項(xiàng)目文檔若干問(wèn)題研究

一、項(xiàng)目文檔的重要性

在每個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)作中，不可避免地會(huì)產(chǎn)生大量的文檔資料，僅以一個(gè)簡(jiǎn)易的軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)為例，其就包含需求分析報(bào)告、開(kāi)發(fā)管理計(jì)劃、過(guò)程管理記錄、測(cè)試報(bào)告、用戶手冊(cè)等多種項(xiàng)目文檔。因此從某種程度上講，項(xiàng)目管理的核心其實(shí)就是文檔管理，具體說(shuō)來(lái)，項(xiàng)目文檔的功能可以從宏觀、中觀、微觀三個(gè)層面進(jìn)行闡述：

首先，從宏觀角度上講，項(xiàng)目文檔不僅是重要的工作成果，其更加有助于組織項(xiàng)目管理水平的提高。
從內(nèi)容上進(jìn)行區(qū)分，項(xiàng)目文檔大致可以分為成果文檔和過(guò)程文檔兩大類，成果文檔作為項(xiàng)目可交付物的一個(gè)組成部分，其重要性自然不言而喻。過(guò)程文檔主要記錄了項(xiàng)目管理進(jìn)程中的各種信息，為項(xiàng)目管理人員進(jìn)行工作安排提供科學(xué)的決策依據(jù)，以保證項(xiàng)目目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)；另一方面，過(guò)程文檔也是組織最為寶貴的文化資產(chǎn)，通過(guò)對(duì)過(guò)程文檔進(jìn)行歸納和分析，管理者可以對(duì)本次項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)了然于胸，從而使后續(xù)同類項(xiàng)目的運(yùn)作更加有的放矢。

其次，從中觀角度上分析，項(xiàng)目文檔是項(xiàng)目管理目標(biāo)屬性的良好詮釋。

眾所周知，項(xiàng)目管理的最大特點(diǎn)在于事先的計(jì)劃性，管理方通過(guò)與客戶進(jìn)行廣泛深入的交流，同時(shí)結(jié)合各種資源情況（成本、時(shí)間、人員）等，方能制定項(xiàng)目的整體目標(biāo)體系，同時(shí)還要在此基礎(chǔ)上對(duì)整體目標(biāo)體系進(jìn)行分解，以明確項(xiàng)目的各個(gè)階段性目標(biāo)（里程碑），而在很多情況下，項(xiàng)目的階段性成果是以文檔形式體現(xiàn)的，如新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目前期的市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告，中期的產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃，后期的產(chǎn)品市場(chǎng)滿意度調(diào)查，等等。由此可見(jiàn)，項(xiàng)目的運(yùn)作在一定程度上是由文檔驅(qū)動(dòng)的。

再次，從微觀角度來(lái)看，項(xiàng)目文檔對(duì)于項(xiàng)目管理人員的素質(zhì)提升也是大有裨益的，目前國(guó)內(nèi)的不少企業(yè)在進(jìn)行項(xiàng)目管理時(shí)，都會(huì)出現(xiàn)一個(gè)通病：由于管理人員素質(zhì)有限，許多的決定只憑口頭敘述，缺少足夠的文字記錄，以至在項(xiàng)目出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)往往顯得無(wú)所適從。從本質(zhì)上講，項(xiàng)目文檔強(qiáng)調(diào)的是一種規(guī)范化管理，要求項(xiàng)目管理人員利用書面語(yǔ)言進(jìn)行溝通表達(dá)，以指引項(xiàng)目運(yùn)作，對(duì)于一個(gè)成功的項(xiàng)目管理人士來(lái)說(shuō)，他不僅僅是項(xiàng)目各利益方的良好協(xié)調(diào)者，更應(yīng)該是一名出色的項(xiàng)目文檔管理者。

綜上所述，項(xiàng)目文檔對(duì)于項(xiàng)目的平穩(wěn)運(yùn)行和組織管理能力的提升都起著舉足輕重的推動(dòng)作用。

二、國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀

筆者發(fā)現(xiàn)，目前國(guó)內(nèi)關(guān)于介紹項(xiàng)目文檔管理的文獻(xiàn)數(shù)量并不是很多，且敘述的內(nèi)容大體集中在如下兩個(gè)方面：1、介紹特定項(xiàng)目的文檔管理指南和規(guī)范，提供相關(guān)的項(xiàng)目文檔模板；2、項(xiàng)目文檔的管理工具，例如軟件配置管理中所使用的PVCS等；總之，現(xiàn)今國(guó)內(nèi)在項(xiàng)目文檔管理的研究上還存在較多的空白點(diǎn)，因此很有必要對(duì)相應(yīng)問(wèn)題展開(kāi)深入探討，通過(guò)提高項(xiàng)目文檔管理的有效性來(lái)提升組織的整體項(xiàng)目管理水平。

三、常見(jiàn)的項(xiàng)目文檔——以一個(gè)簡(jiǎn)易軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)為例（因受篇幅所限，本部分內(nèi)容只列舉項(xiàng)目中一些比較重要的文檔）

在項(xiàng)目管理的范疇中，一般有廣義和狹義之分：二者的根本差別在于是否將項(xiàng)目啟動(dòng)前的可行性分析和論證放入項(xiàng)目管理過(guò)程當(dāng)中，本文以狹義的項(xiàng)目管理定義為出發(fā)點(diǎn)，即項(xiàng)目管理階段分為啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制、收尾五個(gè)過(guò)程；

文檔1：軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的項(xiàng)目章程

項(xiàng)目章程是繼項(xiàng)目可行性報(bào)告之后的一個(gè)重要文檔，其主要作用是用于正式批準(zhǔn)一個(gè)項(xiàng)目，并對(duì)項(xiàng)目發(fā)起原因、項(xiàng)目目標(biāo)描述、項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)限、資源條件等方面內(nèi)容做出說(shuō)明，可參考表1

文檔2：軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的工作字典

軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的工作字典建立在工作分解結(jié)構(gòu)WBS的基礎(chǔ)之上，是對(duì)工作分解結(jié)構(gòu)WBS所涉及的各項(xiàng)工作進(jìn)行詳細(xì)的介紹和說(shuō)明，如圖1（因篇幅所限，只選擇部分工作項(xiàng)）

圖1：軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的工作字典

文檔3：軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的時(shí)間計(jì)劃安排

時(shí)間計(jì)劃安排是建立項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖的基礎(chǔ)，其需要對(duì)各項(xiàng)工作的具體時(shí)間做出相應(yīng)規(guī)定，時(shí)間的確定可參照計(jì)劃評(píng)審技術(shù)（PERT），具體如圖2（本圖只起示范參考作用）

圖2：軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的時(shí)間計(jì)劃安排

文檔4：軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖（篇幅所限有刪減，在實(shí)際項(xiàng)目管理中，單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖應(yīng)與工作分解結(jié)構(gòu)、工作字典中的工作名稱保持一致），如圖3，本軟件項(xiàng)目具體包含三個(gè)模塊：圖書館用戶模塊，個(gè)人用戶模塊以及管理員用戶模塊，在單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖中分別用模塊1、模塊2、模塊3表示；