企業(yè)信息化項(xiàng)目監(jiān)控的階段管理

       項(xiàng)目監(jiān)控是圍繞項(xiàng)目，跟蹤進(jìn)度，掌握各項(xiàng)工作現(xiàn)狀，以便進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁Y源調(diào)配和進(jìn)度調(diào)整，確定活動(dòng)的開始和結(jié)束時(shí)間，并記錄實(shí)際的進(jìn)度情況，在一定情況下進(jìn)行路徑、風(fēng)險(xiǎn)等方面的分析。在實(shí)施項(xiàng)目的過(guò)程中，要隨時(shí)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，以使項(xiàng)目按計(jì)劃規(guī)定的進(jìn)度、技術(shù)指標(biāo)完成，并提供現(xiàn)階段工作的反饋信息，以利后續(xù)階段的順利開展和整個(gè)項(xiàng)目的完成。

       由于ERP項(xiàng)目涉及的人員多、時(shí)間跨度長(zhǎng)、實(shí)施難度大，為實(shí)現(xiàn)驗(yàn)收提出了嚴(yán)格的要求。那么，如何能在驗(yàn)收時(shí)，工作得到認(rèn)可，雙方順利結(jié)束項(xiàng)目，并實(shí)現(xiàn)各自目標(biāo)呢?這就需要在項(xiàng)目過(guò)程中，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容、產(chǎn)生的需求、建議解決方案、雙方結(jié)論等文檔化，并保證各節(jié)點(diǎn)要素存在的完整、正確性，得到雙方的一致認(rèn)可，那項(xiàng)目驗(yàn)收也就水到渠成。本文就實(shí)施中從哪些方面監(jiān)督和審核來(lái)輔助項(xiàng)目工作、協(xié)助項(xiàng)目驗(yàn)收談?wù)剛€(gè)人觀點(diǎn)。

       一、啟動(dòng)階段

       ERP實(shí)施是雙方工作的配合，實(shí)施過(guò)程通常是依照服務(wù)提供商的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目流程執(zhí)行。項(xiàng)目成立伊始，企業(yè)對(duì)ERP實(shí)施內(nèi)容是一個(gè)比較模糊的概念，企業(yè)方渴望對(duì)服務(wù)提供商的實(shí)施理念及實(shí)施方法有所了解，以便明確在實(shí)施過(guò)程中，具有哪些工作職責(zé)，負(fù)責(zé)那部分工作內(nèi)容。因此，企業(yè)方項(xiàng)目組成員應(yīng)要求服務(wù)提供商提供基本的項(xiàng)目作業(yè)流程及實(shí)施指導(dǎo)文件，審核人員監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部成員是否根據(jù)指導(dǎo)文件要求，按時(shí)建立內(nèi)部組織、管理制度，并對(duì)雙方需要明確的工作如實(shí)施規(guī)劃、調(diào)研配合等是否已按要求與服務(wù)提供商和業(yè)務(wù)部門確認(rèn)，以保障企業(yè)方利益。

       服務(wù)商的在此階段的審核監(jiān)督工作，一是項(xiàng)目?jī)?nèi)部交接，確保項(xiàng)目從售前轉(zhuǎn)移至實(shí)施中的工作文檔交接齊全，避免因?yàn)槁┙换蝈e(cuò)交文件，對(duì)實(shí)施顧問(wèn)理解項(xiàng)目帶來(lái)困難，增加現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施的重復(fù)工作量。二是監(jiān)督項(xiàng)目的質(zhì)量計(jì)劃評(píng)審，盡早識(shí)別項(xiàng)目難點(diǎn)重點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)劃實(shí)施步驟，明確項(xiàng)目管理制度、文檔管理辦法和內(nèi)部審核監(jiān)督內(nèi)容。三是監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研，調(diào)研工作要有目的、有計(jì)劃的進(jìn)行，調(diào)研全面。通過(guò)以上三點(diǎn)為ERP的實(shí)施打下良好的基礎(chǔ)。

       二、執(zhí)行階段

    業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)施主要包括系統(tǒng)安裝、方案確認(rèn)、編碼數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、模擬運(yùn)行和上線持續(xù)運(yùn)行等，本階段審核需結(jié)合工作內(nèi)容，將進(jìn)度、成本、質(zhì)量等因素綜合考慮，發(fā)現(xiàn)工作內(nèi)容與計(jì)劃目標(biāo)不一致、發(fā)生偏離時(shí)及時(shí)提醒，分析偏離原因，找到雙方實(shí)施的障礙，尋求適當(dāng)?shù)慕鉀Q方式，盡量降低雙方實(shí)施成本。客戶滿意度是服務(wù)質(zhì)量的直接體現(xiàn)，對(duì)于客戶每一次評(píng)價(jià)，應(yīng)給予重視，客戶的意見是服務(wù)提供商改進(jìn)的依據(jù)，審核中發(fā)現(xiàn)客戶滿意度降低，應(yīng)及早匯報(bào)，找出影響客戶滿意度的原因，進(jìn)行改進(jìn)。審核、監(jiān)督、糾正工作如出現(xiàn)延遲，隱含問(wèn)題可能變成了顯現(xiàn)問(wèn)題，易處理的問(wèn)題變成了重大事件，重大事件可能會(huì)造成不可挽回的局面，為將問(wèn)題的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，損失降到最少，使項(xiàng)目按期、按質(zhì)、按量完成。對(duì)本階段文檔的審核要求不能放松，要求審核人員有高度的責(zé)任心，認(rèn)真細(xì)致，熟悉各類文檔的填寫、編制規(guī)范，能判斷是否使用的標(biāo)準(zhǔn)的文檔模板，以保證段落章節(jié)完整，內(nèi)容不會(huì)缺失，依照不同文檔審核表中的審核要點(diǎn)，逐項(xiàng)核對(duì)，避免因個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，遺漏審核重要的問(wèn)題，同時(shí)，照章辦事可以保證審核順利快速而準(zhǔn)確的進(jìn)行。以下就幾個(gè)重要內(nèi)容，來(lái)闡述審核的關(guān)注點(diǎn)。

系統(tǒng)安裝過(guò)程，應(yīng)注意所使用的軟硬件環(huán)境與服務(wù)提供商的標(biāo)準(zhǔn)配置文檔要求是否相符，硬件配置差異及軟件版本的差異可能對(duì)將來(lái)的數(shù)據(jù)運(yùn)算性能和產(chǎn)品穩(wěn)定性能造成影響。在產(chǎn)品安裝完成后，確認(rèn)提供的手冊(cè)、光盤的配套附件齊全，方可在交接文檔中簽字確認(rèn)。

       方案是業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)施的指導(dǎo)依據(jù)及保障，有效的實(shí)施方案可以為企業(yè)流程進(jìn)行梳理，通過(guò)實(shí)施方案的指導(dǎo)和系統(tǒng)的應(yīng)用結(jié)合為企業(yè)帶來(lái)效益，因此，監(jiān)督方案有效性，是審核的重中之重。服務(wù)提供商在方案確定中應(yīng)監(jiān)督評(píng)審的通過(guò)情況，只有評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的方案，才能提供企業(yè)方作為指導(dǎo)依據(jù)，未通過(guò)評(píng)審的方案，可能會(huì)隱含著問(wèn)題原因分析不透徹、工作內(nèi)容不明確等風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致不合理的解決方案無(wú)法解決企業(yè)的實(shí)際問(wèn)題或較大的工作量無(wú)法明顯提升企業(yè)效益。在與企業(yè)方溝通確認(rèn)方案的過(guò)程中，企業(yè)方審核應(yīng)關(guān)注方案是否從根源暴露企業(yè)存在的問(wèn)題并提出合理的解決辦法、對(duì)企業(yè)的特殊業(yè)務(wù)流程及非通用性的處理方式是否考慮周全、存在疏漏或差異之處等，以便使服務(wù)提供商清楚erp系統(tǒng)是否能滿足業(yè)務(wù)要求。雙方溝通方案無(wú)誤后，監(jiān)督對(duì)方案的實(shí)施范圍和業(yè)務(wù)管理內(nèi)容確認(rèn)，這樣，企業(yè)ERP的推行也順理成章，同時(shí)降低實(shí)施阻力，避免工作的反復(fù)、項(xiàng)目的拖期。

       數(shù)據(jù)準(zhǔn)備及模擬運(yùn)行階段，應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，依照數(shù)據(jù)準(zhǔn)備原則，對(duì)進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、核對(duì)，避免數(shù)據(jù)導(dǎo)入和錄入過(guò)程中，出現(xiàn)大量錯(cuò)誤，錄入系統(tǒng)無(wú)法使用，或出現(xiàn)異常報(bào)錯(cuò)，數(shù)據(jù)類的錯(cuò)誤，對(duì)業(yè)務(wù)流程的正常運(yùn)行帶來(lái)影響，數(shù)據(jù)一旦進(jìn)入系統(tǒng)中，差錯(cuò)復(fù)雜，大大的影響了工作效率。另外，應(yīng)嚴(yán)格要求業(yè)務(wù)人員編寫操作規(guī)程，操作規(guī)程是業(yè)務(wù)人員使用系統(tǒng)的具體操作步驟和約束條件，保證此類文檔的完整保留，可以在實(shí)施顧問(wèn)離開現(xiàn)場(chǎng)以后，業(yè)務(wù)人員的工作也能保證有序進(jìn)行，如出現(xiàn)工作崗位調(diào)整或人員變動(dòng)，也不會(huì)為工作帶來(lái)被動(dòng)。

       系統(tǒng)一旦上線，便使用正式數(shù)據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)操作。在上線持續(xù)運(yùn)行一段時(shí)間后，系統(tǒng)穩(wěn)定，應(yīng)監(jiān)督雙方對(duì)工作進(jìn)行確認(rèn)，這是對(duì)雙方工作的認(rèn)可。對(duì)服務(wù)提供商來(lái)講，完成指導(dǎo)，輔助客戶完成業(yè)務(wù)系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，對(duì)于企業(yè)方來(lái)說(shuō)，結(jié)束手工業(yè)務(wù)處理，接受服務(wù)提供商的知識(shí)轉(zhuǎn)移。

       三、項(xiàng)目驗(yàn)收階段

       項(xiàng)目的最終驗(yàn)收?qǐng)?bào)告標(biāo)志著項(xiàng)目完結(jié)。如何能使服務(wù)提供商順利接收到一紙標(biāo)志著項(xiàng)目成功完結(jié)的報(bào)告是前期工作的凝結(jié)。本階段的審核，應(yīng)關(guān)注項(xiàng)目過(guò)程文檔的完整性，從項(xiàng)目啟動(dòng)到驗(yàn)收，由服務(wù)提供商提供的計(jì)劃、方案到企業(yè)方編制的操作規(guī)程、階段評(píng)價(jià)，均是判斷項(xiàng)目能否驗(yàn)收的重要內(nèi)容。另外，企業(yè)在實(shí)施階段，作業(yè)流程改善、作業(yè)規(guī)范形成、效益提升效果等都是實(shí)施的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，以上內(nèi)容的通過(guò)，標(biāo)志著項(xiàng)目審核工作的結(jié)束。

       以上是對(duì)審核工作的一點(diǎn)簡(jiǎn)要描述，工作中，應(yīng)掌握審核技巧，處理項(xiàng)目執(zhí)行中的相關(guān)事宜，真正的輔助項(xiàng)目順利實(shí)施和完成項(xiàng)目。項(xiàng)目監(jiān)控主要是為了避免制定好的項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃在實(shí)施過(guò)程中落空。主要的工作是將項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況與項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行比較，若發(fā)現(xiàn)某些要點(diǎn)的偏差比較大，超出了容許的誤差范圍，則應(yīng)及時(shí)作出分析，采取措施使項(xiàng)目回到正軌。