項目經(jīng)理到底應(yīng)該有那些看家本領(lǐng)呢

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項目要能順利執(zhí)行其實并不簡單，如果又渉及多個單位合作，困難程度又大增。取得PMP或IPMP認(rèn)證，只是證明個人具備了項目管理的基本功夫，距離實際運用其實還有很大的一段距離。 

以下是一位項目經(jīng)理的工作日志片段，我們從他的工作日志來看項目經(jīng)理的工作：

以上只是項目經(jīng)理工作的片段，相信每個項目經(jīng)理應(yīng)該都有自已悲慘的故事，程度恐怕只有過之而無不及。項目經(jīng)理到底應(yīng)該有那些看家本領(lǐng)呢？ 

一個稱職的項目經(jīng)理應(yīng)該要其備以下的能力： 

1. 要易于溝通 

筆者在2002年時曾經(jīng)親自問過美國的一位項目管理專家－Dr. William Wells（曾任美國阿波羅登月計劃的計劃主持人），問他一位項目經(jīng)理最需要具備的功夫是什幺。那時他的回答是「一位項目管理最需具備的有三件事，第一是溝通，第二是溝通，第三還是溝通」。 

請您回想一下，在執(zhí)行項目時，你花費最多時間在什么部份？跟領(lǐng)導(dǎo)報告工作進(jìn)度、跟客戶介紹產(chǎn)品及說明工作成果、跟項目成員交待工作、跟單位內(nèi)的其它人員爭取支持、跟合作廠商協(xié)調(diào)配合事項．．．對項目經(jīng)理來說，一天內(nèi)大部份的時間幾乎都是在跟人溝通。 

溝通，可以很簡單，也可以很復(fù)雜。對于部份人來說，反正溝通就是把我的意見表達(dá)出來嗎，有什么難的。可是在項目過程中有那幺多的人與項目有關(guān)，因此要考量的，不僅是把意見表達(dá)出來而已，而在于「在什么樣的時間，運用什么樣的方式，將什么樣的信息，傳達(dá)給什么樣的人」。 

很多項目經(jīng)理都是屬于「被動式的項目經(jīng)理」。就是「你先說你要什么項目信息，我想辦法去弄這些信息出來給你」。因此，信息整理的工作基本上是沒有列入工作管制的，只能夠見招拆招，抱著應(yīng)付的心態(tài)來面對信息的供應(yīng)。 

如果換個比較主動的角度來看，項目經(jīng)理先了解每個與項目有關(guān)的人想要知道什么，這些信息一定有重復(fù)的地方，然后將這些信息做個整理歸類，不等你開口要，我就先提供給你，讓你對項目沒有疑惑，化被動為主動。這些信息整理歸類的動作，直接就納入在項目經(jīng)理的工作管制之中，這樣對項目經(jīng)理而言，也沒有任何的「意外」。 

講起來簡單，做起來其實也不難，二個小時就可以做好溝通計劃，幾個步驟掌握住就好：

(1) 認(rèn)識項目干系人

(2) 分析項目干系人的信息需求

(3) 依照信息需求找出信息種類

(4) 將信息種類歸類

(5) 決定信息傳遞的周期

(6) 決定信息傳遞方式

(7) 搜集信息

(8) 傳遞信息

(9) 檢討信息傳遞成效

2. 要想的周全 

項目經(jīng)理有點像魔術(shù)師。事前先考慮要表演那些魔術(shù)，然后將道具準(zhǔn)備好，跟助手、燈光及舞臺配合，先仿真演練幾遍，指示每個人互動方法，并且事先想到如果發(fā)生問題時如何處置；確認(rèn)都沒有問題后，開始表演；表演時要掌控會場氣氛，使整個場子有高潮迭起的感覺；如果環(huán)節(jié)出了問題，要馬上能夠應(yīng)變，使節(jié)目能夠繼續(xù)下去，而不是就此停頓；節(jié)目結(jié)束后，感謝每個人的合作，同時檢討整個表演的過程需要改進(jìn)的地方，如此一段表演才算正式收尾。 

項目經(jīng)理的責(zé)任就是掌控全場，把這段表演完美無缺的呈現(xiàn)出來。不過太難了，執(zhí)行過的項目的人都知道，首先客戶的需求不容易了解，其次計劃時間不夠，再來執(zhí)行時問題重重，等到收尾時只能草草了事。 

表演魔術(shù)可以事先演練，找出問題先解決，執(zhí)行項目可沒辦法先來一遍。因此項目經(jīng)理能不能夠?qū)⑽磥戆肽?、一年或二年如何?zhí)行及因應(yīng)先「演」過一遍，就對項目的成功有很大影響了。而這就靠項目經(jīng)理做「計劃」的功夫。做計劃其實是很煩人的事，相信每個人都有經(jīng)驗。必須考量有多少時間、要怎幺做、