）招辦、相關(guān)部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)掌握新生錄取、報(bào)到和繳費(fèi)情況。學(xué)生報(bào)到以后，招辦、系部還要進(jìn)行新生資格審查、統(tǒng)計(jì)和將未報(bào)到學(xué)生退檔到相應(yīng)省招辦等任務(wù)。 　　（3）主要功能需求 　　對(duì)基本業(yè)務(wù)進(jìn)行總結(jié)和細(xì)化，得出本研究必須要實(shí)現(xiàn)的各功能點(diǎn)。 　　1）錄取數(shù)據(jù)發(fā)布：上傳、下載、查詢與統(tǒng)計(jì)分析。 　　2）電子檔案管理：生成與下載。 　　3）招生計(jì)劃管理：上傳、修改與查詢。 　　4）報(bào)到管理：報(bào)到狀態(tài)（報(bào)到、請(qǐng)假等）管理、報(bào)到統(tǒng)計(jì)與退檔管理。 　　5）專業(yè)調(diào)整管理：專業(yè)調(diào)整與專業(yè)調(diào)整狀態(tài)查詢。 　　6）用戶管理：添加、修改、刪除與權(quán)限分配。 　　7）系統(tǒng)接口：財(cái)務(wù)處、教務(wù)處、后勤處、學(xué)生處、系部、快遞公司（郵寄錄取通知書）等數(shù)據(jù)下載接口。 　　8）系統(tǒng)維護(hù)：包括系統(tǒng)代碼庫(kù)的設(shè)置，系統(tǒng)權(quán)限功能項(xiàng)目管理，數(shù)據(jù)庫(kù)的備份與恢復(fù)等系統(tǒng)維護(hù)功能。 　?。?）性能要求 　　系統(tǒng)的界面設(shè)計(jì)要充分考慮大多數(shù)用戶的使用習(xí)慣，給用戶提供一致、簡(jiǎn)潔、方便、快速的操作界面。同時(shí)，要求系統(tǒng)具備多用戶同時(shí)訪問(wèn)并發(fā)操作的性能，確保多個(gè)用戶操作時(shí)系統(tǒng)能夠穩(wěn)定的運(yùn)行。 　　在安全性要求方面，系統(tǒng)應(yīng)考慮采用一定的安全策略，特別是對(duì)于專業(yè)調(diào)整部分，要求能夠跟蹤審批人員的操作痕跡，使各管理人員能夠公正、公開(kāi)、快速地進(jìn)行。 　　從開(kāi)發(fā)和維護(hù)的角度考慮，系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)充分考慮其可擴(kuò)充性，盡量抽象化、參數(shù)化、模塊化，以便于后期維護(hù)和升級(jí)業(yè)務(wù)需求。系統(tǒng)應(yīng)提供后臺(tái)遠(yuǎn)程維護(hù)功能，便于及時(shí)處理各種問(wèn)題。 　　2.系統(tǒng)設(shè)計(jì) 　　（1）系統(tǒng)設(shè)計(jì) 　　根據(jù)需求分析，從系統(tǒng)開(kāi)發(fā)角度對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行整體設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)出系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)，配置合理的開(kāi)發(fā)環(huán)境和運(yùn)行環(huán)境。 　　1）系統(tǒng)環(huán)境的選擇 　　本系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)運(yùn)行在Internet上，數(shù)據(jù)庫(kù)采用Access，服務(wù)器端要求支持ASP等軟件環(huán)境。 　　2）開(kāi)發(fā)環(huán)境的選擇 　　操作系統(tǒng)為Windows2000以上，配置微軟的IIS，或netbox2.8；網(wǎng)頁(yè)編程工具采用ASP，VBScript，Dreamwaver8，數(shù)據(jù)庫(kù)采用Access。 　?。?）系統(tǒng)工作流程設(shè)計(jì) 　　根據(jù)招生工作業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)流向，設(shè)計(jì)出系統(tǒng)的基本業(yè)務(wù)流程。首先，在計(jì)劃申報(bào)階段，用戶登錄系統(tǒng)進(jìn)行計(jì)劃填報(bào)、修改等處理。然后，招生錄取階段，招辦將錄取的新生數(shù)據(jù)導(dǎo)入本系統(tǒng)，供考生查詢和各相關(guān)用戶下載使用。在新生報(bào)到階段，招辦、各系部等用戶登錄系統(tǒng)完成新生報(bào)到狀態(tài)的更新、專業(yè)調(diào)整等，并實(shí)時(shí)查看數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息。工作流程如圖2所示。 　　在整個(gè)流程圖中，專業(yè)調(diào)整的部分的工作流程如圖3所示。 　　（3）系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 　　根據(jù)系統(tǒng)工作流程圖，得出該系統(tǒng)具有五個(gè)重要功能，即招生計(jì)劃管理、新生報(bào)到管理、專業(yè)調(diào)整管理、系統(tǒng)接口管理、用戶管理和系統(tǒng)維護(hù)。將相關(guān)的業(yè)務(wù)流程組合，得出系統(tǒng)的主要功能：①系統(tǒng)登錄；②用戶管理；③計(jì)劃管理；④錄取數(shù)據(jù)發(fā)布；⑤數(shù)據(jù)查詢；⑥報(bào)到管理；⑦專業(yè)調(diào)整；⑧系統(tǒng)接口；⑨統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 　?。?）系統(tǒng)主要功能模塊 根據(jù)系統(tǒng)需求所描述的功能點(diǎn)，可以總結(jié)“綜合信息管理平臺(tái)”系統(tǒng)的主要功能模塊。如圖4所示。 　?。?）數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì) 　　數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的好壞直接影響到管理信息系統(tǒng)的效率和實(shí)現(xiàn)效果。合理地設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)可以提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的效率保證數(shù)據(jù)的完整和統(tǒng)一。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)分三個(gè)步驟進(jìn)行。 　　1）數(shù)據(jù)庫(kù)需求分析 　　數(shù)據(jù)庫(kù)需求分析即按照系統(tǒng)用戶需求為數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)提供依據(jù)。本系統(tǒng)根據(jù)不同用戶的需求，主要完成數(shù)據(jù)的上傳、修改、查詢與下載。針對(duì)該系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)特點(diǎn)，總結(jié)出如下需求： 　?、倜總€(gè)用戶有一種身份。 　?、谟脩艨梢允钦修k、系部、學(xué)生及其他職能部門身份。 　?、塾?jì)劃信息只有招辦用戶和系部用戶可以添加和修改。 　?、苄律鷶?shù)據(jù)（包括電子檔案）只有招辦用戶可以添加。其他用戶可以對(duì)部分信息進(jìn)行修改和查詢。 　　⑤通知公告信息。 　?、迣I(yè)調(diào)整分級(jí)按權(quán)限審核。 　?、邤?shù)據(jù)查詢和下載根據(jù)不同用戶有所區(qū)別。 　?、喙芾韱T對(duì)所有用戶的身份及權(quán)限信息可以添加和更改。 　　然后，根據(jù)系統(tǒng)功能分析和需求總結(jié)，設(shè)計(jì)出具體的的數(shù)據(jù)項(xiàng)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。 　　2）數(shù)據(jù)庫(kù)概念結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 　　根據(jù)得到的數(shù)據(jù)項(xiàng)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，就可以設(shè)計(jì)滿足需求的各種實(shí)體及相互關(guān)系。本系統(tǒng)規(guī)劃出的實(shí)體有：用戶信息、專業(yè)信息、學(xué)生信息、通知信息、報(bào)到狀態(tài)信息、專業(yè)調(diào)整單信息和計(jì)劃信息等實(shí)體。它們之間的關(guān)系如圖5所示。 　　3）數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 　　數(shù)據(jù)庫(kù)概念結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)完成之后就可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件轉(zhuǎn)化為實(shí)際的數(shù)據(jù)模型，即數(shù)據(jù)庫(kù)的邏輯結(jié)構(gòu)。本系統(tǒng)采用的是數(shù)據(jù)庫(kù)軟件Microsoft Access。 　　首先打開(kāi)Microsoft Access，新建一空數(shù)據(jù)庫(kù)，命名為zsdata.mdb，然后依次創(chuàng)建需要的幾個(gè)數(shù)據(jù)表。 　?、儆脩粜畔⒈?　　用戶信息表包括用戶編號(hào)、用戶名稱、密碼、權(quán)限等屬性。 　?、趯I(yè)信息表 　　專業(yè)信息表包括編號(hào)、專業(yè)名稱、層次、所屬學(xué)院、所屬系部、層次、計(jì)劃數(shù)等屬性。 　?、蹖W(xué)生信息表 　　學(xué)生信息表包括編號(hào)、考生號(hào)、姓名、性別、錄取專業(yè)、層次、錄取省份、投檔成績(jī)、投檔志愿、錄取時(shí)間、科類、報(bào)道情況、請(qǐng)假情況、報(bào)到時(shí)間、退檔情況、通知書編號(hào)、EMS（郵件）編號(hào)、備注等屬性。 　　④通知公告信息表 　　通知信息表包括編號(hào)、通知主題、通知內(nèi)容、發(fā)布人和發(fā)布時(shí)間等屬性。 　?、輬?bào)到狀態(tài)信息表 　　報(bào)到狀態(tài)信息表包括編號(hào)、報(bào)到狀態(tài)、報(bào)到狀態(tài)名稱等屬性。 　?、迣I(yè)調(diào)整單信息表 　　專業(yè)調(diào)整單信息表包括編號(hào)、調(diào)整單主題、考生號(hào)、姓名、錄取專業(yè)、現(xiàn)專業(yè)、調(diào)出系部、調(diào)入系部、審核提交、調(diào)出審批、調(diào)入審批、學(xué)校審批、最終審批、調(diào)整單狀態(tài)、IP、審批時(shí)間和備注等屬性。如表1所示，設(shè)置編號(hào)字段為主鍵。 　?、哂?jì)劃信息表 　　計(jì)劃信息表包括編號(hào)、專業(yè)名稱、科類、層次、年份、省份、計(jì)劃數(shù)、執(zhí)行計(jì)劃數(shù)和備注等屬性。如表2所示，設(shè)置編號(hào)字段為主鍵。 　　參考文獻(xiàn)： 　　[1]王進(jìn),張艷平.基于B/S模式的高校智能辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用[J].計(jì)算機(jī)應(yīng)用研究,2002,8(4):76-80. 　　[2]求是科技.ASP數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)技術(shù)與工程實(shí)踐[M].北京:人民郵電出版社,2004. 　　[3]王軼,趙毅,陳敏.我國(guó)教育信息化的20年回顧與展望[J].中國(guó)教育信息化,2009(17). 　　[4]胡官興.信息技術(shù)與學(xué)校管理的有效融合——教育現(xiàn)代化進(jìn)程中管理模式的必然變革[DB/OL]. http://www.ec.js.edu.cn/newsfiles/151/2009-08/19141.shtml. 　　[5]楊曉輝.從教育技術(shù)的發(fā)展看高等教育信息化建設(shè)[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2007(10). 　　[6]劉小園.基于ASP的招生信息動(dòng)態(tài)網(wǎng)站管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)[J].電腦知識(shí)與技術(shù),2009(9). 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