工作分解和計劃能力是項目經(jīng)理的核心能力

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我們經(jīng)常遇見這樣的一些情況：在系統(tǒng)集成實際工作中，遇到過這樣的項目經(jīng)理，他們溝通能力很強，有親和力，特別能夠與客戶保持很好的關(guān)系，但仔細(xì)分析，發(fā)現(xiàn)他們在項目執(zhí)行中實際上沒有細(xì)致的分解和計劃，往往以客戶關(guān)系為導(dǎo)向，以一些關(guān)鍵時間點為監(jiān)控點，進(jìn)行粗放的項目管理，經(jīng)常還會以自己巧妙的溝通而自喜；也遇到過這樣的項目經(jīng)理，他們技術(shù)能力很強，有一定的計劃和組織能力，但是他們的計劃往往太側(cè)重于技術(shù)方面，不能為客戶理解，得不到客戶的認(rèn)可和支持，執(zhí)行項目困難重重。

　　許許多多的項目管理培訓(xùn)，也總是告訴項目經(jīng)理要具備這樣那樣的素質(zhì)和能力，包括溝通能力，項目團隊建設(shè)及人力資源管理能力，領(lǐng)導(dǎo)能力，等等，要求高而全，更多的項目經(jīng)理在無所適從中選擇了從自身優(yōu)勢出發(fā)，如行業(yè)知識不多或技術(shù)能力不強的，就更多地看重溝通能力，認(rèn)為通過良好溝通就可以搞好項目，技術(shù)能力強的就更多地關(guān)注技術(shù)問題，以技術(shù)語言組織項目，不能站在客戶角度或使用客戶容易理解的語言進(jìn)行溝通。

　　這些情況都存在一個問題，就是沒有做好項目的計劃。

　　計劃的重要性

　　其實，在PMBOK中，對于項目計劃過程及重要性描述的很清楚，只是許多人在工作中忽略了，沒有按照項目管理的過程管理和組織項目，而是繼續(xù)沿用自己的經(jīng)驗。

　　沒有全面細(xì)致的計劃，僅有里程碑式的粗略計劃，不足以以此指導(dǎo)項目執(zhí)行和控制，對項目的進(jìn)度情況難以判斷；

　　計劃不細(xì)致，不全面，資源難以落實，成本不易控制，溝通也只能停留在表面問題上，更多的是發(fā)現(xiàn)問題時才知道溝通什么。往往會使項目經(jīng)理疲于應(yīng)付。

　　如何編制計劃

　　在實際的項目管理過程中，可以按照下面的步驟編制項目計劃。

　　首先明確項目的目標(biāo)和要求。對目標(biāo)和要求的理解及描述不能只站在自己一方，而要關(guān)注用戶的立場，與用戶的需求掛起鉤來，才能很好地與用戶溝通并達(dá)成一致。同時，要搞清楚完成項目目標(biāo)給定了哪些條件。

　　第二步，根據(jù)項目的目標(biāo)和要求，確定項目的工作范圍及不在范圍內(nèi)的工作。工作范圍的確定需要用到WBS，即工作分解結(jié)構(gòu)，對于工作范圍定義來說，分解到工作包即可。

　　第三步，根據(jù)工作范圍定義，繼續(xù)分解完成各工作包需要的活動，根據(jù)活動間的關(guān)系排出活動先后順序，估計活動所需時間，確定活動需要的資源，即可作出項目時間進(jìn)度計劃。同時，也可編制出初步的資源計劃；

　　第四步，有了進(jìn)度計劃和資源計劃，根據(jù)完成項目活動所需資源情況，即可進(jìn)行費用預(yù)算和分配，得到項目費用計劃；

　　第五步，根據(jù)進(jìn)度計劃，資源計劃以及費用計劃，可以確定哪些資源滿足，哪些資源需要通過采購而取得，哪些資源采購更合算，什么時候需要什么資源，從而得到項目采購計劃。

　　第六步，需要考慮項目風(fēng)險，項目的風(fēng)險管理主要有風(fēng)險識別，分析和應(yīng)對，首要的是風(fēng)險識別，風(fēng)險識別實際上是對照項目的目標(biāo)和工作范圍，找出影響目標(biāo)完成的可能因素，然后再分析這些因素發(fā)生的可能性及影響程度，最后，制定出應(yīng)對計劃。

　　第七步，編制質(zhì)量計劃和溝通計劃；

　　第八步，將以上計劃整合，平衡資源和其他因素，形成項目整體計劃。

　　如何進(jìn)行工作分解

　　遵循以上步驟，可以編制出項目整體計劃，這個項目計劃涉及到PMBOK所講到的九大知識領(lǐng)域，可以說，這個計劃夠全面了。但是，這個計劃是否能夠細(xì)致而全面，有一個前提條件，就是工作分解能力。層次不清，分解不細(xì)，該想到的沒想到，出來的計劃可想而知。
 
　　有效的工作分解應(yīng)該注意以下三點：

　　第一，分解方式選擇。可以按照產(chǎn)品結(jié)構(gòu)分解，按照平面或空間位置分解，按照功能分解，按照實施過程分解，不同項目或不同的分解層次可以按照不同的分解方式進(jìn)行分解。在按照實施過程分解時，往往是按照項目生命周期進(jìn)行的，根據(jù)項目特點將項目分成若干個階段，這時要注意不用與項目管理的五個管理過程組相混淆。

　　第二點，完備。所謂完備是指考慮到了每一個方面，沒有遺漏。

　　第三點，相互獨立，無重疊。是指所有同一層次的內(nèi)容是獨立的，可清楚區(qū)分的，不相互包含。
　　做到以上幾點，工作分解就會層次清晰，細(xì)致全面。為了更好地掌握工作分解要點，推薦大家看看《麥肯錫方法》，對于提高工作分解能力有巨大的幫助。

　　分解能力和計劃能力是核心能力

　　當(dāng)你具備很強的分解能力時，計劃能力隨之而提高，分解能力是基礎(chǔ)，相對于計劃能力，是核心中的核心。

　　有了分解能力作為基礎(chǔ)，在處理其他項目問題，諸如資源，風(fēng)險，溝通等時，你同樣可以做到思路清晰，目標(biāo)明確，有的放矢。

　　在項目之外，有很強的分解能力為基礎(chǔ)，遇到任務(wù)或問題時，你總可以理出清晰的思路，從而找到解決。

　　所以，項目經(jīng)理首先需要練好工作分解基本功，從而提高項目的計劃能力。工作分解能力和計劃能力得到提高后，你就具備了項目經(jīng)理最核心的能力，絕大部分的項目工作就可以有效控制在你手中，感覺到許多工作都在按照你的思路進(jìn)行著。隨著經(jīng)驗的不斷積累，你的領(lǐng)導(dǎo)能力，溝通能力，團隊建設(shè)能力等得到提高，你就成為了令人欽佩的，合格的項目經(jīng)理。