重視項目收尾踢好軟件開發(fā)臨門一腳

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歷時一年多的軟件開發(fā)項目終于快要結(jié)束了，對我來說這意味著沒日沒夜瘋狂加班的苦日子要熬到頭了。開發(fā)組成員接二連三地相互表示祝賀，看到這種情況我一臉苦笑，快要看到勝利的曙光這話說得早了點，還是想想該怎么對付黎明前的黑暗吧。如果把軟件開發(fā)項目比作一盤圍棋，項目收尾就是到了勝負關(guān)鍵的時刻，一不小心就有可能前功盡棄、滿盤皆輸。
　　充滿血淚的項目收尾 　　
　　眾所周知，一個完整的軟件項目生命周期在RUP(Rational Unified Process，統(tǒng)一軟件開發(fā)過程)方法中可以分為：初始需求分析、業(yè)務(wù)建模、設(shè)計階段、編碼和測試、交付部署與收尾階段等幾個過程。在初始階段項目發(fā)生風(fēng)險損失是最小的，比如在這個階段如果突然資金來源斷了，以至于不能繼續(xù)進行而不得不終止項目，那么這時候的損失只是需求分析階段的投入。但隨著項目進展風(fēng)險對項目的損失逐漸變大，快到收尾階段的時候如果發(fā)生重大風(fēng)險將產(chǎn)生最大的項目損失，嚴(yán)重時可能會爛尾或收不到結(jié)算款，這對軟件開發(fā)項目來說是最大的打擊。
　　但讓人非常遺憾的是,在軟件開發(fā)項目中項目收尾過程和工作往往不被大家重視。有時是因為項目任務(wù)繁重，開發(fā)組為了按時完成任務(wù)正忙于埋頭趕工，或一大堆的問題急需解決，有時是項目經(jīng)理干脆就把該項工作給忽略了。因此，在談到項目收尾時，可能大家都有一大段牢騷話要說，其中的血淚史更是數(shù)不勝數(shù)。例如，誰都可能經(jīng)歷過在項目"接近"結(jié)束的時候突然陷入困境的情況，以為已經(jīng)干完了"該干的事情"，但客戶卻不斷的提出新要求，結(jié)果拿起合同一看。天啊，不但在許多細節(jié)需求上丟三落四，而且還可能在重大需求上也存在著缺失，如果客戶一定要一項一項地對合同的話，項目根本就不可能驗收通過。
　　準(zhǔn)確定義軟件開發(fā)項目收尾 　　
　　項目收尾根據(jù)PMI(美國項目管理協(xié)會)的概念，工作內(nèi)容包括：項目范圍重新確認和質(zhì)量驗收，就是說項目驗收前重新審核工作成果，檢驗各項工作范圍是否完成，或者完成到何種程度。如果是外部開發(fā)項目還有費用結(jié)算，例如對從項目開始到項目結(jié)束全過程所支付的全部費用進行核算，編制項目決算表的過程。最后，還有合同終結(jié)，例如整理并存檔各種合同文件。
　　簡單的說，軟件開發(fā)收尾一般分為合同收尾和管理收尾兩部分。合同收尾就是抓起合同，和客戶(無論是內(nèi)部客戶還是外部客戶)一項一項的核對，是否完成了合同所有的要求，是否可以把項目結(jié)束掉，也就是通常所說的項目驗收。管理收尾是說把開發(fā)期間的所有項目文檔整理和歸檔的過程，例如收集需求分析文檔、編碼文檔、測試文檔、會議記錄，當(dāng)然還有階段性總結(jié)報告等。
　　(1)合同收尾
　　合同收尾就是了結(jié)開發(fā)合同并結(jié)清帳目，包括解決所有尚未了結(jié)的事項。合同收尾需要對整個項目開發(fā)過程進行系統(tǒng)地審查，找出合同上簽訂的事項是否已經(jīng)完成任務(wù)。據(jù)經(jīng)驗分析，軟件開發(fā)項目也象眾多的工程項目收尾一樣，合同收尾是最容易產(chǎn)生問題的時候。就象經(jīng)常提到的80/20理論，花了計劃的80%的時間以為完成了項目80%的工作，結(jié)果剩余的20%的收尾工作又要花80%的計劃時間來完成。
　　因此，合同收尾往往是軟件開發(fā)經(jīng)理最為頭痛的事情，理想的情況下既要使客戶和用戶對軟件滿意，又要使公司順利地收到項目資金，造就一個"雙贏"的局面。但實際中，軟件開發(fā)項目先天就有很多不確定因素，比如軟件功能需求人員在并不清楚項目的具體細節(jié)和難度的時候所許諾的事情根本就是一個泥潭，還有由于用戶需求不明確造成的不斷變更需求等?？荚嚧缶庉嬚?BR>　　(2)管理收尾
　　管理收尾是指對項目驗收正式化而進行的項目資料的移交和歸檔。具體包括開發(fā)記錄、功能需求對照表、測試記錄、項目階段性進度報告等。因此，管理收尾做得是否好對降低項目失敗率有重大的意義，例如有什么地方可以改進的建議，這類問題進行分析總結(jié)得越多，資料就越豐富，就越能預(yù)防項目風(fēng)險。同時，管理收尾也是收集、整理、保存項目記錄最好的時機。當(dāng)當(dāng)項目快要完成的時候，項目成員手頭都還保留有工作記錄，收集起來是非常容易的。時間久了，有些項目成員可能去了其它項目組，有些可能離職了，到那時去收集可能就晚了，有些記錄可能就永遠也找不到了。
　　為什么項目收尾工作總是這么難? 　　
　　一直以來有一個怪圈，項目似乎到達收尾階段很容易，但真正要把尾給收好了，到達一個可以完善的階段卻總是面臨一堆問題，拖了又拖。我們經(jīng)常在軟件開發(fā)項目中不止一次聽到，許多項目在合同收尾的時候才出現(xiàn)了大的漏洞。
　　(1)沒有明確項目收尾負責(zé)人 　　
　　我曾經(jīng)經(jīng)歷過的兩個項目，在收尾的時候都設(shè)置了項目收尾主管來專門負責(zé)收尾，項目收尾之難，可見一斑。因為收尾工作的復(fù)雜和千頭萬緒，收尾如果沒有指定專人負責(zé)，就不能及時的把項目文檔整理、驗收、歸檔等。而且沒有專人結(jié)合合同條款擬定收尾計劃也就不能保證能全面的解決了合同的要求?？偠灾绻麑椖渴瘴补ぷ鞑恢匾?，就會因為合同只差少許事情沒有做好而不能驗收通過，使到結(jié)算款收不到，這對軟件開發(fā)來說可是一件大事情。
　　(2)開發(fā)計劃安排前松后緊
　　無數(shù)個項目我們在早期顯得"有條不紊"， 前期時間安排寬裕，成員可以花大量時間不緊不慢地討論、寫文檔，而且許多管理收尾的工作如文檔應(yīng)該提前做好而事實上沒有做好，到了后期時間緊張時才發(fā)現(xiàn)沒有時間再做文檔資料整理了。由于后期時間緊張，結(jié)果為了趕工除了不斷加班還被迫刪減一些東西，或許采用"臨時"方案造成虎頭蛇尾，也許刪減是可行的，但"臨時"方案幾乎必然導(dǎo)致更大的人力浪費和混亂。造成這種問題就是因為前期安排不緊湊，過度樂觀的假設(shè)，低估工作量，使到項目收尾時經(jīng)常發(fā)生丟三落四的事情。
　　(3)沒有制定規(guī)范的管理收尾制度
　　項目收尾是個瑣碎、重復(fù)的工作，所以必須要制定規(guī)范的收尾制度。項目收尾制度必須是嚴(yán)密無情的，這樣才能確保該收上來的信息、數(shù)據(jù)、文檔等能及時的收上來。管理收尾是項目經(jīng)理經(jīng)常忽略的過程，實際上如果在合同清理時找不到相關(guān)文檔，還是一樣要找項目經(jīng)理的茬。因此，項目收尾規(guī)范化是很關(guān)鍵的，這也是日后系統(tǒng)運行維護的需要，不能總是依靠項目組成員的自覺性來保證。所以，從制度上保證不丟失重要的資料，保證管理收尾的各項活動不得拖延到項目完成之后非常有必要。
　　成功項目收尾的步驟 　　
　　項目負責(zé)人在項目快結(jié)束的時候，除了要做好合同收尾的一項一項對照檢查外，還需要重點關(guān)注以下的幾個收尾細節(jié)，為日后項目驗收打下堅實的基礎(chǔ)。否則會悔之莫及。
　　(1)專人負責(zé)、強調(diào)計劃
　　搞軟件開發(fā)的人都知道項目開始和收尾是最難干的，尤其是項目收尾。紛繁復(fù)雜是個擦屁股的辛苦活，加上臨近結(jié)束人心浮動, 和客戶的關(guān)系也因為牽涉到最后的結(jié)算，扯皮事兒特別多，矛盾日漸突出。在這種情況下，項目經(jīng)理的重視和對收尾工作的強力支持就顯得異常重要了，因此收尾必須指定專人負責(zé)。此人直接對項目經(jīng)理負責(zé)，再輔以熟悉項目情況的人員，組成一個精干的移交、驗收、資料歸檔小組，進行驗收和歸檔為主的收尾工作。
　　同時，收尾要特別強調(diào)計劃。可由負責(zé)收尾的人根據(jù)實際情況結(jié)合合同條款擬定計劃，為保證計劃的執(zhí)行，最好要有一個例會制度，各方定期審查進度，及時解決存在的問題?？傊?，充分準(zhǔn)備就是要有水到渠成的感覺，所有的問題都要在驗收前解決掉，真正到驗收時只是個形式，簽字就行了。因此，一定要重視并做好項目收尾工作，千萬不要把它當(dāng)作可有可無的事情。
　　(2)收尾階段需求變更的處理方法
　　當(dāng)項目要收尾了，用戶需求還在變怎么辦呢?如果任由用戶需求老是在變，項目驗收就會遙遙無期。因此，要主動取得用戶的理解，對其不甚合理的地方作出解釋，爭取談判和開發(fā)上的主動性。不能一味的答應(yīng)用戶無理的需求，否則很有可能會陷入反復(fù)變更的泥潭而不得脫身，可以盡量與用戶溝通爭取把某些功能將放在下一個版本中去實現(xiàn)。
　　(3)公司領(lǐng)導(dǎo)大力支持,為順利收尾保駕護航
　　軟件項目收尾是一項復(fù)雜的工作，項目經(jīng)理是其中的關(guān)鍵人物。成功的軟件項目收尾應(yīng)當(dāng)是驗收通過、資金順利回收、客戶關(guān)系保持良好的。因此收尾成功要求項目經(jīng)理機智地協(xié)調(diào)收尾工作中的人物的關(guān)系，但因為項目開發(fā)活動只是整個生態(tài)范圍環(huán)境中的一部分，許多對項目的影響因素不是為項目經(jīng)理所控制的。因此，在收尾工作如客戶款項收取、合同結(jié)束會談、客戶關(guān)系出現(xiàn)危機等許多場合下需要開發(fā)方公司高層領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與，在一個公司領(lǐng)導(dǎo)很重視的環(huán)境下，收尾工作會是更為出色和順利。
　　(4)強調(diào)并建立管理收尾的制度化
　　最后一點,是應(yīng)該建立制度化的管理收尾。一般建議管理收尾事先列一個項目記錄存檔清單，在項目每一個階段那些工作記錄需要收集、整理和保存，由誰提供，什么時候提供，文檔記錄格式和要求等。并告知相關(guān)項目成員，除了完成項目工作以外，向項目經(jīng)理及時提供準(zhǔn)確的工作記錄也是一項非常重要的工作。只有做到這一點，才能為項目收尾真正畫上一個圓滿的句號。