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泛普CEO總監(jiān)暢談協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用
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1、 協(xié)同OA整體價(jià)值點(diǎn)
協(xié)同OA從企事業(yè)機(jī)構(gòu)的應(yīng)用來看,可以看到總體具備以下幾大價(jià)值點(diǎn):
(1). 落實(shí)管理制度、工作流程自動(dòng)化
這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤,解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題,實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作流程,例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào),等等,都是一些流程化的工作,每個(gè)單位都會(huì)有大量的流程。通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化,就可以規(guī)范各項(xiàng)工作,提高單位協(xié)同工作的效率,極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。
(2). 知識(shí)文檔自動(dòng)化管理的自動(dòng)化
使各類的文檔(包括各種文件、知識(shí)、信息)能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用,并有一個(gè)方便的查找手段。
(3). 信息發(fā)布平臺(tái)
內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所,例如電子通告、新聞發(fā)布、電子論壇、電子刊物,使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在組織內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播,使員工能夠即時(shí)的了解組織內(nèi)部的發(fā)展動(dòng)態(tài)。?
(4). 內(nèi)部通訊平臺(tái)
建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng),短信系統(tǒng),即時(shí)通訊系統(tǒng)、論壇、個(gè)人博客等,使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。
(5). 輔助辦公
它牽涉的內(nèi)容比較多,像會(huì)議管理、車輛管理、辦公物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘^k公事務(wù)性的工作相結(jié)合的各種輔助辦公,要實(shí)現(xiàn)這個(gè)輔助辦公的自動(dòng)化。
(6). 信息集成
我們每一個(gè)單位,特別是企業(yè)都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng),如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。作為我們企業(yè)的信息源,往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成,使相關(guān)的人員能夠有效的獲得整體的信息,提高整體的反應(yīng)速度。?
(7). 實(shí)現(xiàn)分布式辦公
就是要解決分布式辦公和移動(dòng)辦公,要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公?,F(xiàn)在來講,市場(chǎng)競爭使企業(yè)的規(guī)模越來越大,地域分布越來越廣,移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。
2、 協(xié)同OA選型
上OA條件:
如果你準(zhǔn)備上OA辦公軟件,首先需回答好以下兩個(gè)問題:
(1). 了解自己的需求
是否能很清晰的了解自己的辦公需求,以及需求的重點(diǎn),OA軟件成功實(shí)施的重要前提,也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。就像你上街買一件日用品,日用品的種類很多,價(jià)格迥異,適合不同的消費(fèi)群體。所以第一步,你必須知道自己要什么。
(2). 組織保障
OA系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用,觸及大家的工作習(xí)慣,甚至各個(gè)業(yè)務(wù)部門利益,加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期,實(shí)施阻力較大,是否有一個(gè)強(qiáng)有力的組織保障是關(guān)鍵所在。很多單位視之為“一把手”工程,實(shí)不為過。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn);從調(diào)研廠商到選擇廠商;從實(shí)施組織到培訓(xùn)、試用……在整個(gè)過程中,信息部門、辦公室作為OA軟件推進(jìn)的責(zé)任部門,必須有有效的組織實(shí)施手段及方法。納入績效考核是較為可行的辦法。
很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū),這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū),供廣大用戶借鑒...
OA規(guī)劃:
在具備上OA的兩個(gè)本條件后,同時(shí)需要來規(guī)劃OA系統(tǒng),但是如果規(guī)劃自己的OA系統(tǒng),許多客戶單位并不清楚。只是看到別人都在實(shí)施了OA系統(tǒng)、自己也需要這樣的系統(tǒng)。但對(duì)于如何規(guī)劃問題則比較模糊。系統(tǒng)規(guī)劃包括這些問題的考慮:
• 實(shí)施目標(biāo)及明確需求?
• 是分期實(shí)施、還是一次性實(shí)施?
• 系統(tǒng)實(shí)施的范圍?是全單位,還是局部?
• 單位管理制度上是否前行,是否作好了改造的準(zhǔn)備?
• 資金是否到位?是否配備了專門的管理員負(fù)責(zé)?
在明確了以上問題后,便可以進(jìn)行市場(chǎng)咨詢、招標(biāo)等過程。一般情況下,專業(yè)的OA系統(tǒng)服務(wù)商往往會(huì)根據(jù)您的規(guī)劃、需求提出良好的建設(shè)和方案。
許多單位不明確時(shí),往往習(xí)慣于到其它單位“考察”,這是非常必要的。但是有一點(diǎn)須明白:OA系統(tǒng)代表著企業(yè)的管理思想、管理辦法、經(jīng)營思路,而各家與各家往往是不一樣的。所以考察不是看都實(shí)施了什么樣的功能?最重要的是要了解:
• 某些管理問題在系統(tǒng)中是如何解決的?
• 如何確保系統(tǒng)實(shí)施和推廣?
• 在過程中都遇到哪些難題,并且是如何解決的?
誤區(qū):
用OA系統(tǒng)實(shí)行辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為很多企事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部管理,提升辦公效率和辦公質(zhì)量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū),這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū),供廣大用戶借鑒。
誤區(qū)一:自己開發(fā)
自己開發(fā)OA更能夠滿足自身要求,還可以隨時(shí)升級(jí)、維護(hù),可控性強(qiáng),能避免上當(dāng)受騙,但實(shí)際上呢?
首先,OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來越多的學(xué)科技術(shù),包括計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫、圖形圖像等等,是一個(gè)需要綜合各種人才的團(tuán)隊(duì)工程,一個(gè)或者幾個(gè)普通程序員已經(jīng)很難做好;
其次,單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制,無法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢(shì),往往只能對(duì)市面上的OA系統(tǒng)和自己單位的辦公流程進(jìn)行簡單模仿和克隆,不能夠真正實(shí)現(xiàn)提升管理水平的目的;
再次,頻繁調(diào)整OA系統(tǒng)會(huì)嚴(yán)重影響員工的快速掌握和正常使用,延長融合期;
最后,開發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力、管理、時(shí)間成本,不可控因素很多,綜合費(fèi)用最低也要幾萬元,很多都要數(shù)十萬元,顯然得不償失。
因此除了個(gè)別特大型企業(yè)和敏感性單位,建議普通企業(yè)不必自己開發(fā)。
誤區(qū)二:功能越全越好
只要你肯付錢,軟件的功能是可以無限擴(kuò)充的,但這是你必需的么?
首先,容易造成功能閑置,系統(tǒng)空洞;
其次,功能越全,系統(tǒng)越復(fù)雜,使用越困難,維護(hù)越麻煩;
再次,功能多一點(diǎn),價(jià)格多一片,一次性投入太大;
最后,服務(wù)成本直線上升,隱形風(fēng)險(xiǎn)增大,甚至使應(yīng)用半途而廢。
選購OA系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該考慮一下自己的實(shí)際需求和支付能力,如果以適用為出發(fā)點(diǎn),那么就堅(jiān)決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能,選一個(gè)功能緊湊,滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。
其實(shí),就OA的功能來說,無論是冠群聯(lián)想、用友、合強(qiáng)還是不知名的小公司, 80%的內(nèi)容都是相同的,只不過應(yīng)用深度不同。而OA的功能每增加10%,價(jià)格至少會(huì)增加100%-300%,經(jīng)理人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那么多的費(fèi)用。
需要注意的是,為滿足中小企業(yè)客戶“小而全”的特點(diǎn),有的OA集成了人事、客戶、財(cái)務(wù)等功能模塊,這些模塊往往是“看起來很美”,并不能代替專業(yè)的管理軟件,只能做最簡單的記錄和備份工作。
誤區(qū)三:價(jià)格越貴越好
選擇的OA系統(tǒng)越貴,可能發(fā)生的問題就越少?
首先,判斷一個(gè)OA系統(tǒng)好不好的根本原則不是看它的價(jià)格,而是看它是否適合自己;
其次,價(jià)格越高,投入越大,負(fù)擔(dān)越重,風(fēng)險(xiǎn)越高;
再次,選擇價(jià)格昂貴的名牌產(chǎn)品,其實(shí)是在替廠家支付廣告費(fèi);
最后,產(chǎn)品可能沒有產(chǎn)品化,開發(fā)商還是按照項(xiàng)目在做,沒有成本優(yōu)勢(shì)。
我曾經(jīng)看到一個(gè)小公司在網(wǎng)站上給自己的OA標(biāo)價(jià)360000元,而銷售人員居然連它的功能都說不清楚,在線試用了一下,簡直是一塌糊涂。這就告誡選購者千萬擦亮眼睛,別迷信“一分價(jià)錢一分貨”,小心被奸商砸著。
對(duì)中小型單位而言,我認(rèn)為萬元左右的OA系統(tǒng)性價(jià)比最高,因?yàn)楣δ苄?、穩(wěn)定性、價(jià)格方面結(jié)合得最好。比如新思創(chuàng)OA,除滿足日常辦公需求外,還實(shí)現(xiàn)了信息流、工作流、知識(shí)流的協(xié)同管理,同時(shí)具有易上手、不限用戶、權(quán)限管理、簡CRM/yike/ target=_blank class=infotextkey>易客戶端、自定義工作流、終身免費(fèi)服務(wù)等特點(diǎn),而價(jià)格僅為7200元,這些特點(diǎn)很適合中小型單位。
誤區(qū)四:價(jià)格越低越好
價(jià)格低固然是好事,但是如果低到4000元以下就值得懷疑了,這里面是否有貓膩?
首先,質(zhì)量問題。這種價(jià)格極低的OA多是小公司和個(gè)人開發(fā)的,還有是個(gè)人離職后從原來的企業(yè)里帶出來的,產(chǎn)品的穩(wěn)定性、升級(jí)性、版權(quán)等都沒有保障;
其次,隱性成本。有的軟件看起來便宜,但是有用戶數(shù)限制,比如某OA軟件報(bào)價(jià)5800元,但是只支持20個(gè)初始用戶,另外每增加10個(gè)人需付2000元,這樣50個(gè)人的單位就得11800元,還有比這個(gè)更高的用戶費(fèi)呢。
最后,服務(wù)問題。這種軟件一般無法提供可靠的服務(wù),即使提供服務(wù)也要付出高昂的服務(wù)費(fèi)。軟件的服務(wù)是和產(chǎn)品融為一體的,軟件報(bào)價(jià)應(yīng)該包括一個(gè)合理的后續(xù)服務(wù)的費(fèi)用,不然用戶利益得不到有效的保障,服務(wù)費(fèi)就成了一個(gè)無底洞。
記住,過低的報(bào)價(jià)往往損失了軟件應(yīng)用的功能和服務(wù),是對(duì)客戶的不負(fù)責(zé)任。
還有很多原因?qū)е庐a(chǎn)品低于正常價(jià)格銷售,比如惡性競爭、搶占市場(chǎng)、爭奪用戶、產(chǎn)品剛上市或準(zhǔn)備退出市場(chǎng)等等,這就要求用戶不能貪圖便宜,最終損害了自己的利益。
誤區(qū)五:系統(tǒng)越透明、開放、越自由越好
網(wǎng)絡(luò)辦公就是讓一切都變得透明、開放、自由么?
開放必須是相對(duì)的,如果所有員工都可以在網(wǎng)上隨意瀏覽單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶資料、成本信息、配方工藝等重要文件,就很容易造成泄密,給企業(yè)帶來不可估量的損失。
為解決開放和保密的矛盾,好的OA系統(tǒng)都可以讓用戶很方便的進(jìn)行權(quán)限設(shè)置,這樣既方便各種文件在系統(tǒng)內(nèi)的統(tǒng)一管理又保證安全,管理者根據(jù)職位高低給員工設(shè)置不同的訪問權(quán)限,只有具有相應(yīng)權(quán)限的人才能夠看到這些資料,其他人則看不到。IBM的OA系統(tǒng)解決方案是軟硬件一體化的,具有更高的安全性。
誤區(qū)六:系統(tǒng)應(yīng)該完全符合單位的辦公模式
如果有人說他要找一個(gè)完全符合自己辦公模式的系統(tǒng),那么我要問:這樣的系統(tǒng)價(jià)值在哪里?
首先,軟件必須要體現(xiàn)它自身的思想和特點(diǎn),因?yàn)檫@是軟件的作用所在,價(jià)值體現(xiàn);
其次,OA系統(tǒng)不是將傳統(tǒng)辦公搬到網(wǎng)上,它融合了先進(jìn)的管理理念和積極的工作態(tài)度,體現(xiàn)了新的辦公方式;
再次,OA的公開、公正、透明會(huì)觸及某些人的私人利益,使之產(chǎn)生抵觸心理。
因?yàn)镺A系統(tǒng)是對(duì)舊模式的改造,所以會(huì)與舊有的辦公習(xí)慣和慣性思維產(chǎn)生一些沖突,必然有融合期,這就要求單位能夠積極創(chuàng)新,勇于變革,從觀念和行動(dòng)上除舊納新。
所以應(yīng)該選擇那些具有先進(jìn)的管理思想,能夠產(chǎn)生推動(dòng)作用OA產(chǎn)品,而不是一味的追求符合自己的使用習(xí)慣和使用上的簡單,也要主動(dòng)的去適應(yīng)軟件,因?yàn)橥苿?dòng)管理進(jìn)步是應(yīng)用軟件的最終目的。
為了讓用戶能夠順暢的工作。優(yōu)秀OA系統(tǒng)均可以讓用戶自定義工作流,化解了軟件模式化與單位個(gè)性化的之間的沖突。
誤區(qū)七:大企業(yè)開發(fā)的一定好
大企業(yè)開發(fā)的不一定好,即使好又真的適合你么?
首先,術(shù)業(yè)有專攻,大企業(yè)能做強(qiáng)某個(gè)軟件或者硬件,卻不一定能做好OA,因?yàn)樗鼈兪遣煌母拍睿?br />
其次,大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)價(jià)格驚人,往往是普通OA的數(shù)倍甚至數(shù)十倍;
再次,OA系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)和理念日漸成熟,很多公司都開發(fā)出了優(yōu)秀的OA軟件;
最后,大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來用,因?yàn)橹行∑髽I(yè)使用的版本需要具有中小企業(yè)特色,包括結(jié)構(gòu)、功能、流程、維護(hù)等。相反規(guī)模不是很大的公司開發(fā)出來的系統(tǒng)可能更實(shí)用,因?yàn)樗麄儗?duì)中小企業(yè)理解更直接,更深刻。
誤區(qū)八:選一個(gè)OA軟件來徹底改善管理
單位管理混亂,能通過一個(gè)軟件來解決問題么?
首先,管理混亂是因?yàn)闆]有規(guī)范的流程,而規(guī)范的流程需要人來制定,然后借助OA系統(tǒng)來讓流程得到有效的執(zhí)行;
其次,OA是一個(gè)工具,不具有主觀能動(dòng)性,管理中最重要的問題如激勵(lì)、分析、決策等等都需要人來完成;
再次,OA的作用是提高整個(gè)單位的辦公效率和辦公質(zhì)量,將人從低端工作中解放出來處理核心事務(wù)。
所以,過低或過高的看待OA的作用都是不正確的,只有提高整個(gè)單位的人員素質(zhì),特別是領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì),才能徹底提高管理水平。當(dāng)然也不是說必須讓管理變得完美之后再來應(yīng)用OA,OA與人的作用應(yīng)該是相輔相成、互相促進(jìn)。
誤區(qū)九:一步到位,一勞永逸
一步到位就能一勞永逸么?
首先,企業(yè)發(fā)展不會(huì)一步到位,人員、規(guī)模、制度、思維、文化等都在不斷的調(diào)整、改進(jìn)中;
其次,產(chǎn)品發(fā)展不會(huì)一步到位,應(yīng)用技術(shù)、功能模塊、管理理念日新月異,必須時(shí)刻更新;
再次,社會(huì)發(fā)展不會(huì)一步到位,社會(huì)進(jìn)步突飛猛進(jìn),要么創(chuàng)新,要么淘汰。
任何軟件都是滿足當(dāng)前乃至未來一段時(shí)間的需要,不可能一步到位,一勞永逸。軟件沒有最好,只有更好,只有保持不斷的改進(jìn),才會(huì)保持持續(xù)的優(yōu)勢(shì)。所以在選擇軟件的時(shí)候,應(yīng)該選擇那些易于擴(kuò)充升級(jí)的。
誤區(qū)十:好的OA系統(tǒng)并不需要什么服務(wù)
服務(wù)既費(fèi)錢又麻煩,找個(gè)完善的OA來省卻諸多煩心事?
首先,買軟件只是第一步,真正的工作在于應(yīng)用,這是個(gè)長期的過程,沒有可靠的服務(wù)是不可能做好的;
其次,OA系統(tǒng)發(fā)展迅速,拒絕服務(wù)也就拒絕了持續(xù)改進(jìn)、持續(xù)領(lǐng)先的機(jī)會(huì);
再次,單位自己的維護(hù)人員的技術(shù)水平很難滿足技術(shù)發(fā)展需要。
其實(shí)從長遠(yuǎn)看,軟件商的服務(wù)更專業(yè),并且風(fēng)險(xiǎn)和成本更低,現(xiàn)在很多著名大企業(yè)都將IT服務(wù)外包,說明還是值得去做的。
總結(jié)來說,選擇OA有5大標(biāo)準(zhǔn),那就是理念先進(jìn),功能適用,使用方便,服務(wù)到位,價(jià)格合理。其中最重要的一點(diǎn)就是“適用”,買軟件之前一定先問問自己:我為什么要用OA?我用OA主要解決哪方面的問題?我準(zhǔn)備用這套OA解決幾年內(nèi)的問題?我主要用OA的哪些功能?哪些人、多少人要用OA?我能承受什么價(jià)格的OA……必須形成清晰的分析報(bào)告,而不是憑模糊的感覺來判斷,這樣你就可以將主動(dòng)權(quán)掌握在自己手里,而不被賣家的花言巧語所蠱惑和欺騙。
3、 協(xié)同OA需求建議
在實(shí)施一套OA系統(tǒng)之前,首先需要在規(guī)劃的基礎(chǔ)之上,細(xì)化具體的需求分析,在如果定義自己的OA需求,需要注意:
(1).需求陷阱------貪大求全
內(nèi)部需求的采集一般都是把一疊白紙發(fā)給各個(gè)業(yè)務(wù)部門,一段時(shí)間后收集上來匯總;然后從各個(gè)OA廠商的產(chǎn)品文檔中各抽取部分,然后整理出一個(gè)大而全,缺乏整體性考慮的需求。作為招標(biāo)文件,讓各個(gè)OA廠家去做方案。你還堅(jiān)持這些需求是客觀合理的,而且必須100%滿足,如是這樣,你離失敗不遠(yuǎn)了。為什么這樣說呢?
我們來看看,首先你搜集上來的各個(gè)業(yè)務(wù)部門的需求,很多是站在部門角度去考慮需求,普遍的情況是這些需求充滿著本來應(yīng)該歸納到業(yè)務(wù)范疇的應(yīng)用需求。依照這種需求,世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿足。面對(duì)這些需求中復(fù)雜的術(shù)語和深?yuàn)W晦澀的部門業(yè)務(wù)概念,作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的你未必能夠逐一甄別。
其次,你的需求要集各個(gè)OA軟件廠商之所長,而且要100%滿足。任何一家OA軟件產(chǎn)品,都有自己的特色,亮點(diǎn)。要一個(gè)集所有廠家之所長的產(chǎn)品幾無可能。如果一定要有的話,代價(jià)是實(shí)施周期無限期的延長,資金投入成倍的加大。直到開發(fā)出一個(gè)你認(rèn)為集各個(gè)OA軟件廠商之所長的產(chǎn)品來。實(shí)施周期無限期的延長與需求的不斷變化,永遠(yuǎn)沒有止境,最后項(xiàng)目只有不了了之,以失敗告終,這樣的前車之鑒還少嗎?
(2). 需求分析建議
所以你必須這么去整理需求,從繁雜浩瀚的細(xì)節(jié)中脫出身來,本位主義一概放到后面,先找到一個(gè)組織共性的需求———協(xié)同,然后才是關(guān)鍵部門的需求,最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各種需求,有你敬畏的上級(jí)提出的,有強(qiáng)勢(shì)部門提出的,有不起眼的人提出的,其技術(shù)難度和實(shí)施難度可能有天壤之別,你必須衡量輕重緩急以及其需求是否滿足對(duì)全局的成敗影響。否則這些匯總的需求將使得你毫無把握項(xiàng)目主干進(jìn)度的節(jié)奏的能力,雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補(bǔ)丁工程,重蹈前人久拖不上的覆轍。
4、 協(xié)同OA長期推廣
經(jīng)歷了ERP的一哄而上、盲目投資,經(jīng)歷了財(cái)務(wù)軟件鋪天蓋地的練兵,我們?cè)谧罱鼛啄暧瓉砹藚f(xié)同辦公系統(tǒng)的發(fā)展,并在應(yīng)用、管理軟件的汪洋大海中嶄露頭角。
當(dāng)軟件大軍又一哄而上、都來“協(xié)同”糊口的時(shí)候,泛普軟件網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)如藍(lán)色巨人IBM一樣在關(guān)注如何打造100%的客戶滿意率了。如何使項(xiàng)目成功?如何為客戶創(chuàng)造更多效益?如何使客戶與泛普軟件網(wǎng)絡(luò)共同成長?
98%的應(yīng)用率,100%的驗(yàn)收率,0失敗案例,看似簡單的數(shù)字,在國內(nèi)協(xié)同管理軟件市場(chǎng)普遍驗(yàn)收率不高、實(shí)施后缺乏有效推廣、應(yīng)用率低下、系統(tǒng)形同虛設(shè)的狀況下,這無疑是個(gè)奇跡。這樣的成績從何而來呢?
大家可能馬上想到了一定有靈活易用、功能強(qiáng)大的產(chǎn)品的支撐。沒錯(cuò),“關(guān)注客戶最實(shí)際的需求,開發(fā)客戶最易用的產(chǎn)品”,泛普軟件網(wǎng)絡(luò)協(xié)同軟件事業(yè)部總經(jīng)理徐海棠如是說。但是這只其中的一半,另外一半是泛普軟件項(xiàng)目實(shí)施方法論的支撐!
泛普軟件協(xié)同辦公系統(tǒng)項(xiàng)目有一整套的實(shí)施方法
確保泛普軟件協(xié)同辦公系統(tǒng)成功實(shí)施的有力保障是沉淀近十年、被稱為集體智慧結(jié)晶的《泛普軟件OA項(xiàng)目實(shí)施方法論》。此項(xiàng)目實(shí)施方法論涵蓋了項(xiàng)目實(shí)施的前前后后,將各種知識(shí)、技能、工具和技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目實(shí)施過程中,強(qiáng)有力的保障了項(xiàng)目的成功實(shí)施。
泛普軟件項(xiàng)目經(jīng)理的定位:泛普軟件培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理的要求是具備一定軟件技術(shù)的、更強(qiáng)調(diào)非技術(shù)方面的顧問咨詢、項(xiàng)目管理的綜合素質(zhì)很強(qiáng)的人才。有效控制項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目進(jìn)度、帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)成功完成項(xiàng)目實(shí)施,是泛普軟件項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé),而不是合同簽訂下來,派個(gè)會(huì)用產(chǎn)品的低端技術(shù)員去裝好產(chǎn)品就了事了。
泛普軟件項(xiàng)目經(jīng)理從軟件應(yīng)用的角度,幫助客戶的應(yīng)用效果最大化。泛普軟件項(xiàng)目經(jīng)理總在想方設(shè)法使客戶的系統(tǒng)發(fā)揮效益,而不是只要驗(yàn)收付款就萬事大吉。同一個(gè)軟件交給不同的人去用,他們的應(yīng)用效果絕不一樣。項(xiàng)目經(jīng)理的一個(gè)重要任務(wù)就是結(jié)合客戶的實(shí)際業(yè)務(wù)情況,指導(dǎo)客戶將已有功能用的爐火純青,使普通用戶能得到滿足需求的、美觀的、易用的、有創(chuàng)意的、靈活的、變通的功能應(yīng)用,從而幫助客戶實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用效果最大化。
泛普軟件項(xiàng)目經(jīng)理從管理咨詢的角度,幫助客戶的應(yīng)用效果最大化。每一個(gè)客戶的實(shí)際管理情況都是不完全一樣的,有共性,也有個(gè)性。如何去滿足共性需求,同時(shí)也滿足不同用戶的個(gè)性需求呢?項(xiàng)目經(jīng)理接受過多行業(yè)的管理理念的培訓(xùn),了解多行業(yè)的辦公模式和大致業(yè)務(wù)情況,在項(xiàng)目實(shí)施過程中,絕不僅是技術(shù)實(shí)現(xiàn)的角色,更重要的是非技術(shù)方面的顧問咨詢的角色。項(xiàng)目經(jīng)理從管理咨詢的角度,結(jié)合客戶的實(shí)際管理需求,主動(dòng)幫客戶去找管理上的應(yīng)用點(diǎn),讓強(qiáng)大的產(chǎn)品和萬變的管理結(jié)合起來,從而幫助客戶實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用效果最大化。
在項(xiàng)目啟動(dòng)和項(xiàng)目實(shí)施過程中,全方位、多角度的保持通暢的溝通,傾聽客戶需求,達(dá)成更多共識(shí)。和客戶達(dá)成更多的共識(shí),只會(huì)有利于雙方的合作,有利于項(xiàng)目的成功實(shí)施。比如,產(chǎn)品化理論,泛普軟件網(wǎng)絡(luò)說服太多的客戶和泛普軟件網(wǎng)絡(luò)一道堅(jiān)持產(chǎn)品化的路線和服務(wù),甚至有極少數(shù)偏離產(chǎn)品化路線的項(xiàng)目也在經(jīng)歷了諸多問題之后回到泛普軟件網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)品路線上來。達(dá)成更多的共識(shí),使客戶和泛普軟件網(wǎng)絡(luò)共同成長,一起擎起協(xié)同軟件應(yīng)用和服務(wù)的大旗。
取得客戶關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)的支持:一方面領(lǐng)導(dǎo)干預(yù)或授權(quán),推動(dòng)項(xiàng)目按計(jì)劃實(shí)施,而非不重視、任其發(fā)展甚至停滯不前;另一方面,推廣系統(tǒng),使系統(tǒng)能用起來,發(fā)揮效益最大化。這個(gè)過程也是促進(jìn)客戶的執(zhí)行力的過程,保障了項(xiàng)目的成功實(shí)施。
泛普軟件網(wǎng)絡(luò)一直在和每個(gè)客戶分享項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和心得
協(xié)同辦公首先是管理問題,而不是技術(shù)問題。OA是作為一種管理工具而存在的。在OA的實(shí)施、推廣過程中,我們要多加管理。另外,不能完全依賴技術(shù)去實(shí)現(xiàn)需求,用技術(shù)完全替代管理的想法是片面的、不現(xiàn)實(shí)的。
目前大部分OA采用B/S結(jié)構(gòu),相比其他的歷史時(shí)期和其他大型軟件系統(tǒng)來說,OA使用在國內(nèi)處在一個(gè)最成熟的時(shí)期,B/S結(jié)構(gòu)承襲了普通用戶的上網(wǎng)習(xí)慣,我們有用好它的技術(shù)基礎(chǔ)。
推廣OA,是一把手工程,需要領(lǐng)導(dǎo)的重視與推進(jìn)。要求員工使用OA。從另一方面說,領(lǐng)導(dǎo)自己要以身作則,改變傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣。這里可能反過來了,員工希望領(lǐng)導(dǎo)能配合使用,否則大家都用不起來,因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)沒有批文件哪。(為什么說是一把手工程?因?yàn)镺A是管理類軟件,是對(duì)傳統(tǒng)辦公模式的變革,而能影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的辦公模式的,只有一把手了。一把手不須事必躬親,只是做三件事:挑得力助手;責(zé)令助手去全權(quán)實(shí)施、規(guī)劃、推廣OA;一把手自己帶頭使用。)
站在收益的高度來看待OA實(shí)施,就是說實(shí)施OA就是要有收益的,否則我們?yōu)槭裁匆顿Y呢;既然是有收益的,那么我們可以分步推進(jìn),每一步都要產(chǎn)生階段成果。比如制定推廣計(jì)劃,從幾月份開始,不再發(fā)紙質(zhì)通知或公文,全在OA中獲取信息或?qū)徟募?br />
不要指望以后用起來。軟件應(yīng)用的特征就是這樣的,只要在開始推進(jìn)的時(shí)候不用,那么以后基本上就撿不起來了。縱觀十多年來國內(nèi)絕大多數(shù)軟件項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn),這一規(guī)律基本上無甚例外。
不怕“出亂子”,避免消極管理,而要積極管理,先放后收,保護(hù)和促進(jìn)基層員工的積極性。(消極管理的邏輯是——某些應(yīng)用可能會(huì)帶來一些亂子,那么一刀切,大家都不要用了;積極管理的邏輯是——某些應(yīng)用即使可能帶來一些負(fù)面的效果,但是為了信息化發(fā)展、為了辦公效率的提高、為了組織整體能力的提升,我們還是要將這些功能用起來,只是多一些管理而已。負(fù)責(zé)人的智者會(huì)選擇積極管理。)比如論壇、即時(shí)溝通,一些娛樂性的圖片、視頻文件,等等,從興趣開始推進(jìn)OA的應(yīng)用。
協(xié)同辦公系統(tǒng)用得非常成功的案例是很多的,所以不要有什么顧慮。比如一年節(jié)約辦公成本上百萬,同時(shí)有四五百人在線,用戶對(duì)OA有很大的依賴性,如果哪一天不能上OA了,工作就會(huì)受影響、工作非常不適應(yīng)等,那么則說明這個(gè)協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用已經(jīng)成功了。
5、 協(xié)同OA失敗常見原因分析
首先協(xié)同OA實(shí)施上線時(shí),大家就會(huì)有本位的思想在左右著日常實(shí)施工作的開展:
(1). 認(rèn)為OA項(xiàng)目一上馬就可以見效;
(2). 認(rèn)為OA可完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)工作操作;
(3). 認(rèn)為OA只是IT類部門的事情;
(4). 認(rèn)為可以把所有的流程電子化,求全求大,包括不成熟的流程也硬搬到OA中;
(5). 認(rèn)為OA項(xiàng)目可以在短時(shí)間內(nèi)一步到位;
同時(shí),也忽略了OA項(xiàng)目中存在的風(fēng)險(xiǎn),在實(shí)施推廣過程中沒有加以控制和改進(jìn),如:
(1). 領(lǐng)導(dǎo)不重視
(2). 項(xiàng)目目標(biāo)太大
(3). 項(xiàng)目人員不熟悉公司制度流程
(4). 項(xiàng)目人員變動(dòng)
(5). 需求不斷變更
(6). 不改變辦公習(xí)慣
(7). 項(xiàng)目前熱后冷
6、 參考文件
應(yīng)用價(jià)值方面參考文件:
1. 整合三大核心要素 協(xié)同解決企業(yè)實(shí)際問題
2. 選擇OA軟件的十大誤區(qū)
3. 推薦瀏覽:協(xié)同OA應(yīng)為企業(yè)帶來的利益
4. OA軟件:管理者的車輪子
5. 企業(yè)協(xié)同管理 讓工作變得更有效率
6. OA如何與管理結(jié)合
7. 協(xié)同之道:流程管理必成主流
8. 協(xié)同商務(wù)怎樣給用戶帶來價(jià)值
9. 協(xié)同應(yīng)用——新一代企業(yè)信息化
10. 協(xié)同 在中小企業(yè)體現(xiàn)在哪些方面?
11. 協(xié)同軟件協(xié)同什么?
12. 協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)效益分析
實(shí)施方面參考文件:
1. OA實(shí)施推廣、應(yīng)用的配合制度
2. 永樂OA項(xiàng)目需求整理及實(shí)施方案(草案)
3. Oa系統(tǒng)實(shí)施難點(diǎn)
4. OA上線后的困惑(薄益群)--絕對(duì)分析到位(強(qiáng)力推薦瀏覽)
5. 落實(shí)OA流程
6. OA搭建三攻略--推薦瀏覽
7. 向客戶學(xué)習(xí):伊通做的oa項(xiàng)目實(shí)施總結(jié)
8. OA為何用不好?
9. 企業(yè)OA你好嗎?
- 1員工進(jìn)門的顯著位置張貼“你今天OA了嗎?”
- 2企業(yè)引進(jìn)OA就意味著這個(gè)企業(yè)想實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的愿望很迫切
- 3泛普更專注于為客戶建立‘一站式服務(wù)體系’”O(jiān)A在線
- 4OA辦公系統(tǒng)在針對(duì)石化行業(yè)的振興規(guī)劃之中
- 5OA行業(yè)或需一場(chǎng)“改頭換面”
- 62012年是泛普OA厚積薄發(fā)的一年
- 7影響手機(jī)OA成為收集辦公從力軍的要素次要表現(xiàn)正在以下幾個(gè)方面
- 8筆者將從兩方面闡述:選擇OA,為什么還要選擇文檔管理系統(tǒng)?
- 9OA辦公系統(tǒng)的資源在查新中應(yīng)用有哪些重要的必要性呢?
- 10你們的OA系統(tǒng)可以和其他軟件進(jìn)行對(duì)接嗎?
- 11一套日常OA辦公管理軟件都是企業(yè)必備的基礎(chǔ)IT設(shè)施
- 12為什么說OA軟件之間存在著差異呢?
- 13OA軟件在以后的發(fā)展道路上給企業(yè)帶來的幫助會(huì)越來越多!
- 14OA辦公系統(tǒng)為企業(yè)節(jié)省資金,全面提升了辦公系統(tǒng)的性價(jià)比
- 15泛普OA技術(shù)已獲得行業(yè)第一的殊榮
- 16如何正確探究高校圖書館OA系統(tǒng)資源的投入效益?
- 17HR人力資源管理系統(tǒng)簡介
- 18首頁 >> 產(chǎn)品與技術(shù) >> 版本介紹標(biāo)準(zhǔn)版:
- 19未來OA的出路在于利基市場(chǎng),即細(xì)分市場(chǎng)
- 20OA系統(tǒng)應(yīng)用于售后服務(wù)中心與技術(shù)服務(wù)人員的信息互動(dòng)
- 21OA辦公系統(tǒng)需走出同質(zhì)化的弊端
- 22OA系統(tǒng)使用生命周期和OA系統(tǒng)的擴(kuò)展性是緊密相關(guān)
- 23OA的誕生與發(fā)展,與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展密不可分
- 24OA協(xié)同辦公軟件這個(gè)名詞只有在國內(nèi)才能見到
- 25OA廠商如何做好自己的OA產(chǎn)品
- 26OA辦公系統(tǒng)選型要注意什么?
- 27OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應(yīng)用
- 28OA流程通過手機(jī)進(jìn)行移動(dòng)審批。目前移動(dòng)OA的宣傳甚是廣泛
- 29泛普顧問團(tuán)提醒,企業(yè)OA選型不應(yīng)該著眼于軟件的外在價(jià)值
- 30優(yōu)秀的OA辦公系統(tǒng)是企事業(yè)單位邁進(jìn)數(shù)碼時(shí)代的基石
成都公司:成都市成華區(qū)建設(shè)南路160號(hào)1層9號(hào)
重慶公司:重慶市江北區(qū)紅旗河溝華創(chuàng)商務(wù)大廈18樓