oa辦公室管理系統(tǒng)

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        OA辦公系統(tǒng)主要功能是個(gè)人辦公、日程計(jì)劃、信息發(fā)布、審批流轉(zhuǎn)、文檔中心、會(huì)議管理、綜合行政、檔案中心、客戶管理、人力資源、個(gè)人設(shè)置、系統(tǒng)管理等等。如果選擇OA辦公系統(tǒng)，可以試試泛普軟件，他們的產(chǎn)品應(yīng)用比較成熟，各行業(yè)類型企業(yè)的成功應(yīng)用案例也很多。

　　現(xiàn)代是信息化時(shí)代，企業(yè)管理也要與時(shí)俱進(jìn)， 單純的依靠?jī)?yōu)秀管理者力量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的， 更要有完善的企業(yè)管理制、現(xiàn)代信息化的管理平臺(tái)去協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者， 管理者與管理制度、管理輔助工具相結(jié)合才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息化環(huán)境下的企業(yè)管理，一般情況下，人才的引進(jìn)與管理制度的結(jié)合這些一些傳統(tǒng)的管理模式下是非常常見(jiàn)的方式， 不過(guò)企業(yè)的信息化管理平臺(tái)也是現(xiàn)代企業(yè)管理的發(fā)展趨勢(shì)， 建議可以多了解這方面的企業(yè)管理系統(tǒng)，泛普企業(yè)管理軟件， 依據(jù)不同類型企業(yè)研發(fā)設(shè)計(jì)了不同的管理軟件系統(tǒng)，比較適合中小企業(yè)使用。

　　本文將從管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)方面探討了辦公室管理職能，同時(shí)研究了OA系統(tǒng)在辦公室管理的公文處理方面、時(shí)間管理方面以及企業(yè)信息溝通交流方面的應(yīng)用，以期為oa系統(tǒng)在辦公室管理中的應(yīng)用提供一些參考，提升企業(yè)辦公室管理能力，為企業(yè)帶來(lái)更大經(jīng)濟(jì)效益。

　　一、辦公室管理職能

　　辦公室在企業(yè)中占有著重要位置，具有管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)、參謀咨詢等多項(xiàng)職能，辦公室管理的質(zhì)量和效果直接影響到企業(yè)其他部門全局工作的順利開(kāi)展。通常情況下，辦公室管理服務(wù)職能主要包括以下內(nèi)容：

　　①公文管理。

　　公文管理的主要內(nèi)容有負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、傳遞、催辦等各個(gè)環(huán)節(jié)的具體事宜。

　　②事務(wù)管理。

　　事務(wù)管理及時(shí)管理企業(yè)的日常事務(wù)，如安排會(huì)議、布置會(huì)場(chǎng)、接待單位來(lái)人以及辦公環(huán)境管理等日常事務(wù)。

　　③處理信息。

　　辦公室管理中的信息處理指的是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為辦公自動(dòng)化提供各項(xiàng)服務(wù)。

　　④服務(wù)職能。

　　即是為企業(yè)開(kāi)展的各項(xiàng)日常工作提供物質(zhì)服務(wù)和精神服務(wù)。

　　辦公室的綜合協(xié)調(diào)職能只要體現(xiàn)統(tǒng)一步調(diào)和化解矛盾兩方面。其中，統(tǒng)一步調(diào)即是保證企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)能夠得以貫徹落實(shí)，化解矛盾即是協(xié)調(diào)和化解企業(yè)在局部利益沖突以及企業(yè)局部利益與企業(yè)全聽(tīng)你意見(jiàn)的矛盾。辦公室的監(jiān)督指導(dǎo)職能即是監(jiān)督、考核以及指導(dǎo)企業(yè)員工，監(jiān)測(cè)員工的工作進(jìn)度，檢查員工的工作質(zhì)量，對(duì)傳達(dá)、制訂有關(guān)方針政策及做出解釋進(jìn)行指導(dǎo)，并為員工排憂解難，確保員工準(zhǔn)確、高效地完成決策目標(biāo)。辦公室管理職能的高效發(fā)揮，能夠有效幫助企業(yè)管理日常工作中的各項(xiàng)事務(wù)，提升企業(yè)辦公室管理能力，為企業(yè)帶來(lái)更大經(jīng)濟(jì)效益。

　　二、oa系統(tǒng)在辦公室管理的應(yīng)用

　　oa系統(tǒng)即是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。oa系統(tǒng)在辦公管理工作中的應(yīng)用能夠確保辦公室管理工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化以及現(xiàn)代化。目前，oa辦公系統(tǒng)廣泛應(yīng)于我國(guó)的辦公管理中，已成為企業(yè)辦公管理的重要輔助工具，在公文管理、日程管理、信息共享與交流方面發(fā)揮著重要作用。

　　(一)oa系統(tǒng)在辦公室管理的公文處理方面的應(yīng)用。

　　目前，市場(chǎng)流行的oa辦公管理軟件版本相對(duì)較多，在主流的oa辦公管理軟件中，都以單獨(dú)的模組將來(lái)列出公文管理，由此可見(jiàn)，公文管理在oa辦公管理軟件中的重要性。通常情況下，公文管理分為收文管理、發(fā)文管理、傳閱管理以及簽報(bào)管理等類型，在主流的oa辦公管理軟件中均具備了公文的收文管理、發(fā)文管理、傳閱管理以及簽報(bào)管理管理功能。在辦公管理英語(yǔ)oa辦公系統(tǒng)，能夠有效提高辦公室主人的公文處理能力和提升其綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，為企業(yè)帶來(lái)更大經(jīng)濟(jì)效益，從而推動(dòng)企業(yè)的不斷發(fā)展。

　　(二)oa系統(tǒng)在辦公室管理的時(shí)間管理的應(yīng)用。

　　幫助本人或企業(yè)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排時(shí)間和日程是企業(yè)辦公室工作人員的一項(xiàng)重要任務(wù)。辦公室工作人員科學(xué)、高校的時(shí)間和日程安排，能夠有效降低時(shí)間的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)時(shí)間的最大化利用。辦公室工作人員在安排領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間和日程時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分考慮領(lǐng)導(dǎo)的工作強(qiáng)度，確保安排的時(shí)間和日程松弛有度。目前，主流oa系統(tǒng)在人員時(shí)間管理方面較為細(xì)致，具有了時(shí)間的計(jì)劃、時(shí)間自動(dòng)提醒、時(shí)間和日程的視圖、日程安排的共享和檢索、重復(fù)安排的警告等個(gè)人時(shí)間安排功能。此外，oa系統(tǒng)還具備會(huì)議室使用時(shí)間和日程安排以及小汽車使用時(shí)間和日程安排等公共資源使用時(shí)間安排。oa系統(tǒng)具有較強(qiáng)的本人、領(lǐng)導(dǎo)以及共享資源方面的時(shí)間管理能力，能夠有效提升辦公室管理效率。

　　(三)oa 系統(tǒng)在辦公室管理溝通交流方面的應(yīng)用。

　　辦公室在傳遞相關(guān)信息和企業(yè)決策精神時(shí)，通常采用公文形式，然而辦公室的日常溝通也屬于決策精神地傳達(dá)，辦公室的日常溝通能夠確保企業(yè)日常工作的順利和高效開(kāi)展。溝通在廣義上可以分為格式溝通和非格式溝通，同時(shí)也分為口頭溝通和書(shū)面溝通、單向溝通與雙相溝通等方式。溝通能力對(duì)辦公室管理工作者有著重要意義。目前，oa系統(tǒng)具備及時(shí)溝通軟件的功能，如即時(shí)通訊、收發(fā)電子郵件等功能，同時(shí)也具備通知、公告以及討論等功能，能夠高效地輔助辦公室工作人員進(jìn)行溝通和交流。同時(shí)，oa系統(tǒng)具備的信息的交流和共享功能，能夠確保企業(yè)內(nèi)部的及時(shí)溝通，同時(shí)保證企業(yè)內(nèi)部溝通交流信息透明，為企業(yè)員工創(chuàng)造了和諧、平等的工作環(huán)境。企業(yè)在辦公管理應(yīng)用OA管理系統(tǒng)，能夠確保卻企業(yè)溝通和交流信息的通暢性，使得企業(yè)間的信息共享和交流更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，有效減少或避免不良信息對(duì)企業(yè)產(chǎn)生的負(fù)面影響，確保企業(yè)各項(xiàng)日常工作的順利開(kāi)展。

　　結(jié)束語(yǔ)

　　oa 系統(tǒng)在辦公室管理中具有管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)等辦公室管理職能，目前被廣泛應(yīng)用于企業(yè)辦公室管理的公文處理方面、時(shí)間管理方面以及企業(yè)理溝、溝通交流方面，提升了企業(yè)辦公室管理效率，推動(dòng)企業(yè)辦公室管理的不斷發(fā)展。