OA軟件知識

2015年最強悍OA辦公軟件系統(tǒng)的知識管理功能

　　協(xié)同OA辦公管理軟件系統(tǒng)之知識管理

　　作為企業(yè)最大財富的知識，沒有得到積累、共享和利用，并且隨著人員流動而喪失。我們需要從不同的地方收集信息：打電話，找文件，等待他人幫助，接收電子郵件和備忘錄。但是，這種信息獲取方式取決于個人能力，以及他人是否愿意提供。總之，獲取信息的效率太低。現(xiàn)在，很多公司致力于使用群組和網(wǎng)絡技術實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的快速、便捷的訪問---但信息仍然需要被復制，企業(yè)仍然需要維護不同的數(shù)據(jù)庫。

　　知識管理的目的是對文件的存放、閱讀和查找進行有效的組織與控制;并提供快捷的檢索工具。主要包括：知識管理、檔案管理、合同管理、知識文檔權限管理、制度規(guī)范管理。

　　建立企業(yè)規(guī)模的文檔管理機制，將目前主要由員工個人維護管理的文檔，集中在部門、公司一級進行管理，在這個基礎上實現(xiàn)文檔在企業(yè)范圍內(nèi)的共享和傳遞。“層次化”管理各種文檔，如參考檔案管理的模型和思路，將各種文檔分門別類進行層次化的目錄管理，以及使用關鍵字或全文索引，方便員工檢索和查閱文檔。實現(xiàn)對文檔處理周期的管理，包括文檔的撰寫、審閱、批準、發(fā)布、存檔等各個環(huán)節(jié)。對文檔進行版本控制，保證員工所訪問的是最新和有效的文檔。實現(xiàn)文檔處理過程的工作流自動化，如自動發(fā)送審批請求、自動催辦等。

　　更有效地進行安全性控制，在加強制定和實施組織檔保密制度的同時，也同時以信息技術的手段對各種文檔實行分層次、分級別的權限管理，通過系統(tǒng)日志等手段對重要文檔的使用情況進行監(jiān)督管理。

　　可以分不同的欄目進行管理;

　　有相互關聯(lián)的知識文檔可以建立必要的關聯(lián)，并能通過相關查找手段找到;

　　不同的角色對知識文檔有不同的操作權限;

　　提供較強大的搜索功能，可以支持內(nèi)容關鍵字的查詢，以便知識的快速查找和索取;

　　在工作流中流轉(zhuǎn)的文件(原件)可直接歸檔到知識管理模塊中已預先指定的檔案夾中，無需人工處理。

　　在系統(tǒng)其他業(yè)務功能模塊，例如協(xié)助區(qū)、會議管理、車輛管理等產(chǎn)生的知識文檔都可以自動歸檔進入知識管理模塊，形成工作體系知識與知識管理體系的良性循環(huán)。

　　按照不同的類型建立對應的知識類型進行歸類，集合各個部門、各個崗位、各個人員上的工作資料和知識，并充分進行分享利用。

　　可設置知識管理默認模板樣式。

　　知識文檔中可以設置打分，用戶可以對已發(fā)布的總結(jié)進行評論，另外在文檔上可直接新建工作流程，實現(xiàn)知識的推薦。

　　包含全文檢索功能。

　　建立培訓學習系統(tǒng)。通過流程驅(qū)動文檔方式來收集各個部門的培訓計劃，隨后通過信息門戶工具培訓計劃。