將日化行業(yè)OA系統(tǒng)的審批流程與ERP軟件的生產(chǎn)流程對接起來

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這家起源于中山，下轄重慶、江西、安徽等多家分子公司的的大型企業(yè)集團，如今已形成了以黑蚊香、殺蟲氣霧劑、電熱蚊香、殺蟑產(chǎn)品系列為核心、洗滌用品系列和發(fā)用品系列為發(fā)展的100多個以獨特功能和款式為細分的產(chǎn)品族群。

談起欖菊蚊香這兩年的內(nèi)部管理變革和信息化發(fā)展，沒有什么大刀闊斧的舉動，高談闊論的言論。更多的基于內(nèi)部問題的持續(xù)改進，每天改進一點點，現(xiàn)在信息化已經(jīng)變身公司業(yè)務的一臺齒輪，咬合著其他業(yè)務部門來高速運轉(zhuǎn)。

ERP不是萬能的

跟大多數(shù)老板思路一樣，提升管理首先要解決業(yè)務管理，公司最先上線的是ERP軟件。上線ERP后，公司管理的確發(fā)生了很大的改觀，但員工和領(lǐng)導用過一段時間漸漸發(fā)現(xiàn)，ERP軟件好像也不是萬能的。

ERP軟件不是人人都會用的一套軟件，沒有一系列培訓工作，很多人進入系統(tǒng)之后不知道怎么操作。對于普通員工來說，這套國外的ERP軟件是純英文界面，理解起來有些吃力。對于高層領(lǐng)導來說，平常工作很忙，接受這套軟件培訓的機會本來就不多。這導致ERP軟件需要專人維護，專人操作，在公司還沒有全面的適用開來。

有沒有一套簡單易用、適合全員操作的系統(tǒng)，把ERP中的一些關(guān)鍵業(yè)務流程提取出來，讓大家都來應用提升使用效率？欖菊集團信息部首先想到的是用日化行業(yè)OA系統(tǒng)對接。

一個訂單的問題

最先開始探索該問題來源于一個訂單。欖菊的銷售人員王磊臨時接到了一份大訂單，客戶下單的任務量大，時間緊，生產(chǎn)工期只有一周。按照以往的流程，他必須先拿到這份紙質(zhì)訂單合同交給銷售部總監(jiān)，生產(chǎn)部總監(jiān)，財務部總監(jiān)，總經(jīng)理室層層把關(guān)簽字，當所有流程跑完，估計要1天半。最后才可以將這份生產(chǎn)任務錄入到erp系統(tǒng)開始安排工人生產(chǎn)。

這樣一來，還有3天時間來生產(chǎn)，任務根本來不及。王磊不得不請求老總請求特批，并跟各個部門總監(jiān)緊急電話溝通，趕快抽出時間簽字。結(jié)果任務總算完成了，但這一趟把大家都累得夠嗆。

3天后，大家圍在一個小會議室探討，是否可以引入OA流程？將日化行業(yè)OA系統(tǒng)的審批流程與ERP軟件的生產(chǎn)流程對接起來，日化行業(yè)OA流程審核完成后的數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)入ERP生產(chǎn)流程？當ERP中生產(chǎn)任務完成后，再將流程回轉(zhuǎn)到日化行業(yè)OA流程，讓各個領(lǐng)導審批確認，產(chǎn)品即可快速出廠？

說干就干，信息管理部把大家日常所使用的15條生產(chǎn)流程用2個月的時間，進行集成整合，效果果然明顯。就訂單審批流程一項就由原來的1天半提升到1個小時。

報表、報表、報表

“出一份報表怎么這么難？”，在一次部門領(lǐng)導例會上，欖菊老總問下面的部門經(jīng)理。

可以理解，這樣一家3000人規(guī)模的集團公司。做決策完全憑經(jīng)驗和感覺，總有失手的那一次，關(guān)鍵還是你無法掌控是哪一次會失手。沒有全面的真實數(shù)據(jù)分析報表、拍腦袋決策是多么可怕！但匯總一份報表少則幾天，多則1個月，等拿到報表已經(jīng)過了決策的時間。

讓領(lǐng)導自己進入ERP系統(tǒng)自己查數(shù)據(jù)？不行，操作復雜，數(shù)據(jù)不集中，還是不能解決問題。信息部經(jīng)理苦苦思索。

有沒有一種可能，將ERP中的生產(chǎn)關(guān)鍵數(shù)據(jù)抽取一部分出來，將合同管理軟件中的銷售數(shù)據(jù)抽取一部分出來，將財務軟件中的回款收據(jù)抽取一部分出來，形成一張自動表單，反饋在我日常的工作門戶中，讓他們隨時可以查看？

只要理論上認為是可行的，欖菊信息化部門會馬上啟動調(diào)研工作，安排專員不斷執(zhí)行反饋，并找外部專家論證優(yōu)化。這次是1個月，一套涵蓋個人門戶、集團門戶、工程設(shè)備、經(jīng)營分析門戶的門戶系統(tǒng)呈現(xiàn)在員工和領(lǐng)導面前，所有的信息內(nèi)容全部在系統(tǒng)中集成統(tǒng)一。

就這樣，欖菊公司的問題就是在這樣一步步的求證中探索，并不斷在實踐中印證成功。如今，欖菊集團的信息化集成工作已經(jīng)深入到集團內(nèi)部各業(yè)務部門。據(jù)統(tǒng)計，目前集成流程250條，全面打通郵件系統(tǒng)、短信系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)、HCM系統(tǒng)、經(jīng)營分析系統(tǒng)、經(jīng)銷商進銷存提報系統(tǒng)、報表查詢系統(tǒng)、手機銷售管理系統(tǒng)等，真正實行了集團內(nèi)部的“大集成”目標，談及這一點，欖菊信息部經(jīng)理一臉的自豪。

這樣的應用經(jīng)驗還有很多，如果你想知曉更多的信息化實踐故事。敬請關(guān)注4月25日——卓越運營管控與日化行業(yè)OA信息化實踐分享論壇中山站