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項(xiàng)目經(jīng)理到底應(yīng)該有那些看家本領(lǐng)呢
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項(xiàng)目要能順利執(zhí)行其實(shí)并不簡單,如果又渉及多個(gè)單位合作,困難程度又大增。取得PMP或IPMP認(rèn)證,只是證明個(gè)人具備了項(xiàng)目管理的基本功夫,距離實(shí)際運(yùn)用其實(shí)還有很大的一段距離。
以下是一位項(xiàng)目經(jīng)理的工作日志片段,我們從他的工作日志來看項(xiàng)目經(jīng)理的工作:
以上只是項(xiàng)目經(jīng)理工作的片段,相信每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該都有自已悲慘的故事,程度恐怕只有過之而無不及。項(xiàng)目經(jīng)理到底應(yīng)該有那些看家本領(lǐng)呢?
一個(gè)稱職的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該要其備以下的能力:
1. 要易于溝通
筆者在2002年時(shí)曾經(jīng)親自問過美國的一位項(xiàng)目管理專家-Dr. William Wells(曾任美國阿波羅登月計(jì)劃的計(jì)劃主持人),問他一位項(xiàng)目經(jīng)理最需要具備的功夫是什幺。那時(shí)他的回答是「一位項(xiàng)目管理最需具備的有三件事,第一是溝通,第二是溝通,第三還是溝通」。
請(qǐng)您回想一下,在執(zhí)行項(xiàng)目時(shí),你花費(fèi)最多時(shí)間在什么部份?跟領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作進(jìn)度、跟客戶介紹產(chǎn)品及說明工作成果、跟項(xiàng)目成員交待工作、跟單位內(nèi)的其它人員爭(zhēng)取支持、跟合作廠商協(xié)調(diào)配合事項(xiàng)...對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來說,一天內(nèi)大部份的時(shí)間幾乎都是在跟人溝通。
溝通,可以很簡單,也可以很復(fù)雜。對(duì)于部份人來說,反正溝通就是把我的意見表達(dá)出來嗎,有什么難的。可是在項(xiàng)目過程中有那幺多的人與項(xiàng)目有關(guān),因此要考量的,不僅是把意見表達(dá)出來而已,而在于「在什么樣的時(shí)間,運(yùn)用什么樣的方式,將什么樣的信息,傳達(dá)給什么樣的人」。
很多項(xiàng)目經(jīng)理都是屬于「被動(dòng)式的項(xiàng)目經(jīng)理」。就是「你先說你要什么項(xiàng)目信息,我想辦法去弄這些信息出來給你」。因此,信息整理的工作基本上是沒有列入工作管制的,只能夠見招拆招,抱著應(yīng)付的心態(tài)來面對(duì)信息的供應(yīng)。
如果換個(gè)比較主動(dòng)的角度來看,項(xiàng)目經(jīng)理先了解每個(gè)與項(xiàng)目有關(guān)的人想要知道什么,這些信息一定有重復(fù)的地方,然后將這些信息做個(gè)整理歸類,不等你開口要,我就先提供給你,讓你對(duì)項(xiàng)目沒有疑惑,化被動(dòng)為主動(dòng)。這些信息整理歸類的動(dòng)作,直接就納入在項(xiàng)目經(jīng)理的工作管制之中,這樣對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理而言,也沒有任何的「意外」。
講起來簡單,做起來其實(shí)也不難,二個(gè)小時(shí)就可以做好溝通計(jì)劃,幾個(gè)步驟掌握住就好:
(1) 認(rèn)識(shí)項(xiàng)目干系人
(2) 分析項(xiàng)目干系人的信息需求
(3) 依照信息需求找出信息種類
(4) 將信息種類歸類
(5) 決定信息傳遞的周期
(6) 決定信息傳遞方式
(7) 搜集信息
(8) 傳遞信息
(9) 檢討信息傳遞成效
2. 要想的周全
項(xiàng)目經(jīng)理有點(diǎn)像魔術(shù)師。事前先考慮要表演那些魔術(shù),然后將道具準(zhǔn)備好,跟助手、燈光及舞臺(tái)配合,先仿真演練幾遍,指示每個(gè)人互動(dòng)方法,并且事先想到如果發(fā)生問題時(shí)如何處置;確認(rèn)都沒有問題后,開始表演;表演時(shí)要掌控會(huì)場(chǎng)氣氛,使整個(gè)場(chǎng)子有高潮迭起的感覺;如果環(huán)節(jié)出了問題,要馬上能夠應(yīng)變,使節(jié)目能夠繼續(xù)下去,而不是就此停頓;節(jié)目結(jié)束后,感謝每個(gè)人的合作,同時(shí)檢討整個(gè)表演的過程需要改進(jìn)的地方,如此一段表演才算正式收尾。
項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任就是掌控全場(chǎng),把這段表演完美無缺的呈現(xiàn)出來。不過太難了,執(zhí)行過的項(xiàng)目的人都知道,首先客戶的需求不容易了解,其次計(jì)劃時(shí)間不夠,再來執(zhí)行時(shí)問題重重,等到收尾時(shí)只能草草了事。
表演魔術(shù)可以事先演練,找出問題先解決,執(zhí)行項(xiàng)目可沒辦法先來一遍。因此項(xiàng)目經(jīng)理能不能夠?qū)⑽磥戆肽辍⒁荒昊蚨耆绾螆?zhí)行及因應(yīng)先「演」過一遍,就對(duì)項(xiàng)目的成功有很大影響了。而這就靠項(xiàng)目經(jīng)理做「計(jì)劃」的功夫。做計(jì)劃其實(shí)是很煩人的事,相信每個(gè)人都有經(jīng)驗(yàn)。必須考量有多少時(shí)間、要怎幺做、
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