2015年招標師《專業(yè)實務》：合同管理方面存在的問題（中）

　　缺乏跟蹤與催辦機制。

　　生產(chǎn)型的采購活動中，合同跟蹤是合同管理上的主要環(huán)節(jié)，簽訂合同后，為確保采購的質(zhì)量，訂單人員應對工藝文件、原材料、加工過程、組裝總測以及包裝入庫進行跟蹤。而政府采購由于純粹屬于反應性采購，具有行政合同的性質(zhì)，且實質(zhì)上存在著合同雙方地位不對稱的現(xiàn)象，采購部門也或多或少地把政府采購活動認定為行政行為，單方面對供應商提出過高要求，管理形式又高高在上，不作后期的協(xié)商與催辦工作，工作作風漂浮。

　　在目前的操作狀態(tài)下，采購項目招標以后，采購中心一般只是被動地等待采購人與供應商來辦理相關手續(xù)，不會主動出擊辦理業(yè)務，這種等待上門的管理方式對合同的即使簽訂不會起任何作用，只能是一種放任自流。因此，應該建立合同管理與催辦制度，采購中心內(nèi)部網(wǎng)絡管理程序上要能夠自動生成每一項采購活動的具體信息，根據(jù)分工的不同，各崗位做好自己本職工作，合同的審核與催辦工作要專人負責，根據(jù)網(wǎng)絡管理程序形成的合同簽訂最后期限要求，提前介入合同的催辦事務，并做好相應的記錄，一旦發(fā)現(xiàn)合同有可能不能及時簽訂，就要向領導匯報，并報采購管理部門備案，以便為采取進一步的處罰措施做好準備。

　　若隱若現(xiàn)的變更欲望影響合同的及時簽訂。

　　客觀上說，中標以后，供需雙方都有變更合同的內(nèi)在欲望，采購人有時出于善良的愿望，如采購文件上設計的產(chǎn)品已經(jīng)過時，提出更換替代產(chǎn)品的要求，采購單位項目經(jīng)辦人卻認為中標人想偷工減料，違背招投標文件的具體規(guī)定，因此在交涉的過程中影響合同簽訂時間。

　　可以說，采購人更改合同條款的欲望更強烈，由于申報采購方案時草率應付，致使采購項目不完整，影響項目質(zhì)量的實質(zhì)性提高，留下一些隱患，項目履約時才發(fā)現(xiàn)有諸多遺漏，因而提出更改合同的需求。但是在與中標人進行交涉時，由于態(tài)度生硬，或者合同條款有傾向性規(guī)定，中標人難以接受，直接影響合同的簽訂時間。

　　工作中還發(fā)現(xiàn)一些比較“怪異”的合同變更理由，由于采購人合同履行驗收權及付款權因素存在，中標人總是對采購人有所“畏懼”，甚至還向采購人“行賄”，目的是想營造良好的履約環(huán)境，采購單位項目經(jīng)辦人抓住供應商的“弱點”，可以進行多方面的交易，但這種交易一般隱藏很深，是以符合法律法規(guī)的具體要求面目出現(xiàn)的，往往通過追加合同內(nèi)容來實現(xiàn)，有時是在不平等的環(huán)境中進行操作的，供應商也要顧及自己的切身利益，不可能完全聽任采購人的擺布，這樣一來就有可能觸發(fā)矛盾，影響合同的正常簽訂。

　　上述這類交易行為應該說是暢通無阻的，因為采購機構(gòu)沒有能力、精力和相應的法定程序介入此類事務，主要原因還是法律法規(guī)沒有具體的可操作性的規(guī)定，采購機構(gòu)如何介入采購單位合同的起草、審驗、更改可行性方案的審核等等具體事務，目前還沒有定論，甚至理論界與政策法規(guī)制定者還沒有實質(zhì)性地意識到此類問題的重要性與緊迫性，致使采購合同后期操作空間很大。

　　報備不力，監(jiān)管部門合同管理工作被概念化。

　　采購法規(guī)定采購人在簽訂采購合同后七個工作日內(nèi)必須把合同副本報同級政府采購管理部門和相關部門備案，而實際情況是很少有采購人能真正做到這一點，合同報備形同虛設。報備合同的主要目的在于要對合同執(zhí)行情況進行有效監(jiān)督，防止出現(xiàn)合同履行階段的虛假行為，財政部門對政府采購的全方位監(jiān)管要涉及采購行為的一切方面，但是事無巨細全盤控制也沒有必要，也不符合采管分離的法律精神，然而對法律規(guī)定的關鍵性內(nèi)容控制還是要正常進行的，合同管理就是一項重要內(nèi)容。對于合同報備問題，采購法沒有強制規(guī)定不報備的處罰措施，當?shù)卣少徆芾聿块T一般也沒有相應的政策文件，既然采購人不知情，我們也不能對他們進行有效處罰。

　　根源在于監(jiān)管部門宣傳發(fā)動不得力，采購人對報備制度的重要性認識不足，因此采購機構(gòu)要從制度上重視報備工作，不能報著多一事不如少一事的態(tài)度，不能對監(jiān)管工作渾渾噩噩，提高行政執(zhí)法的主動性與創(chuàng)造性應該是我們不懈的追求與努力的方向。