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OA系統(tǒng)成功落地六步走
實現辦公自動化是當下大多數企業(yè)愿望,但是,如何從種類繁雜的OA系統(tǒng)中選擇一款合適的,如何成功實施OA并落實系統(tǒng),并非易事。對于絕大多數用戶來說,如何成功實現OA系統(tǒng)已成了一塊心頭大病。
而如何實現OA系統(tǒng)的六個要點在于:選型、試用、實施、落實、開放和服務。只有做好這六點,才有可能真正實現OA系統(tǒng)。
一、選型
對用戶來說,要想選到一款合適的產品,就必須結合自身需求,對OA辦公系統(tǒng)產品進行考察,首先要看系統(tǒng)的功能模塊。如果其功能模塊能夠很好地處理企業(yè)日常工作、核心業(yè)務,以及與其他系統(tǒng)之間的整合集成,同時滿足企業(yè)未來發(fā)展對OA開放性、管理性、維護性的要求,自然是用戶的理想之選。
一般來說,OA辦公系統(tǒng)的基本模塊包括:流程應用、表單應用、公文管理、電子郵件、文檔管理、計劃管理、公共信息等。如果以給企業(yè)帶來價值大小的緯度對所有OA功能模塊評估的話,基本上遵循8:2定律,其中工作流程模塊、數據整合、報表統(tǒng)計等功能應用為企業(yè)帶來的了80%的價值,其余的模塊帶來20%的價值。因此,用戶需要重點考察OA辦公系統(tǒng)產品工作流程、數據整合、報表統(tǒng)計的技術水準,這是衡量產品的重要標準。
對用戶來說,選好OA最重要的一點,就是緊抓關鍵應用。這樣,也為產品的進一步成功應用打好堅實的基礎。
二、試用
用戶在選擇OA時,一直受OA系統(tǒng)的易用性、穩(wěn)定性、開放性、安全性以及實用性等問題的困擾,而OA廠商完全可以以開放的心態(tài)為用戶提供一個試用平臺,解除用戶的困惑。產品試用作為OA用戶了解廠商的一個重要窗口,對用戶和廠商而言,都是具有重大意義的。
并且,OA不同于ERP這樣的大型化、復雜化軟件,是適合試用的,而且OA選型必須看產品實況,不能只看方案和DEMO。OA試用也會讓那些只懂理念包裝的OA辦公系統(tǒng)廠商露出真實的面目,規(guī)范了競爭秩序,促進行業(yè)的優(yōu)勝劣汰,為企業(yè)信息化建設的成功帶來更多保障。
事實上,對OA的潛在用戶來說,要想知道一款產品是否跟自己想象的一樣,就必須試用。OA好不好,用了才知道。
在試用OA的過程中,首先要體驗OA的界面,看看是否簡潔大方、友好。OA界面是用戶與系統(tǒng)交互的窗口,友好度高的界面可以降低用戶使用過程中的視覺疲勞,切忌華而不實。
其次,要體驗系統(tǒng)的后臺管理和維護,特別是系統(tǒng)管理員的設置項是否完善和安全,是否功能強大和維護簡單方便。
而最關鍵的,要對OA的常用功能進行查看,如消息收發(fā)、通知公告、文件交換、電子郵件等,看其操作是否順手、簡便。這一步的試用非常重要,因為有的OA系統(tǒng)表面看起來功能很強大,但設置極為繁復,給日后的使用造成了很大的困難,這就是OA易用性、實用性不良的體現。
接下來,用戶就要針對自身需要重點試用OA功能,如工作流,從流程設置開始做起,到表單輸入,一直到整個流程的審批結束,整個過程都需要用自身企業(yè)的實際情況一步步去檢驗,要看設置是否簡單。
在當前OA市場品牌林立的情況下,很多用戶在選型時倍感頭疼,不少用戶因選錯產品而導致應用失敗。為了萬無一失,用戶在引進OA之前,應對產品進行體驗,檢驗產品的易用性、適用性、穩(wěn)定性、關聯性、良好的服務等,真正感受到產品的優(yōu)劣,才能選到更易成功應用的系統(tǒng)。
三、實施
選好了產品,并不意味著就能用好這一款產品。在確定好了要引進的OA辦公系統(tǒng)之后,用戶也迎來了新一輪的挑戰(zhàn),那就是實施。為了確保用戶成功實施,優(yōu)秀的OA辦公系統(tǒng)廠商也出臺了一系列的保障措施。
OA實施是一個系統(tǒng)工程,涉及到的可變因素以及不可控因素都很多。因此,OA實施應有一個科學的方法作指導,來嚴格規(guī)范這一實施過程,規(guī)避不可控因素造成的影響,以期達到最好的結果,在進行產品實施時可以根據不同的情況進行借鑒,分別對待。
而且,由于企業(yè)管理模式千差萬別,實施過程一方面要求企業(yè)適應軟件提供的規(guī)范管理模式,另一方面也要根據用戶的需求對軟件質量提出要求。其中,產品的易用性和實用性是成功實施的兩大前提。只有OA具備了較強的易用性和實用性,產品才能成功實施。
1、易用性
OA的易用性是實施的關鍵。很多用戶在選型之初,就已經列好了所需的功能模塊,但實際應用中卻經常用不好這些功能。其中一個很重要的原因就是OA系統(tǒng)的易用性不夠,讓用戶無法輕松地運用自如。所以,OA要實施成功,在易用性上必須做到極致,這包括容易安裝、容易設置、容易培訓、容易使用、容易維護、容易開發(fā)等一系列內容。
2、實用性
管理軟件行業(yè)有句話叫“產品不行,累死實施”。企業(yè)在OA實施上不僅要著眼于OA的易用性,還要考慮到OA的實用性。只有OA的實用性高,才能幫助企業(yè)解決實際問題,讓企業(yè)長期穩(wěn)定的依賴OA系統(tǒng),實現價值最大化。而提高產品實用性的關鍵在于務實的產品功能設計,就是拒絕空洞的理念和花哨的包裝,不開“空頭支票”,也不對功能做簡單的堆砌,讓用戶將真正需要的功能用好、用透。
3、實施步驟
好的開始就是成功的一半,具體到實施工作的階段目標,按照順序則是:1、讓員工接受,快速應用;2、讓員工喜歡,開發(fā)調整;3、工作流統(tǒng)一化、數據整合、決策支持、持續(xù)優(yōu)化。
總得來說,OA成功路上面臨諸多實施風險,最關鍵的還是廠商應從易用性和實用性上保證OA產品能夠應用到企業(yè)中,然后在實施的過程中分清階段目標,通過提供最優(yōu)質的服務,來盡力縮短實施周期,將風險降到最低,才能將OA辦公系統(tǒng)的價值發(fā)揮到最大化。
四、落實
在OA辦公系統(tǒng)實施成功后,并不一定能發(fā)揮其作用。接下里,只有做好了OA辦公系統(tǒng)的落實工作,在企業(yè)中普及應用,才能將其信息化價值最大化。
OA辦公系統(tǒng)是一種相對簡單的企業(yè)管理軟件,卻又非常靈活,彈性很大,涉及人員廣泛,要在企業(yè)中順利得到落實,就必須通過技術化手段和管理化手段來促進落實?其中,產品是基礎,高層是關鍵。在具體操作中,可以采取以下步驟:
1、先易后難地落實
OA辦公系統(tǒng)的落實要先易后難,而且要做到對員工有用。所以需要OA實施人員幫助用戶先落實一些基礎的功能,包括會議通知、工作通知、收發(fā)文系統(tǒng)以及郵件系統(tǒng)等一些更容易上手的模塊。等員工習慣了,再落實文檔管理系系統(tǒng)、任務跟蹤、請示匯報、信息門戶等新應用。
2、提供充分的支持
在OA的落實過程中提供充分的業(yè)務、技術和培訓支持,包括:及時制訂OA運行管理制度,使得OA系統(tǒng)具有可操作性;要對OA的應用要提供充分的技術保障,保證系統(tǒng)暢通、穩(wěn)定。
3、發(fā)揮領導作用
落實OA是一把手工程,需要領導的重視與推進。為什么這么說?因為OA辦公系統(tǒng)是管理類軟件,是對傳統(tǒng)辦公模式的變革,而能影響整個團隊的辦公模式的,只有一把手了。其實,許多“一把手”本身還是需要引導的對象,如果他們不重視,不上OA,那么就算讓員工都用,流程也會卡住,失去效率。只有管理層才會真正重視OA,才能更順利的推行OA?!?/p>
4、從上而下落實
OA系統(tǒng)的落實需要組織全員的配合,但也要靠組織由上而下的推動力量。要在部分功能基本具備投入使用條件的情況下,要堅決地取消手工方式以推廣OA系統(tǒng)的使用 ,使得OA系統(tǒng)合法地、唯一地投入運行,成為生產必須的一個環(huán)節(jié)。
5、加強制度考核
要制訂OA推廣考核制度,使OA系統(tǒng)的落實與部門和個人的考核掛鉤,并獎勵先進,處罰落后。
在信息時代,全面推行OA辦公系統(tǒng)是提高工作效率,實現網絡辦公的網絡化、信息化和無紙化目標的重要舉措。而只有在組織中做好了落實這一環(huán)節(jié),OA辦公系統(tǒng)的應用才能滲透公司財務、人事管理、生產調度、收發(fā)文件等業(yè)務領域和生產管理的各個環(huán)節(jié),有力提升組織信息化建設水平。
五、開放
開放性是檢測OA辦公系統(tǒng)的重要標準:這代表了軟件的生命力。開放性好的OA辦公系統(tǒng)將有利于產品在未來根據用戶的需求進行升級和拓展。
OA辦公系統(tǒng)正逐漸成為一個綜合性的協(xié)同辦公和管理平臺,除了日常的行政辦公,OA開始越來越多的從事業(yè)務管理和項目管理,甚至人事管理、客戶管理、資產管理、服務管理、知識管理等等。
但這些管理并非孤立存在,而是互相關聯的。OA辦公系統(tǒng)要做好這些管理就必須連接其他的業(yè)務系統(tǒng),實現數據的交換和共享,為管理者集中呈現各種統(tǒng)計報表,服務于管理和決策。只有開放性好的OA辦公系統(tǒng)才能與其他業(yè)務系統(tǒng)進行無縫對接。
除了開放的系統(tǒng)結構可以和企業(yè)已有的信息資源集成,OA辦公系統(tǒng)開放性好還意味著在開發(fā)建設中能夠獲得更多的技術支持,容易升級,意味著一旦企業(yè)的需求發(fā)生變化,系統(tǒng)能夠盡快的得到擴充,持續(xù)滿足用戶的信息化需求,原有的投入得到有效的保護,從而在整體上得到良好的投入產出效益。
六、服務
在做到以上五個要點之后,還有一個最重要的一點:服務。只有將服務的精神貫穿軟件的應用,才能真正體現出協(xié)同管理軟件的價值。
如今各行各業(yè)均趨于服務化,軟件也同樣如此。而OA辦公系統(tǒng)應用效果的好壞,主要取決于后期的實施過程,一方面是企業(yè)自身的使用,另外廠商所提供的服務也至關重要。服務主要從幾方面考量,比如是否能夠及時解決用戶問題、是否能提供專業(yè)的咨詢與售后等。
長期以來,國內管理軟件服務費難收,貌似已經成為一個非常普遍的問題。在國外,賣軟件就是賣服務的觀點已經獲得廣泛的認同,國外的軟件廠商主要以收取服務費的方式獲取利潤。而在國內,想讓OA辦公系統(tǒng)廠商依靠服務費來生存,顯然還不現實。但是,賣軟件就是賣服務這一核心是OA辦公系統(tǒng)的內在本質卻沒有變化。當前,服務能力是協(xié)同軟件木桶中的“短板”。許多OA辦公系統(tǒng)廠商為了能在激烈的市場競爭中生存下來,往往忽視對自身團隊服務素質的培養(yǎng),忽略企業(yè)服務能力的建設。
在創(chuàng)新不斷、追求效率的今天,片面的技術能力已經不再是打動企業(yè)的決定要素,OA辦公系統(tǒng)廠商優(yōu)秀的服務理念及服務內容,才是幫助用戶用好OA的關鍵點。
來源:中國軟件網
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