OA系統(tǒng)成功落地六步走

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

實現辦公自動化是當下大多數企業(yè)愿望，但是，如何從種類繁雜的OA系統(tǒng)中選擇一款合適的，如何成功實施OA并落實系統(tǒng)，并非易事。對于絕大多數用戶來說，如何成功實現OA系統(tǒng)已成了一塊心頭大病。

而如何實現OA系統(tǒng)的六個要點在于：選型、試用、實施、落實、開放和服務。只有做好這六點，才有可能真正實現OA系統(tǒng)。

　　一、選型

對用戶來說，要想選到一款合適的產品，就必須結合自身需求，對OA辦公系統(tǒng)產品進行考察，首先要看系統(tǒng)的功能模塊。如果其功能模塊能夠很好地處理企業(yè)日常工作、核心業(yè)務，以及與其他系統(tǒng)之間的整合集成，同時滿足企業(yè)未來發(fā)展對OA開放性、管理性、維護性的要求，自然是用戶的理想之選。

一般來說，OA辦公系統(tǒng)的基本模塊包括：流程應用、表單應用、公文管理、電子郵件、文檔管理、計劃管理、公共信息等。如果以給企業(yè)帶來價值大小的緯度對所有OA功能模塊評估的話，基本上遵循8：2定律，其中工作流程模塊、數據整合、報表統(tǒng)計等功能應用為企業(yè)帶來的了80%的價值，其余的模塊帶來20%的價值。因此，用戶需要重點考察OA辦公系統(tǒng)產品工作流程、數據整合、報表統(tǒng)計的技術水準，這是衡量產品的重要標準。

對用戶來說，選好OA最重要的一點，就是緊抓關鍵應用。這樣，也為產品的進一步成功應用打好堅實的基礎。

　　二、試用

用戶在選擇OA時，一直受OA系統(tǒng)的易用性、穩(wěn)定性、開放性、安全性以及實用性等問題的困擾，而OA廠商完全可以以開放的心態(tài)為用戶提供一個試用平臺，解除用戶的困惑。產品試用作為OA用戶了解廠商的一個重要窗口，對用戶和廠商而言，都是具有重大意義的。

并且，OA不同于ERP這樣的大型化、復雜化軟件，是適合試用的，而且OA選型必須看產品實況，不能只看方案和DEMO。OA試用也會讓那些只懂理念包裝的OA辦公系統(tǒng)廠商露出真實的面目，規(guī)范了競爭秩序，促進行業(yè)的優(yōu)勝劣汰，為企業(yè)信息化建設的成功帶來更多保障。

事實上，對OA的潛在用戶來說，要想知道一款產品是否跟自己想象的一樣，就必須試用。OA好不好，用了才知道。

在試用OA的過程中，首先要體驗OA的界面，看看是否簡潔大方、友好。OA界面是用戶與系統(tǒng)交互的窗口，友好度高的界面可以降低用戶使用過程中的視覺疲勞，切忌華而不實。

其次，要體驗系統(tǒng)的后臺管理和維護，特別是系統(tǒng)管理員的設置項是否完善和安全，是否功能強大和維護簡單方便。

而最關鍵的，要對OA的常用功能進行查看，如消息收發(fā)、通知公告、文件交換、電子郵件等，看其操作是否順手、簡便。這一步的試用非常重要，因為有的OA系統(tǒng)表面看起來功能很強大，但設置極為繁復，給日后的使用造成了很大的困難，這就是OA易用性、實用性不良的體現。

接下來，用戶就要針對自身需要重點試用OA功能，如工作流，從流程設置開始做起，到表單輸入，一直到整個流程的審批結束，整個過程都需要用自身企業(yè)的實際情況一步步去檢驗，要看設置是否簡單。

在當前OA市場品牌林立的情況下，很多用戶在選型時倍感頭疼，不少用戶因選錯產品而導致應用失敗。為了萬無一失，用戶在引進OA之前，應對產品進行體驗，檢驗產品的易用性、適用性、穩(wěn)定性、關聯性、良好的服務等，真正感受到產品的優(yōu)劣，才能選到更易成功應用的系統(tǒng)。

　　三、實施

選好了產品，并不意味著就能用好這一款產品。在確定好了要引進的OA辦公系統(tǒng)之后，用戶也迎來了新一輪的挑戰(zhàn)，那就是實施。為了確保用戶成功實施，優(yōu)秀的OA辦公系統(tǒng)廠商也出臺了一系列的保障措施。

OA實施是一個系統(tǒng)工程，涉及到的可變因素以及不可控因素都很多。因此，OA實施應有一個科學的方法作指導，來嚴格規(guī)范這一實施過程，規(guī)避不可控因素造成的影響，以期達到最好的結果，在進行產品實施時可以根據不同的情況進行借鑒，分別對待。

而且，由于企業(yè)管理模式千差萬別，實施過程一方面要求企業(yè)適應軟件提供的規(guī)范管理模式，另一方面也要根據用戶的需求對軟件質量提出要求。其中，產品的易用性和實用性是成功實施的兩大前提。只有OA具備了較強的易用性和實用性，產品才能成功實施。

　　1、易用性

OA的易用性是實施的關鍵。很多用戶在選型之初，就已經列好了所需的功能模塊，但實際應用中卻經常用不好這些功能。其中一個很重要的原因就是OA系統(tǒng)的易用性不夠，讓用戶無法輕松地運用自如。所以，OA要實施成功，在易用性上必須做到極致，這包括容易安裝、容易設置、容易培訓、容易使用、容易維護、容易開發(fā)等一系列內容。

　　2、實用性

管理軟件行業(yè)有句話叫“產品不行，累死實施”。企業(yè)在OA實施上不僅要著眼于OA的易用性，還要考慮到OA的實用性。只有OA的實用性高，才能幫助企業(yè)解決實際問題，讓企業(yè)長期穩(wěn)定的依賴OA系統(tǒng)，實現價值最大化。而提高產品實用性的關鍵在于務實的產品功能設計，就是拒絕空洞的理念和花哨的包裝，不開“空頭支票”，也不對功能做簡單的堆砌，讓用戶將真正需要的功能用好、用透。

　　3、實施步驟

好的開始就是成功的一半，具體到實施工作的階段目標，按照順序則是：1、讓員工接受，快速應用；2、讓員工喜歡，開發(fā)調整；3、工作流統(tǒng)一化、數據整合、決策支持、持續(xù)優(yōu)化。

總得來說，OA成功路上面臨諸多實施風險，最關鍵的還是廠商應從易用性和實用性上保證OA產品能夠應用到企業(yè)中，然后在實施的過程中分清階段目標，通過提供最優(yōu)質的服務，來盡力縮短實施周期，將風險降到最低，才能將OA辦公系統(tǒng)的價值發(fā)揮到最大化。

　　四、落實

在OA辦公系統(tǒng)實施成功后，并不一定能發(fā)揮其作用。接下里，只有做好了OA辦公系統(tǒng)的落實工作，在企業(yè)中普及應用，才能將其信息化價值最大化。

OA辦公系統(tǒng)是一種相對簡單的企業(yè)管理軟件，卻又非常靈活，彈性很大，涉及人員廣泛，要在企業(yè)中順利得到落實，就必須通過技術化手段和管理化手段來促進落實？其中，產品是基礎，高層是關鍵。在具體操作中，可以采取以下步驟：

　　1、先易后難地落實

OA辦公系統(tǒng)的落實要先易后難，而且要做到對員工有用。所以需要OA實施人員幫助用戶先落實一些基礎的功能，包括會議通知、工作通知、收發(fā)文系統(tǒng)以及郵件系統(tǒng)等一些更容易上手的模塊。等員工習慣了，再落實文檔管理系系統(tǒng)、任務跟蹤、請示匯報、信息門戶等新應用。

　　2、提供充分的支持

在OA的落實過程中提供充分的業(yè)務、技術和培訓支持，包括：及時制訂OA運行管理制度，使得OA系統(tǒng)具有可操作性；要對OA的應用要提供充分的技術保障，保證系統(tǒng)暢通、穩(wěn)定。

　　3、發(fā)揮領導作用

落實OA是一把手工程，需要領導的重視與推進。為什么這么說？因為OA辦公系統(tǒng)是管理類軟件，是對傳統(tǒng)辦公模式的變革，而能影響整個團隊的辦公模式的，只有一把手了。其實，許多“一把手”本身還是需要引導的對象，如果他們不重視，不上OA，那么就算讓員工都用，流程也會卡住，失去效率。只有管理層才會真正重視OA，才能更順利的推行OA?！?/p>

　　4、從上而下落實

OA系統(tǒng)的落實需要組織全員的配合，但也要靠組織由上而下的推動力量。要在部分功能基本具備投入使用條件的情況下，要堅決地取消手工方式以推廣OA系統(tǒng)的使用 ，使得OA系統(tǒng)合法地、唯一地投入運行，成為生產必須的一個環(huán)節(jié)。

　　5、加強制度考核

要制訂OA推廣考核制度，使OA系統(tǒng)的落實與部門和個人的考核掛鉤，并獎勵先進，處罰落后。

在信息時代，全面推行OA辦公系統(tǒng)是提高工作效率，實現網絡辦公的網絡化、信息化和無紙化目標的重要舉措。而只有在組織中做好了落實這一環(huán)節(jié)，OA辦公系統(tǒng)的應用才能滲透公司財務、人事管理、生產調度、收發(fā)文件等業(yè)務領域和生產管理的各個環(huán)節(jié)，有力提升組織信息化建設水平。

　　五、開放

開放性是檢測OA辦公系統(tǒng)的重要標準：這代表了軟件的生命力。開放性好的OA辦公系統(tǒng)將有利于產品在未來根據用戶的需求進行升級和拓展。

OA辦公系統(tǒng)正逐漸成為一個綜合性的協(xié)同辦公和管理平臺，除了日常的行政辦公，OA開始越來越多的從事業(yè)務管理和項目管理，甚至人事管理、客戶管理、資產管理、服務管理、知識管理等等。

但這些管理并非孤立存在，而是互相關聯的。OA辦公系統(tǒng)要做好這些管理就必須連接其他的業(yè)務系統(tǒng)，實現數據的交換和共享，為管理者集中呈現各種統(tǒng)計報表，服務于管理和決策。只有開放性好的OA辦公系統(tǒng)才能與其他業(yè)務系統(tǒng)進行無縫對接。

除了開放的系統(tǒng)結構可以和企業(yè)已有的信息資源集成，OA辦公系統(tǒng)開放性好還意味著在開發(fā)建設中能夠獲得更多的技術支持，容易升級，意味著一旦企業(yè)的需求發(fā)生變化，系統(tǒng)能夠盡快的得到擴充，持續(xù)滿足用戶的信息化需求，原有的投入得到有效的保護，從而在整體上得到良好的投入產出效益。

　　六、服務

在做到以上五個要點之后，還有一個最重要的一點：服務。只有將服務的精神貫穿軟件的應用，才能真正體現出協(xié)同管理軟件的價值。

如今各行各業(yè)均趨于服務化，軟件也同樣如此。而OA辦公系統(tǒng)應用效果的好壞，主要取決于后期的實施過程，一方面是企業(yè)自身的使用，另外廠商所提供的服務也至關重要。服務主要從幾方面考量，比如是否能夠及時解決用戶問題、是否能提供專業(yè)的咨詢與售后等。

長期以來，國內管理軟件服務費難收，貌似已經成為一個非常普遍的問題。在國外，賣軟件就是賣服務的觀點已經獲得廣泛的認同，國外的軟件廠商主要以收取服務費的方式獲取利潤。而在國內，想讓OA辦公系統(tǒng)廠商依靠服務費來生存，顯然還不現實。但是，賣軟件就是賣服務這一核心是OA辦公系統(tǒng)的內在本質卻沒有變化。當前，服務能力是協(xié)同軟件木桶中的“短板”。許多OA辦公系統(tǒng)廠商為了能在激烈的市場競爭中生存下來，往往忽視對自身團隊服務素質的培養(yǎng)，忽略企業(yè)服務能力的建設。

在創(chuàng)新不斷、追求效率的今天，片面的技術能力已經不再是打動企業(yè)的決定要素，OA辦公系統(tǒng)廠商優(yōu)秀的服務理念及服務內容，才是幫助用戶用好OA的關鍵點。

來源：中國軟件網