福州OA實(shí)施走捷徑 培養(yǎng)隊(duì)伍是關(guān)鍵

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眾所周知，中小企業(yè)在福州OA實(shí)施過程中一直遇到挑戰(zhàn)。一方面是管理精細(xì)化對管理信息系統(tǒng)的要求，一方面是福州OA系統(tǒng)的實(shí)施投資大、周期長，實(shí)際效果也似乎不明顯。為了縮短福州OA系統(tǒng)的實(shí)施周期，降低系統(tǒng)實(shí)施成本，企業(yè)需要立足于公司的實(shí)際情況和現(xiàn)實(shí)需要，需要參照已經(jīng)成功實(shí)施福州OA系統(tǒng)的企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，快速實(shí)施，降低風(fēng)險(xiǎn)。

一、簡化福州OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理是福州OA系統(tǒng)實(shí)施過程中一項(xiàng)非常繁瑣的工作，同時(shí)業(yè)務(wù)的變更往往需要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重新整理?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的整理來源于記錄業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的需要，而公司每天發(fā)生的業(yè)務(wù)形形色色，如果什么樣的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都想記錄在福州OA系統(tǒng)中，那福州OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理量也很大，而業(yè)務(wù)的變更往往又需要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重新整理。從福州OA系統(tǒng)的實(shí)用性出發(fā)，20%的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)往往決定了福州OA系統(tǒng)80%的運(yùn)行效果。簡化福州OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，只整理關(guān)鍵的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，可以減少項(xiàng)目實(shí)施的工作量，縮短實(shí)施周期。

二、周詳完善的實(shí)施范圍和實(shí)施計(jì)劃

很多企業(yè)實(shí)施的福州OA項(xiàng)目，在實(shí)施之初沒有根據(jù)企業(yè)所在行業(yè)的特征以及目前的狀況，制定一個(gè)完善周詳?shù)膶?shí)施計(jì)劃和實(shí)施范圍，什么模塊都想上，結(jié)果真正使用的都是很小的一部分。因?yàn)橐?guī)劃錯(cuò)誤造成的金錢和時(shí)間的浪費(fèi)是非常普遍的，對企業(yè)整個(gè)項(xiàng)目的影響也是難以估量的。所以，有一個(gè)周詳完善的實(shí)施規(guī)劃，是保證高效完成這個(gè)項(xiàng)目的大前提。

三、盡量實(shí)施和使用福州OA系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程和標(biāo)準(zhǔn)功能

福州OA系統(tǒng)實(shí)施的根本原則是在保證福州OA系統(tǒng)實(shí)施效果的前提下，將福州OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)得越簡單實(shí)用越好。實(shí)施福州OA系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能，一方面可以減少定制開發(fā)的工作量，一方面可以避免福州OA系統(tǒng)運(yùn)行當(dāng)中的程序出錯(cuò)，同時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)功能往往是最簡單的。正因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)功能的上述優(yōu)點(diǎn)，實(shí)施福州OA系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能可以降低實(shí)施難度，縮短實(shí)施周期，降低實(shí)施成本。

通過我們對各個(gè)公司的福州OA實(shí)施調(diào)查發(fā)現(xiàn)，絕大部分企業(yè)在福州OA實(shí)施過程中不使用標(biāo)準(zhǔn)流程和標(biāo)準(zhǔn)功能，不是產(chǎn)品問題，而是企業(yè)中的業(yè)務(wù)部門站在本部門的角度，希望福州OA系統(tǒng)能盡可能和當(dāng)前的手工操作一致，而不愿意改變當(dāng)前的業(yè)務(wù)操作模式。其實(shí)，福州OA系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能往往是系統(tǒng)最有價(jià)值的部分，實(shí)施福州OA系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能可以滿足企業(yè)80%以上的管理信息化要求。

四、從優(yōu)化整個(gè)供應(yīng)鏈價(jià)值流的角度簡化福州OA系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)構(gòu)成福州OA系統(tǒng)的主要元素有:組織結(jié)構(gòu)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程、控制參數(shù)和交易數(shù)據(jù)等，而組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)又是影響福州OA系統(tǒng)實(shí)施和運(yùn)行的最關(guān)鍵因素，組織結(jié)構(gòu)的變化可能要求福州OA系統(tǒng)的重設(shè)計(jì)和重實(shí)施。

公司組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)當(dāng)然是從利潤最大化、快速滿足客戶需求等企業(yè)目標(biāo)出發(fā)，如何來優(yōu)化企業(yè)運(yùn)行當(dāng)中的物流、資金流和信息流。

五、重點(diǎn)關(guān)注影響福州OA系統(tǒng)集成的控制參數(shù)，而不是分散的計(jì)劃和控制數(shù)據(jù)福州OA系統(tǒng)的最大優(yōu)點(diǎn)是其信息集成的特點(diǎn)，某些系統(tǒng)控制參數(shù)的設(shè)計(jì)影響著業(yè)務(wù)流程和信息的集成，項(xiàng)目實(shí)施過程中必須給予重點(diǎn)關(guān)注;另一方面，為了擴(kuò)大福州OA系統(tǒng)的使用面和使用功能，軟件公司在開發(fā)和設(shè)計(jì)福州OA軟件時(shí)，在集成功能的基礎(chǔ)上往往還會(huì)開發(fā)出一些對個(gè)別部門或許有用的小功能，這些小功能對某些行業(yè)可能有用，而具體到某個(gè)企業(yè)卻不一定實(shí)用，過分注意這些小功能的實(shí)施和使用，會(huì)分散項(xiàng)目組的實(shí)施精力，延長項(xiàng)目實(shí)施周期。

六、只記錄關(guān)鍵的交易數(shù)據(jù)

福州OA系統(tǒng)并不是一種即插即用的解決方案，無論是實(shí)施、升級(jí)、集成，還是棄用，都不是一件很容易的事情。在企業(yè)信息化過程中，不是說信息越集成越好，一般來講，越集成的信息系統(tǒng)越難實(shí)施和使用。另一方面，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展，系統(tǒng)中記錄的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)每天都在增加，對硬件的要求也越來越高，只記錄關(guān)鍵的交易數(shù)據(jù)可以減少數(shù)據(jù)的記錄量和存儲(chǔ)量，降低企業(yè)信息化過程當(dāng)中的硬件投資。

企業(yè)在實(shí)施福州OA系統(tǒng)中，一般優(yōu)先實(shí)施財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)、生產(chǎn)計(jì)劃、采購管理、銷售管理和庫存管理等模塊，而質(zhì)量管理、設(shè)備維護(hù)等模塊的實(shí)施則必須重點(diǎn)區(qū)別對待，有時(shí)候用其他的系統(tǒng)來記錄質(zhì)量信息或設(shè)備信息在信息集成上可能差點(diǎn)，但福州OA系統(tǒng)簡單了，福州OA系統(tǒng)的實(shí)施難度和實(shí)施成本也降低了。

七、在福州OA實(shí)施過程當(dāng)中采取同步工程的項(xiàng)目管理方法

福州OA系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目大體可以分為項(xiàng)目準(zhǔn)備、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)藍(lán)圖、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、上線準(zhǔn)備、上線支持及持續(xù)改進(jìn)等階段，各階段的工作既有側(cè)重點(diǎn)，又有交叉。福州OA實(shí)施過程當(dāng)中的同步工程式項(xiàng)目管理方法與新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目的管理在原理和技巧上是類似的。采取同步工程式的項(xiàng)目管理方法，可以在同一時(shí)期內(nèi)同時(shí)進(jìn)行兩項(xiàng)或兩項(xiàng)以上的項(xiàng)目具體工作，從而縮短福州OA系統(tǒng)的實(shí)施周期。

八、關(guān)鍵依靠企業(yè)內(nèi)部福州OA實(shí)施人員，以我為主進(jìn)行系統(tǒng)實(shí)施

企業(yè)內(nèi)部福州OA系統(tǒng)實(shí)施人員因?yàn)槭煜て髽I(yè)現(xiàn)實(shí)情況，認(rèn)同企業(yè)的文化和經(jīng)營理念，同時(shí)又要在企業(yè)長期工作，在實(shí)施福州OA系統(tǒng)過程當(dāng)中往往會(huì)從長遠(yuǎn)角度來考慮福州OA系統(tǒng)的實(shí)施，如果對他們予以系統(tǒng)的培訓(xùn)，同時(shí)采取快速化福州OA系統(tǒng)實(shí)施原則，關(guān)鍵依靠他們，不僅可以降低福州OA系統(tǒng)實(shí)施成本，還可以確保項(xiàng)目質(zhì)量。

不管是選擇怎樣的產(chǎn)品或?qū)嵤?a href="http://52tianma.cn/fanpupm/gysgl/" target="_blank">供應(yīng)商，企業(yè)還是應(yīng)該以企業(yè)為主進(jìn)行系統(tǒng)實(shí)施，通過進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)移，在企業(yè)中建立和培養(yǎng)一支懂業(yè)務(wù)懂管理又懂技術(shù)的企業(yè)內(nèi)部管理咨詢和福州OA實(shí)施隊(duì)伍，項(xiàng)目結(jié)束后能獨(dú)立有效地進(jìn)行最終用戶使用指導(dǎo)和系統(tǒng)維護(hù)工作。這樣的福州OA項(xiàng)目實(shí)施才算得上是成功的。（CIOAge）