OA系統(tǒng)成功落地六步走

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實現(xiàn)辦公自動化是當(dāng)下大多數(shù)企業(yè)愿望，但是，如何從種類繁雜的OA系統(tǒng)中選擇一款合適的，如何成功實施OA并落實系統(tǒng)，并非易事。對于絕大多數(shù)用戶來說，如何成功實現(xiàn)OA系統(tǒng)已成了一塊心頭大病。

而如何實現(xiàn)OA系統(tǒng)的六個要點在于：選型、試用、實施、落實、開放和服務(wù)。只有做好這六點，才有可能真正實現(xiàn)OA系統(tǒng)。

　　一、選型

對用戶來說，要想選到一款合適的產(chǎn)品，就必須結(jié)合自身需求，對OA辦公系統(tǒng)產(chǎn)品進(jìn)行考察，首先要看系統(tǒng)的功能模塊。如果其功能模塊能夠很好地處理企業(yè)日常工作、核心業(yè)務(wù)，以及與其他系統(tǒng)之間的整合集成，同時滿足企業(yè)未來發(fā)展對OA開放性、管理性、維護(hù)性的要求，自然是用戶的理想之選。

一般來說，OA辦公系統(tǒng)的基本模塊包括：流程應(yīng)用、表單應(yīng)用、公文管理、電子郵件、文檔管理、計劃管理、公共信息等。如果以給企業(yè)帶來價值大小的緯度對所有OA功能模塊評估的話，基本上遵循8：2定律，其中工作流程模塊、數(shù)據(jù)整合、報表統(tǒng)計等功能應(yīng)用為企業(yè)帶來的了80%的價值，其余的模塊帶來20%的價值。因此，用戶需要重點考察OA辦公系統(tǒng)產(chǎn)品工作流程、數(shù)據(jù)整合、報表統(tǒng)計的技術(shù)水準(zhǔn)，這是衡量產(chǎn)品的重要標(biāo)準(zhǔn)。

對用戶來說，選好OA最重要的一點，就是緊抓關(guān)鍵應(yīng)用。這樣，也為產(chǎn)品的進(jìn)一步成功應(yīng)用打好堅實的基礎(chǔ)。

　　二、試用

用戶在選擇OA時，一直受OA系統(tǒng)的易用性、穩(wěn)定性、開放性、安全性以及實用性等問題的困擾，而OA廠商完全可以以開放的心態(tài)為用戶提供一個試用平臺，解除用戶的困惑。產(chǎn)品試用作為OA用戶了解廠商的一個重要窗口，對用戶和廠商而言，都是具有重大意義的。

并且，OA不同于ERP這樣的大型化、復(fù)雜化軟件，是適合試用的，而且OA選型必須看產(chǎn)品實況，不能只看方案和DEMO。OA試用也會讓那些只懂理念包裝的OA辦公系統(tǒng)廠商露出真實的面目，規(guī)范了競爭秩序，促進(jìn)行業(yè)的優(yōu)勝劣汰，為企業(yè)信息化建設(shè)的成功帶來更多保障。

事實上，對OA的潛在用戶來說，要想知道一款產(chǎn)品是否跟自己想象的一樣，就必須試用。OA好不好，用了才知道。

在試用OA的過程中，首先要體驗OA的界面，看看是否簡潔大方、友好。OA界面是用戶與系統(tǒng)交互的窗口，友好度高的界面可以降低用戶使用過程中的視覺疲勞，切忌華而不實。

其次，要體驗系統(tǒng)的后臺管理和維護(hù)，特別是系統(tǒng)管理員的設(shè)置項是否完善和安全，是否功能強(qiáng)大和維護(hù)簡單方便。

而最關(guān)鍵的，要對OA的常用功能進(jìn)行查看，如消息收發(fā)、通知公告、文件交換、電子郵件等，看其操作是否順手、簡便。這一步的試用非常重要，因為有的OA系統(tǒng)表面看起來功能很強(qiáng)大，但設(shè)置極為繁復(fù)，給日后的使用造成了很大的困難，這就是OA易用性、實用性不良的體現(xiàn)。

接下來，用戶就要針對自身需要重點試用OA功能，如工作流，從流程設(shè)置開始做起，到表單輸入，一直到整個流程的審批結(jié)束，整個過程都需要用自身企業(yè)的實際情況一步步去檢驗，要看設(shè)置是否簡單。

在當(dāng)前OA市場品牌林立的情況下，很多用戶在選型時倍感頭疼，不少用戶因選錯產(chǎn)品而導(dǎo)致應(yīng)用失敗。為了萬無一失，用戶在引進(jìn)OA之前，應(yīng)對產(chǎn)品進(jìn)行體驗，檢驗產(chǎn)品的易用性、適用性、穩(wěn)定性、關(guān)聯(lián)性、良好的服務(wù)等，真正感受到產(chǎn)品的優(yōu)劣，才能選到更易成功應(yīng)用的系統(tǒng)。

　　三、實施

選好了產(chǎn)品，并不意味著就能用好這一款產(chǎn)品。在確定好了要引進(jìn)的OA辦公系統(tǒng)之后，用戶也迎來了新一輪的挑戰(zhàn)，那就是實施。為了確保用戶成功實施，優(yōu)秀的OA辦公系統(tǒng)廠商也出臺了一系列的保障措施。

OA實施是一個系統(tǒng)工程，涉及到的可變因素以及不可控因素都很多。因此，OA實施應(yīng)有一個科學(xué)的方法作指導(dǎo)，來嚴(yán)格規(guī)范這一實施過程，規(guī)避不可控因素造成的影響，以期達(dá)到最好的結(jié)果，在進(jìn)行產(chǎn)品實施時可以根據(jù)不同的情況進(jìn)行借鑒，分別對待。

而且，由于企業(yè)管理模式千差萬別，實施過程一方面要求企業(yè)適應(yīng)軟件提供的規(guī)范管理模式，另一方面也要根據(jù)用戶的需求對軟件質(zhì)量提出要求。其中，產(chǎn)品的易用性和實用性是成功實施的兩大前提。只有OA具備了較強(qiáng)的易用性和實用性，產(chǎn)品才能成功實施。

　　1、易用性

OA的易用性是實施的關(guān)鍵。很多用戶在選型之初，就已經(jīng)列好了所需的功能模塊，但實際應(yīng)用中卻經(jīng)常用不好這些功能。其中一個很重要的原因就是OA系統(tǒng)的易用性不夠，讓用戶無法輕松地運用自如。所以，OA要實施成功，在易用性上必須做到極致，這包括容易安裝、容易設(shè)置、容易培訓(xùn)、容易使用、容易維護(hù)、容易開發(fā)等一系列內(nèi)容。

　　2、實用性

管理軟件行業(yè)有句話叫“產(chǎn)品不行，累死實施”。企業(yè)在OA實施上不僅要著眼于OA的易用性，還要考慮到OA的實用性。只有OA的實用性高，才能幫助企業(yè)解決實際問題，讓企業(yè)長期穩(wěn)定的依賴OA系統(tǒng)，實現(xiàn)價值最大化。而提高產(chǎn)品實用性的關(guān)鍵在于務(wù)實的產(chǎn)品功能設(shè)計，就是拒絕空洞的理念和花哨的包裝，不開“空頭支票”，也不對功能做簡單的堆砌，讓用戶將真正需要的功能用好、用透。

　　3、實施步驟

好的開始就是成功的一半，具體到實施工作的階段目標(biāo)，按照順序則是：1、讓員工接受，快速應(yīng)用；2、讓員工喜歡，開發(fā)調(diào)整；3、工作流統(tǒng)一化、數(shù)據(jù)整合、決策支持、持續(xù)優(yōu)化。

總得來說，OA成功路上面臨諸多實施風(fēng)險，最關(guān)鍵的還是廠商應(yīng)從易用性和實用性上保證OA產(chǎn)品能夠應(yīng)用到企業(yè)中，然后在實施的過程中分清階段目標(biāo)，通過提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，來盡力縮短實施周期，將風(fēng)險降到最低，才能將OA辦公系統(tǒng)的價值發(fā)揮到最大化。

　　四、落實

在OA辦公系統(tǒng)實施成功后，并不一定能發(fā)揮其作用。接下里，只有做好了OA辦公系統(tǒng)的落實工作，在企業(yè)中普及應(yīng)用，才能將其信息化價值最大化。

OA辦公系統(tǒng)是一種相對簡單的企業(yè)管理軟件，卻又非常靈活，彈性很大，涉及人員廣泛，要在企業(yè)中順利得到落實，就必須通過技術(shù)化手段和管理化手段來促進(jìn)落實？其中，產(chǎn)品是基礎(chǔ)，高層是關(guān)鍵。在具體操作中，可以采取以下步驟：

　　1、先易后難地落實

OA辦公系統(tǒng)的落實要先易后難，而且要做到對員工有用。所以需要OA實施人員幫助用戶先落實一些基礎(chǔ)的功能，包括會議通知、工作通知、收發(fā)文系統(tǒng)以及郵件系統(tǒng)等一些更容易上手的模塊。等員工習(xí)慣了，再落實文檔管理系系統(tǒng)、任務(wù)跟蹤、請示匯報、信息門戶等新應(yīng)用。

　　2、提供充分的支持

在OA的落實過程中提供充分的業(yè)務(wù)、技術(shù)和培訓(xùn)支持，包括：及時制訂OA運行管理制度，使得OA系統(tǒng)具有可操作性；要對OA的應(yīng)用要提供充分的技術(shù)保障，保證系統(tǒng)暢通、穩(wěn)定。

　　3、發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用

落實OA是一把手工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視與推進(jìn)。為什么這么說？因為OA辦公系統(tǒng)是管理類軟件，是對傳統(tǒng)辦公模式的變革，而能影響整個團(tuán)隊的辦公模式的，只有一把手了。其實，許多“一把手”本身還是需要引導(dǎo)的對象，如果他們不重視，不上OA，那么就算讓員工都用，流程也會卡住，失去效率。只有管理層才會真正重視OA，才能更順利的推行OA?！?/p>

　　4、從上而下落實

OA系統(tǒng)的落實需要組織全員的配合，但也要靠組織由上而下的推動力量。要在部分功能基本具備投入使用條件的情況下，要堅決地取消手工方式以推廣OA系統(tǒng)的使用 ，使得OA系統(tǒng)合法地、唯一地投入運行，成為生產(chǎn)必須的一個環(huán)節(jié)。

　　5、加強(qiáng)制度考核

要制訂OA推廣考核制度，使OA系統(tǒng)的落實與部門和個人的考核掛鉤，并獎勵先進(jìn)，處罰落后。

在信息時代，全面推行OA辦公系統(tǒng)是提高工作效率，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公的網(wǎng)絡(luò)化、信息化和無紙化目標(biāo)的重要舉措。而只有在組織中做好了落實這一環(huán)節(jié)，OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用才能滲透公司財務(wù)、人事管理、生產(chǎn)調(diào)度、收發(fā)文件等業(yè)務(wù)領(lǐng)域和生產(chǎn)管理的各個環(huán)節(jié)，有力提升組織信息化建設(shè)水平。

　　五、開放

開放性是檢測OA辦公系統(tǒng)的重要標(biāo)準(zhǔn)：這代表了軟件的生命力。開放性好的OA辦公系統(tǒng)將有利于產(chǎn)品在未來根據(jù)用戶的需求進(jìn)行升級和拓展。

OA辦公系統(tǒng)正逐漸成為一個綜合性的協(xié)同辦公和管理平臺，除了日常的行政辦公，OA開始越來越多的從事業(yè)務(wù)管理和項目管理，甚至人事管理、客戶管理、資產(chǎn)管理、服務(wù)管理、知識管理等等。

但這些管理并非孤立存在，而是互相關(guān)聯(lián)的。OA辦公系統(tǒng)要做好這些管理就必須連接其他的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換和共享，為管理者集中呈現(xiàn)各種統(tǒng)計報表，服務(wù)于管理和決策。只有開放性好的OA辦公系統(tǒng)才能與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行無縫對接。

除了開放的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)可以和企業(yè)已有的信息資源集成，OA辦公系統(tǒng)開放性好還意味著在開發(fā)建設(shè)中能夠獲得更多的技術(shù)支持，容易升級，意味著一旦企業(yè)的需求發(fā)生變化，系統(tǒng)能夠盡快的得到擴(kuò)充，持續(xù)滿足用戶的信息化需求，原有的投入得到有效的保護(hù)，從而在整體上得到良好的投入產(chǎn)出效益。

　　六、服務(wù)

在做到以上五個要點之后，還有一個最重要的一點：服務(wù)。只有將服務(wù)的精神貫穿軟件的應(yīng)用，才能真正體現(xiàn)出協(xié)同管理軟件的價值。

如今各行各業(yè)均趨于服務(wù)化，軟件也同樣如此。而OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用效果的好壞，主要取決于后期的實施過程，一方面是企業(yè)自身的使用，另外廠商所提供的服務(wù)也至關(guān)重要。服務(wù)主要從幾方面考量，比如是否能夠及時解決用戶問題、是否能提供專業(yè)的咨詢與售后等。

長期以來，國內(nèi)管理軟件服務(wù)費難收，貌似已經(jīng)成為一個非常普遍的問題。在國外，賣軟件就是賣服務(wù)的觀點已經(jīng)獲得廣泛的認(rèn)同，國外的軟件廠商主要以收取服務(wù)費的方式獲取利潤。而在國內(nèi)，想讓OA辦公系統(tǒng)廠商依靠服務(wù)費來生存，顯然還不現(xiàn)實。但是，賣軟件就是賣服務(wù)這一核心是OA辦公系統(tǒng)的內(nèi)在本質(zhì)卻沒有變化。當(dāng)前，服務(wù)能力是協(xié)同軟件木桶中的“短板”。許多OA辦公系統(tǒng)廠商為了能在激烈的市場競爭中生存下來，往往忽視對自身團(tuán)隊服務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，忽略企業(yè)服務(wù)能力的建設(shè)。

在創(chuàng)新不斷、追求效率的今天，片面的技術(shù)能力已經(jīng)不再是打動企業(yè)的決定要素，OA辦公系統(tǒng)廠商優(yōu)秀的服務(wù)理念及服務(wù)內(nèi)容，才是幫助用戶用好OA的關(guān)鍵點。

來源：中國軟件網(wǎng)