10訣竅讓你更高效使用Outlook

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Outlook提供了一些非常有效的功能，讓你對電子郵件，會議，以及通訊錄進行管理。問題是，它提供的功能太多了，想一一學習高效使用這些功能將需要花費大量的時間。而某些選項，更是被深深的埋藏在多重菜單之下。而其他的，則往往是所處位置和我們直覺所想的不太一樣。要想高效的使用Outlook，關(guān)鍵就是自定義它的很多視圖，以及很多選項，以適應自己的工作習慣（如果你還在使用2003之前的版本，那么你可能還需要另外調(diào)節(jié)一些步驟）。

訣竅1：輸入日期時節(jié)省鍵盤敲擊

在為一個任務輸入起始和終止日期時，你無需輸入完整的整個日期。如果某個日期是當前所在月份的，那么你只要直接輸入日子，Outlook會自動將剩余部分填好。舉例來說，如果當前月份是3月，那么你只要輸入14，Outlook就會認為你輸入的是今年的3月14日，并把這個日期填入。

如果這個日期不是當前月份的，你也一樣可以通過輸入月份和日期，從而節(jié)省鍵盤敲擊。Outlook會按照下述規(guī)則填入年份：

* 如果該月份和日期今年尚未出現(xiàn)，則Outlook使用今年作為年份。
* 如果該月份和日期已經(jīng)過去了，則Outlook使用明年作為年份。

訣竅2：控制如何打印便簽

如果你習慣使用Notes功能來快速記下問題、想法，或者快速備忘，那么你肯定也會偶爾想把它們打印出來。默認狀態(tài)下，Outlook會把這些便簽每頁打印一個，不過這恐怕不是你所希望的。你可以迫使Outlook打滿每一頁，從而在節(jié)約紙張的同時，也可以將所有相關(guān)的便簽內(nèi)容集中到一起。選擇好你打算打印的便簽，然后從菜單（File）中選“打印（Print）”。在提示的打印對話框里，再將打印選項之中“Start Each Item On A New Page（每個項目單獨打一頁）”選項前面的勾去掉，然后點擊“確定”。

如果打印選項不可用，那么你就是在使用HTML格式。你必須切換到純文本或者文本格式，從而啟用這個選項。要做到這一點，從Tools（工具）菜單中選擇“Options（選項）”。然后點擊“郵件格式（Mail Format）”標簽，并在“寫信類型”選項之中的下拉列表里選擇“純文本”選項。然后，點擊“實施”和“確定”。重復上面我們說過的打印指令，你就可以看到“Start Each Item On A New Page”選項被啟用了。在打印完畢之后，你可以取消上述步驟，從而對你的格式設(shè)置重新進行一次設(shè)定。

訣竅3：信件到來時將電子郵件打印出來

基于多種理由，我們中的一些人早已不再將電子郵件打印出來了。如果你要打印信件中的絕大部分，或者希望打印來自某個特定發(fā)信人的所有郵件，那么一一打開每封信，然后再人工打印的過程就太瑣碎了。你可以設(shè)定一個規(guī)則，從而將所希望的來信打印出來，顯然這樣會更加有效率。要這么做的話，你需要：

1. 從Tools菜單里，選擇“Rules And Alerts（規(guī)則與提醒）”
2. 在“E-mail Rules（電子郵件規(guī)則）”標簽頁上點擊“New Rule（新規(guī)則）”
3. 在規(guī)則精靈的對話框頂端的一個空白規(guī)則上點擊“Start（開始）”。
4. 在“Step 1（步驟1）”對話框中, 高亮選擇“Check Messages When They Arrive（郵件達到時檢查）”的選項(該選項應當是默認值)，然后點擊“Next（下一步）”。
5. 在“Step 1（步驟1）”對話框中, 選中“Where My Name Is In The To Box（如果收信人是我）”復選框(或者選擇其他什么選項，如果你不想把自己的所有信件都打印出來的話），并點擊“Next（下一步）”。
6. 在“Step 1（步驟1）”對話框中, 點擊“Print It （打?。边x項，然后點擊“Next（下一步）”。
7. 在這里，你可以對規(guī)則的例外情況做出指定，不過我們現(xiàn)在不這么做。你只要點擊“Next（下一步）”，然后點擊“Finish（結(jié)束）”，“Apply（實施）”，以及“OK（確定）”來返回Outlook。

設(shè)置完畢新的打印規(guī)則之后，Outlook會將滿足要求的每一封來信都打印出來?，F(xiàn)在，唯一你需要擔心的，就是你肯定不想把信箱里的每一封信都打印出來。所以，一定要好好的使用在步驟5和7之中提供的條件，從而對Outlook打印的郵件做出限制。

訣竅4：更有效的存儲已發(fā)郵件

當你回復一封郵件時，Outlook會在Sent（已發(fā)郵件）的文件夾中保存一份郵件副本。如果你和我一樣對它不管不顧，那么你的Sent文件夾中肯定已經(jīng)有了數(shù)千封信了。如果你日后需要在里面找到某封信的話，你將不得不對所有的郵件進行排序，而這將花費很多時間。其實，你可以將你的回信同原信存放在一起。舉例來說，假設(shè)你已經(jīng)自動的將老板的所有來信都歸攏到一個名為Myboss（我的老板）的文件夾中了——顯然，這名字非常正確！如果你希望Outlook將這些原信連同你的回信都存放在Myboss中的話，那你就該執(zhí)行如下操作：

1. 從Tools菜單里，選擇“Options（選項）”
2. 在“Preferences（參數(shù)選擇）”標簽頁上（默認是被選中的），在“Email”的區(qū)域中，點擊“E-mail Options（電子郵件選項”。
3. 在“Message Handling（信件處理）”的區(qū)域底部，點擊“Advanced E-mail Options（高級郵件選項）”。
4. 在“Save Messages（保存郵件）”區(qū)域，選擇“In Folders Other Than The Inbox（存放在收件箱之外的其他文件夾）”, 并選中“Save Replies With The Original Message（將回信和原信存放在一起）”復選框，然后連續(xù)點擊三次OK（確定），返回Outlook。

Outlook會針對你的所有個人文件夾執(zhí)行上述設(shè)定。要記住，Outlook僅對不是存放在Inbox（收件箱）中的信件（存放在其他文件夾中），才會執(zhí)行上述將回信和原信保存在一起的設(shè)定。而對Inbox（收件箱）中的信件，Outlook則會繼續(xù)將所有的回信都存放到Sent（已發(fā)信件）文件夾中。

訣竅5：建立一個旗標工具條

快速旗標可以幫助你對信件進行分類，或者根據(jù)不同的重要級別，或者根據(jù)不同的任務。舉例來說，你可以使用一個紅色旗標來標記那些需要迅速回復的信件，而使用一個藍色旗標來標記那些你已經(jīng)完成，正等待回應的信件。

但是使用“Quick Flags（快速旗標）”的問題是，你沒有辦法來對它們的說明進行自定義。Outlook僅僅是通過顏色對它們進行區(qū)分。你無法將紅色旗標的名字改為“緊急”。但是要一一記住每一種顏色所代表的意義可就太難了。

要記住每一個旗標的含義，有一個簡單的辦法就是建立一個自定義的工具條，從而在顯示每一個旗標的同時伴隨著文字提示它的含義。幸運的是，這個過程很簡單：

1. 從Tools菜單里，選擇“Customize（自定義）”
2. 在工具條標簽頁上，點擊“New（新建）”，然后給該工具條取一個適當?shù)拿郑ū确秸f，你可以取名為“Flag（旗標）”，然后點擊“OK（確定）”。
3. 在自定義的對話框中，點擊“Commands（命令）”標簽頁。
4. 從分類列表框中選擇“Actions（動作）”。
5. 下一步，將適當?shù)钠鞓祟伾粹o從命令列表中拖到自定義工具條上（如果你找不到工具條，可以看看對話框后面）
6. 把所有想加的旗標都加好后，為每一個旗標按鈕修改文字。右鍵點擊一個旗標按鈕，然后將它的名字設(shè)置，比如“&Red Flag”，修改為更加一目了然的說明文字，比如“Critical（重要）”。選擇圖片和文本選項，以便Outlook將按鈕的名字顯示在工具條上。

為新工具條上的每一種旗標，完成步驟6和7。

訣竅6：修改日歷工作周的范圍

默認情況下，工作周日歷視圖顯示傳統(tǒng)商業(yè)周的5天，從周一到周五。要在視圖中包括周六和周日，需要在Tools菜單中選擇選項（Options）。在出來的Options（選項）對話框中，在Calender區(qū)域點擊“Calender Options（日歷選項）”。在日歷選項對話框中，在“Calendar Work Week（日歷工作周）”區(qū)域中選中“Sat and Sun（周六和周日）”。然后，點擊OK（確定）兩次，回到日歷之中。

你并不一定要看使用一個星期7天的工作周，或者使用一個傳統(tǒng)的5天工作周。你可以自行選擇一周中的某幾天，從而制定自己的工作周視圖。舉例來說，如果你是從周三到周日工作，那么你就可以用這些日子自己建立一個視圖，從而反映出自己的行程進度。

訣竅7：使用顏色標示特定發(fā)信人的信件

等著重要信件？那么一旦信件到達之時，就立刻以一種與眾不同的顏色將它標示出來。首先，選擇一封來自我們正在討論的特定發(fā)信人的電子郵件——如果你有的話。如果沒有，那也不要緊；你可以手動輸入該發(fā)件人的名字?，F(xiàn)在執(zhí)行下述步驟：

1. 在“Mail（郵件）”中, 從Tools菜單選擇“Organize（組織）”。
2. 在組織郵件的面板上，點擊左側(cè)的彩色鏈接。
3. 在第一個條件的參數(shù)上（我們將不會使用第二個），選擇第一個下拉列表中的“From（來自）”。
4. 如果你開始前已經(jīng)選擇了一封信，那么此時該發(fā)信人的名字就會顯示在右側(cè)的文本框中。如果這個名字不對，你可以自行輸入正確的名字，或者輸入該人的電子郵件地址。
5. 在第二個下拉列表中選擇一個色彩。
6. 點擊“Apply Color（實施色彩）”，并關(guān)閉該面板。

這么做完以后，Outlook將對現(xiàn)在的所有信件里（包括老信和新到信件），凡是來自你在步驟4所指定的發(fā)件人的信件，都會以你在步驟5中所指定的顏色顯示出來。

訣竅8：從現(xiàn)有的來信中區(qū)分郵件

默認情況下，Outlook對所有來信都顯示為黑體文本，直到你讀取信件之后。如果你需要更多幫助的話，可以考慮以一個更明亮的顏色來顯示這些未讀信件。如果你要這么做的話，你需要在一個視圖里進行，而不是一條規(guī)則：

1. 在“Mail（郵件）”中,選擇“Inbox（收件箱）”。
2. 在“View（查看）”菜單中選擇“Arrange（排列）”。
3. 選擇當前視圖，然后從并列的子菜單中對視圖進行定義。
4. 在“Custom View Organizer（自定義視圖組織）”對話框中，選中“ option 當前視圖選項”，然后點擊“Modify（修改）”。
5. 點擊“Automatic Formatting（自動格式化）”.
6. 在自動格式化對話框中，點擊“Font（字體）”。
7. 在字體對話框中，從色彩的下拉列表中選擇一種顏色，然后點擊“OK(確定)”三次。然后點擊“Apply View（實施視圖）”。

Outlook會將所有收件箱中的未讀信件都按照步驟7中所定義的顏色顯示。但這么做并不會改變那些已經(jīng)自動分類存放到其他文件夾中的信件。因為這也是一個視圖，所以它僅對當前文件夾有效。不過，你可以為任何一個自己喜歡的文件夾都設(shè)定一個類似的視圖。另外，那些未讀郵件的格式化可是起了一個好頭，從而將特定發(fā)信人的信件都標示出來（可參見訣竅7）。

訣竅9：強迫回信給多個收件人

當你需要收件人向收到該信的每一個人回信時，你會遇到一個問題。該收信人回信時必須記得使用“Reply All（回復所有）”，而不是使用“Reply（回復）”。如果他忘記了點擊“Reply All（回復所有）”，那么你就成了唯一能看到回信的人，那樣你就不得不一封一封的將回信轉(zhuǎn)給其他所有人，這樣效率就太低下了。所以，在你發(fā)信之前，你可以通過設(shè)置，讓回復自動回給所有人。

1. 回信時，點擊格式化工具條按鈕上的“Options（選項）”按鈕。
2. 從相應的下拉列表之中選擇“Options（選項）”
3. 在信件選項的對話框中，選中在“Delivery Options（發(fā)送選項）”區(qū)域之中的“Have Replies Sent To（回信發(fā)往）”選項, 這個選項會自動的填入你的Email地址。
4. 下一步，點擊向右的“Select Names（選擇姓名）”按鈕，并選擇全部適當?shù)氖占恕?BR>5. 點擊“Close”，返回你的信件。

當任何一個收件人回應信件時，無論他們點擊選擇的是什么回復類型，該回復都將發(fā)往你在“Have Replies Sent To”選項當中所定義的每一個人。

訣竅10：在日歷中建立一個臨時的工作周

工作周日歷顯示了一個星期的視圖，你可以定義由什么組成一個工作周（看訣竅6）。如果你需要看到比普通工作周更多或者更少的東西，你可以臨時性的修改一下該視圖。在日期瀏覽面板上，點擊你希望看到的第一個日期。然后，按住“Shift”鍵，并按下該時段的最后一天的日期。Outlook會自動將日歷的工作周調(diào)整為涵蓋剛才所選時間段的所有日期。此外，如果點擊日期時按的是Ctrl鍵，而不是Shift鍵的話，你可以看到一組非間隔的日期。最后，不管你是如何選擇這些日子的，Outlook都會按照正確的時間順序顯示這些日子。(zdnet)