高校招生綜合信息管理系統(tǒng)設計研究

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　　摘　要：文章依據(jù)學校實際主要論述了該系統(tǒng)設計和開發(fā)的可行性分析、需求分析以及在前期分析的基礎上進行的系統(tǒng)設計，對高校招生信息化管理工作研究和實踐有一定的指導意義。 　　關鍵詞：系統(tǒng)設計；招生信息；管理系統(tǒng) 　　中圖分類號：TP393 文獻標志碼：B 文章編號：1673-8454（2013）11-0037-05
　　信息技術的高速發(fā)展，推動了普通高校招生錄取方式的重大變革?，F(xiàn)在的遠程網(wǎng)上錄取已經(jīng)采用由教育部研發(fā)的“全國高校招生遠程錄取子系統(tǒng)”，給招生錄取工作帶來了極大的方便。但是，目前還沒有一套完整的管理信息系統(tǒng)與之銜接，高?；旧弦匀斯せ虬胱詣踊绞剑瓿擅磕暾猩笃诘墓芾砉ぷ?。近年來，隨著高校規(guī)模的擴大，招生數(shù)量逐年增加，招生后期的數(shù)據(jù)處理與迎新工作等任務都十分繁重，傳統(tǒng)的工作方式已不能適應目前招生工作的要求。所以，為方便高校自己的管理和應用，研制開發(fā)實用的招生管理信息系統(tǒng)是十分有必要的工作。 　　一、系統(tǒng)可行性分析 　　本文要設計并實際開發(fā)一個基于Web的高校招生綜合信息管理平臺系統(tǒng)，以實現(xiàn)招生錄取后期大量招生數(shù)據(jù)的處理并輔助招生工作的部署與決策。經(jīng)過實際論證和調研，認為本系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)是可行的，主要表現(xiàn)在以下三個方面： 　　1.技術方面 　　目前軟件編程技術、Web開發(fā)技術和數(shù)據(jù)庫技術等已經(jīng)發(fā)展的相當成熟，研究者所積累的招生工作經(jīng)驗、招生信息和系統(tǒng)開發(fā)能力，完全能夠開發(fā)一個能夠滿足招生工作要求的招生綜合信息管理平臺。本研究所需的硬軟件環(huán)境、人員與信息資源都已具備，不存在技術難關與風險。因此開展本研究在技術上是可行的。 　　2.經(jīng)濟方面 　　作為學校科研基金支持的項目，本研究有基本的資金支持。由于學院建有功能較為完善的校園網(wǎng)，不需要額外支出軟硬件及工程安裝費用。所涉及工作人員都具有熟練的計算機操作技能，不需要額外培訓費用。同時，系統(tǒng)成熟后可以推廣到其他高校，在宣傳本校的同時可以獲得一些社會效益。因此，本研究具有良好的經(jīng)濟和社會效益，值得研究與開發(fā)。 　　3.操作方面 　　本研究所涉及的人員之間對招生管理的工作相對比較熟悉。因此，對于系統(tǒng)的設計開發(fā)、預運行和運行，有良好的溝通基礎，有利于問題的交流和解決，也有利于系統(tǒng)的設計開發(fā)和完善。同時，學校的校園網(wǎng)環(huán)境便于系統(tǒng)的測試和使用。此外，建立和運行招生信息管理系統(tǒng)適應高校信息化建設大趨勢，既符合國家教育部的有關招生政策，也不存在任何法律問題。因此，此項開發(fā)與研究，在操作方面是可行的。 　　二、系統(tǒng)需求分析與設計 　　本研究首先從分析聊城大學東昌學院的基本情況入手，充分了解系統(tǒng)要解決的實際問題，分析出原始的業(yè)務流程，信息數(shù)據(jù)的流向，提煉出系統(tǒng)的關鍵功能要求和性能要求。 　　1.系統(tǒng)需求分析 　　聊城大學東昌學院是一所教育部批準設立的獨立學院。目前，學校全日制在校生近6000人。校園分南北兩個校區(qū)，高速光纖校園網(wǎng)已遍布整個校園，主干網(wǎng)已達到1Gbps，100Mbps到桌面，為學校信息化應用奠定了良好的基礎。 　　學校的數(shù)據(jù)資源分布在不同類型的數(shù)據(jù)庫服務器上，辦公室不集中，各部門工作人員計算機操作水平差別較大，對數(shù)據(jù)的處理能力差異較大，所用數(shù)據(jù)和格式復雜，給數(shù)據(jù)統(tǒng)計和交換帶來了極大的不便。 本系統(tǒng)在設計初期就考慮到這些因素，要盡可能地具有大的包容性和易用性。招生辦公室作為招生信息的集中部門，可以起到領航和控制的作用。在充分考慮各不同用戶需求的基礎上，設計工作主要圍繞招生辦公室的業(yè)務需要進行。 　　（1）原始業(yè)務流程 　　在使用“綜合信息管理平臺”系統(tǒng)之前，招生數(shù)據(jù)主要以DBF和XLS兩種格式通過郵件或優(yōu)盤拷貝進行傳遞，操作速度慢，流程經(jīng)歷時間長，數(shù)據(jù)錯誤機會大，重復勞動多。因此，給工作帶來了極大的不便。原始的主要工作業(yè)務流程如圖1所示。 　　圖中的各步驟分別由學校對應的各業(yè)務部門來完成，因為是單機分別獨立操作，容易導致數(shù)據(jù)出現(xiàn)各種問題和錯誤。所以，就要多次反復核對。從而浪費了大量時間、人力和物力。具體如下： 　　1）招生信息的收集和發(fā)布單位為招生辦。計劃信息要以郵件、電話或紙質形式傳遞給系部。對于錄取數(shù)據(jù)，因為各部門的用途不同，所要求的數(shù)據(jù)格式和結構也不同。招生辦要根據(jù)不同職能部門（如財務處、學生處、教務處、系部等）所要求的格式進行處理和分發(fā)，而且數(shù)據(jù)更新時（如遇轉專業(yè)、退學或補錄等情況）還要重新整理、重新分發(fā)。大量復雜重復的操作極易引發(fā)錯誤的出現(xiàn)。 　　2）新生報到期間，新生按照規(guī)定的流程到各系部和部門辦理報到手續(xù)。 　　系部按照從招生辦獲取的數(shù)據(jù)，進行新生的報到登記等手續(xù)的辦理。如遇到有新生要求轉專業(yè)的情況，系部數(shù)據(jù)就要變化和改動，此時手工更改信息是造成出錯的一個重要原因。 　　新生辦完登記手續(xù)之后要去財務繳費，中途有部分新生因各種緣由不再繼續(xù)辦理報到手續(xù)，或者有的新生在此期間辦理了“借讀”（保留學籍到外校讀書）的手續(xù)，由此造成了系部數(shù)據(jù)和財務等的不一致，也是產生錯誤的又一原因。 　　3）系部和財務等在新生報到結束，數(shù)據(jù)統(tǒng)計時因操作不熟練、人工輸入和改動極易出現(xiàn)錯誤。 　　4）招辦在匯總時，對來自不同系部的新生報到數(shù)據(jù)（往往是XLS格式，而且數(shù)據(jù)類型又不統(tǒng)一）進行整合處理。出現(xiàn)錯誤的幾率也是有的。 　　招辦對來自財務處和系部的匯總表進行比較，往往會出現(xiàn)眾多的不一致。這時，就需要對匯總情況進行分系部打印進行核對和再確認。 　　5）系部收到招辦的待核對數(shù)據(jù)，進行二次核對、統(tǒng)計和上報。 　　6）招辦在得到二次上報的數(shù)據(jù)后進行匯總和核對。為確保數(shù)據(jù)準確，有時還要進行新一輪的數(shù)據(jù)核對。 　　7）招辦對部分特殊學生（請假推遲報到、退學、借讀、審查清退等）進行確認，對無誤的數(shù)據(jù)進行上報和再次轉交。 　?。?）基本業(yè)務要求 　　根據(jù)業(yè)務流程分析可以看出，“綜合信息管理平臺”系統(tǒng)以學生信息為主體，其次包含專業(yè)信息、計劃信息等。要承擔準確及時地收集新生報到情況和進行準確統(tǒng)計上報等重要任務。根據(jù)實際，本系統(tǒng)涉及的基本業(yè)務如下： 　　1）招生計劃的制定，系部和招辦要對計劃的申請和分配進行數(shù)據(jù)交換。 　　2）招辦要對錄取的源數(shù)據(jù)進行處理和更新，以供考生和相關部門人員查詢和下載。 　　3）招生部門對新生報到數(shù)據(jù)整理和向省級管理部門上報。 　　4）新生轉專業(yè)。涉及到學校有關系部領導、招辦及相關部門領導、院領導等。每一處都要審批簽字、登記甚至驗印。一個流程走下來少則一個小時，多則甚至兩三天。本系統(tǒng)因此提供集中的管理模塊進行網(wǎng)上協(xié)作辦公，各部門聯(lián)動進行，節(jié)約了時間，提高了效率。 　　5）招辦、相關部門和學校領導實時掌握新生錄取、報到和繳費情況。學生報到以后，招辦、系部還要進行新生資格審查、統(tǒng)計和將未報到學生退檔到相應省招辦等任務。 　?。?）主要功能需求 　　對基本業(yè)務進行總結和細化，得出本研究必須要實現(xiàn)的各功能點。 　　1）錄取數(shù)據(jù)發(fā)布：上傳、下載、查詢與統(tǒng)計分析。 　　2）電子檔案管理：生成與下載。 　　3）招生計劃管理：上傳、修改與查詢。 　　4）報到管理：報到狀態(tài)（報到、請假等）管理、報到統(tǒng)計與退檔管理。 　　5）專業(yè)調整管理：專業(yè)調整與專業(yè)調整狀態(tài)查詢。 　　6）用戶管理：添加、修改、刪除與權限分配。 　　7）系統(tǒng)接口：財務處、教務處、后勤處、學生處、系部、快遞公司（郵寄錄取通知書）等數(shù)據(jù)下載接口。 　　8）系統(tǒng)維護：包括系統(tǒng)代碼庫的設置，系統(tǒng)權限功能項目管理，數(shù)據(jù)庫的備份與恢復等系統(tǒng)維護功能。 　?。?）性能要求 　　系統(tǒng)的界面設計要充分考慮大多數(shù)用戶的使用習慣，給用戶提供一致、簡潔、方便、快速的操作界面。同時，要求系統(tǒng)具備多用戶同時訪問并發(fā)操作的性能，確保多個用戶操作時系統(tǒng)能夠穩(wěn)定的運行。 　　在安全性要求方面，系統(tǒng)應考慮采用一定的安全策略，特別是對于專業(yè)調整部分，要求能夠跟蹤審批人員的操作痕跡，使各管理人員能夠公正、公開、快速地進行。 　　從開發(fā)和維護的角度考慮，系統(tǒng)設計時應充分考慮其可擴充性，盡量抽象化、參數(shù)化、模塊化，以便于后期維護和升級業(yè)務需求。系統(tǒng)應提供后臺遠程維護功能，便于及時處理各種問題。 　　2.系統(tǒng)設計 　?。?）系統(tǒng)設計 　　根據(jù)需求分析，從系統(tǒng)開發(fā)角度對系統(tǒng)進行整體設計，設計出系統(tǒng)體系結構，配置合理的開發(fā)環(huán)境和運行環(huán)境。 　　1）系統(tǒng)環(huán)境的選擇 　　本系統(tǒng)采用B/S結構運行在Internet上，數(shù)據(jù)庫采用Access，服務器端要求支持ASP等軟件環(huán)境。 　　2）開發(fā)環(huán)境的選擇 　　操作系統(tǒng)為Windows2000以上，配置微軟的IIS，或netbox2.8；網(wǎng)頁編程工具采用ASP，VBScript，Dreamwaver8，數(shù)據(jù)庫采用Access。 　　（2）系統(tǒng)工作流程設計 　　根據(jù)招生工作業(yè)務流程和數(shù)據(jù)流向，設計出系統(tǒng)的基本業(yè)務流程。首先，在計劃申報階段，用戶登錄系統(tǒng)進行計劃填報、修改等處理。然后，招生錄取階段，招辦將錄取的新生數(shù)據(jù)導入本系統(tǒng)，供考生查詢和各相關用戶下載使用。在新生報到階段，招辦、各系部等用戶登錄系統(tǒng)完成新生報到狀態(tài)的更新、專業(yè)調整等，并實時查看數(shù)據(jù)統(tǒng)計信息。工作流程如圖2所示。 　　在整個流程圖中，專業(yè)調整的部分的工作流程如圖3所示。 　　（3）系統(tǒng)體系結構設計 　　根據(jù)系統(tǒng)工作流程圖，得出該系統(tǒng)具有五個重要功能，即招生計劃管理、新生報到管理、專業(yè)調整管理、系統(tǒng)接口管理、用戶管理和系統(tǒng)維護。將相關的業(yè)務流程組合，得出系統(tǒng)的主要功能：①系統(tǒng)登錄；②用戶管理；③計劃管理；④錄取數(shù)據(jù)發(fā)布；⑤數(shù)據(jù)查詢；⑥報到管理；⑦專業(yè)調整；⑧系統(tǒng)接口；⑨統(tǒng)計報表。 　?。?）系統(tǒng)主要功能模塊 根據(jù)系統(tǒng)需求所描述的功能點，可以總結“綜合信息管理平臺”系統(tǒng)的主要功能模塊。如圖4所示。 　?。?）數(shù)據(jù)庫設計 　　數(shù)據(jù)庫設計的好壞直接影響到管理信息系統(tǒng)的效率和實現(xiàn)效果。合理地設計數(shù)據(jù)庫結構可以提高數(shù)據(jù)存儲的效率保證數(shù)據(jù)的完整和統(tǒng)一。數(shù)據(jù)庫設計分三個步驟進行。 　　1）數(shù)據(jù)庫需求分析 　　數(shù)據(jù)庫需求分析即按照系統(tǒng)用戶需求為數(shù)據(jù)庫設計提供依據(jù)。本系統(tǒng)根據(jù)不同用戶的需求，主要完成數(shù)據(jù)的上傳、修改、查詢與下載。針對該系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫特點，總結出如下需求： 　　①每個用戶有一種身份。 　?、谟脩艨梢允钦修k、系部、學生及其他職能部門身份。 　?、塾媱澬畔⒅挥姓修k用戶和系部用戶可以添加和修改。 　　④新生數(shù)據(jù)（包括電子檔案）只有招辦用戶可以添加。其他用戶可以對部分信息進行修改和查詢。 　?、萃ㄖ嫘畔?。 　?、迣I(yè)調整分級按權限審核。 　?、邤?shù)據(jù)查詢和下載根據(jù)不同用戶有所區(qū)別。 　?、喙芾韱T對所有用戶的身份及權限信息可以添加和更改。 　　然后，根據(jù)系統(tǒng)功能分析和需求總結，設計出具體的的數(shù)據(jù)項和數(shù)據(jù)結構。 　　2）數(shù)據(jù)庫概念結構設計 　　根據(jù)得到的數(shù)據(jù)項和數(shù)據(jù)結構，就可以設計滿足需求的各種實體及相互關系。本系統(tǒng)規(guī)劃出的實體有：用戶信息、專業(yè)信息、學生信息、通知信息、報到狀態(tài)信息、專業(yè)調整單信息和計劃信息等實體。它們之間的關系如圖5所示。 　　3）數(shù)據(jù)庫邏輯結構設計 　　數(shù)據(jù)庫概念結構設計完成之后就可以通過數(shù)據(jù)庫軟件轉化為實際的數(shù)據(jù)模型，即數(shù)據(jù)庫的邏輯結構。本系統(tǒng)采用的是數(shù)據(jù)庫軟件Microsoft Access。 　　首先打開Microsoft Access，新建一空數(shù)據(jù)庫，命名為zsdata.mdb，然后依次創(chuàng)建需要的幾個數(shù)據(jù)表。 　?、儆脩粜畔⒈?　　用戶信息表包括用戶編號、用戶名稱、密碼、權限等屬性。 　?、趯I(yè)信息表 　　專業(yè)信息表包括編號、專業(yè)名稱、層次、所屬學院、所屬系部、層次、計劃數(shù)等屬性。 　　③學生信息表 　　學生信息表包括編號、考生號、姓名、性別、錄取專業(yè)、層次、錄取省份、投檔成績、投檔志愿、錄取時間、科類、報道情況、請假情況、報到時間、退檔情況、通知書編號、EMS（郵件）編號、備注等屬性。 　　④通知公告信息表 　　通知信息表包括編號、通知主題、通知內容、發(fā)布人和發(fā)布時間等屬性。 　?、輬蟮綘顟B(tài)信息表 　　報到狀態(tài)信息表包括編號、報到狀態(tài)、報到狀態(tài)名稱等屬性。 　?、迣I(yè)調整單信息表 　　專業(yè)調整單信息表包括編號、調整單主題、考生號、姓名、錄取專業(yè)、現(xiàn)專業(yè)、調出系部、調入系部、審核提交、調出審批、調入審批、學校審批、最終審批、調整單狀態(tài)、IP、審批時間和備注等屬性。如表1所示，設置編號字段為主鍵。 　?、哂媱澬畔⒈?　　計劃信息表包括編號、專業(yè)名稱、科類、層次、年份、省份、計劃數(shù)、執(zhí)行計劃數(shù)和備注等屬性。如表2所示，設置編號字段為主鍵。 　　參考文獻： 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