OA辦公的優(yōu)點(diǎn)

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 　　辦公自動(dòng)化(OA)是面向組織的日常運(yùn)作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)，自1985年國(guó) 內(nèi)召開第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議以來，OA在應(yīng)用內(nèi)容的深度與廣度、IT技術(shù)運(yùn)用等方面都有了新的變化和發(fā)展，并成為組織不可缺的核心應(yīng)用系統(tǒng)。

　　一、OA辦公的優(yōu)點(diǎn)

　　1、互聯(lián)網(wǎng)傳輸文件，快速且節(jié)約

　　傳統(tǒng)的辦公方式涉及到大量的紙質(zhì)文件的使用，在工作過程中難免產(chǎn)生廢棄，錯(cuò)誤，以及部分文件往往只有一次性應(yīng)用價(jià)值。這會(huì)造成大量紙張等辦公耗材的使用以及浪費(fèi)。而通過OA辦公系統(tǒng)則可以將企業(yè)的各類收發(fā)文件都在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，領(lǐng)導(dǎo)直接在OA系統(tǒng)上審閱、修改，系統(tǒng)并會(huì)自動(dòng)保留修改痕跡，極大的減少了反復(fù)修訂造成的紙張浪費(fèi)。同時(shí)，OA系統(tǒng)可以同時(shí)傳遞多人，并杜絕了丟失的可能，這也是傳統(tǒng)辦公方式無(wú)法比擬的。

　　2、快捷檢索、提升效率

　　OA辦公系統(tǒng)中的共享信息資源功能非常強(qiáng)大，公用文檔、信息通知公告等功能便于員工快速通過OA系統(tǒng)了解公司的信息，事務(wù)的處理進(jìn)度，同時(shí)方便員工查閱文件，員工可以輕易在數(shù)以萬(wàn)計(jì)的文件堆中找到想要信息，時(shí)間節(jié)約百倍不止。

　　3、強(qiáng)化監(jiān)控，提高行政管理

　　在OA辦公系統(tǒng)中，能全面的監(jiān)控各個(gè)部門、員工的工作、以及各個(gè)辦公耗材、企業(yè)車輛的使用情況，讓管理者能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并且予以解決并且能設(shè)置遺忘提醒，對(duì)于延誤辦理的業(yè)務(wù)自動(dòng)發(fā)起提醒。

　　4、提高工作效率，打造優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)

　　OA打造的辦公平臺(tái)，極大地提高了員工之間協(xié)作效率與溝通能力，有助于員工之間相互互動(dòng)交流學(xué)習(xí)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)精神，從而打造出一支凝聚力較強(qiáng)、工作效率高，具有快速反應(yīng)能力的優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)。

　　二、OA的局限性

　　1、功能被其他軟件替代

　　在互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達(dá)的今天，其實(shí)很多軟件已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)部分的OA功能。比如QQ、微信等聊天工具彼此之間能夠?qū)崿F(xiàn)溝通文件傳輸、釘釘能夠?qū)崿F(xiàn)批復(fù)確認(rèn)、在線審批等......可以說，OA系統(tǒng)90%的功能都可以通過各種軟件實(shí)現(xiàn)。

　　2、只能處理簡(jiǎn)單的工作

　　OA系統(tǒng)相對(duì)而言只能滿足一些簡(jiǎn)單的事務(wù)處理工作需求，進(jìn)行一些辦公之間審批流轉(zhuǎn)等等。過于復(fù)雜的工作OA軟件無(wú)法適用，且大部分的OA系統(tǒng)很難或者無(wú)法與企業(yè)的其他管理軟件(財(cái)務(wù)、工程)對(duì)接，各部門之間的數(shù)據(jù)無(wú)法交互等等。

　　3、培訓(xùn)費(fèi)用高

　　OA系統(tǒng)往往需要培訓(xùn)才能使用，這又是一筆不菲的開支。

　　三、OA系統(tǒng)的發(fā)展的五個(gè)階段

　　第一階段：實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，將傳統(tǒng)紙面化的文檔轉(zhuǎn)化為電子化管理，以辦公、公文及文檔、信息發(fā)布等管理為主。

　　第二階段：實(shí)現(xiàn)信息化管理，將引入WF流程引擎，將相關(guān)文檔流程化管控，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、審批管理。

　　第三階段：實(shí)現(xiàn)共享知識(shí)管理，結(jié)合企業(yè)共享知識(shí)，生產(chǎn)及專業(yè)知識(shí)，構(gòu)建企業(yè)知識(shí)共享中心、信息中心、文檔中心、資源中心等，實(shí)現(xiàn)基于網(wǎng)絡(luò)化的企業(yè)知識(shí)中心。

　　第四階段：實(shí)現(xiàn)企業(yè)協(xié)同辦公管理，引入協(xié)同管理制度和理念，讓全員參與OA，讓流程監(jiān)督管理，讓協(xié)同提高效率，一環(huán)扣一環(huán)，環(huán)環(huán)相連接，提高決策和管理效能。

　　第五階段：實(shí)現(xiàn)云端辦公OA，引入云平臺(tái)管理理念，讓辦公無(wú)處不在，特別是在新冠疫情期間，云端辦公可以大大提高效率，實(shí)現(xiàn)無(wú)邊界而有組織的大型企業(yè)云辦公服務(wù)管理，讓工作無(wú)處不在，打破物理圍墻，構(gòu)建無(wú)邊界辦公族組織模式，這也許就是未來流行的無(wú)邊界辦公模式(以人為本，以時(shí)間和結(jié)果為目標(biāo)核心，無(wú)地域界限的辦公模式)。

　　泛普軟件辦公OA管理系統(tǒng)軟件通過統(tǒng)一的基礎(chǔ)平臺(tái)、統(tǒng)一的規(guī)章制度、統(tǒng)一的流程和數(shù)據(jù)機(jī)制，可以快速為企業(yè)構(gòu)建統(tǒng)一的信息架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)快速開發(fā)、快速應(yīng)里和調(diào)整，有效集成和支持人性化應(yīng)用。同時(shí)，定制化的的0A采用協(xié)同短陣，模擬企業(yè)直接真實(shí)的運(yùn)作，企業(yè)內(nèi)部任何一個(gè)部門都是網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，協(xié)同運(yùn)作，此外，定制化的OA在功能模塊之間具有高度的協(xié)作性。企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)管理可以從任何信息節(jié)點(diǎn)提取所有相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門的協(xié)同管理和協(xié)調(diào)。