保定市財(cái)政局協(xié)同OA辦公軟件系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施需求分析

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　　1.1.1 保定市財(cái)政局協(xié)同OA辦公軟件系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施需求分析

　　辦公自動(dòng)化建設(shè)是一種“三分技術(shù)、七分管理”的系統(tǒng)工程項(xiàng)目，信息技術(shù)是手段，解決管理問題是目的。因此，除了對(duì)本項(xiàng)目進(jìn)行上述技術(shù)需求分析外，還必須針對(duì)保定市財(cái)政局的管理現(xiàn)狀與項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行需求分析，找出確保項(xiàng)目成功的管理實(shí)施路徑(而不僅僅是技術(shù)路徑)，才能真正實(shí)現(xiàn)信息化促進(jìn)管理變革的目的。

　　根據(jù)保定市財(cái)政局管理人員的總結(jié)、我們前期的調(diào)研，結(jié)合大型單位集團(tuán)建設(shè)辦公自動(dòng)化項(xiàng)目所遇到的共性問題，我們認(rèn)為本項(xiàng)目在實(shí)施過程當(dāng)中主要將遇到以下問題，必須提出針對(duì)性強(qiáng)的切實(shí)可行的實(shí)施解決方案：

　　u 本項(xiàng)目協(xié)同OA辦公軟件系統(tǒng)根據(jù)實(shí)際情況合理安排實(shí)施、推廣、培訓(xùn)工作是項(xiàng)目能否按時(shí)按質(zhì)按量成功實(shí)施的關(guān)鍵。

　　u 雖然本項(xiàng)目已經(jīng)有了明確的建設(shè)目標(biāo)，但由于籌備時(shí)間較短，尚未對(duì)單位內(nèi)部進(jìn)行廣泛的民主的需求調(diào)研，因此項(xiàng)目在實(shí)施過程當(dāng)中必然遇到大量的需求變更問題，如果有效解決需求的變化問題，是項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)能否達(dá)到的關(guān)鍵。

　　u 下屬各單位信息化水平參差不齊，各部門的信息化觀念、重視程度同樣也參差不齊，需要一把手在人力、財(cái)力、物力上的支持，需要一把手的親自參與，否則解決管理問題的辦公自動(dòng)化項(xiàng)目很難推進(jìn)。

　　u 系統(tǒng)上線以后的正式運(yùn)行階段是協(xié)同OA辦公軟件系統(tǒng)真正發(fā)揮價(jià)值的時(shí)候，但目前保定市財(cái)政局信息中心沒有充足的IT技術(shù)力量與管理力量，系統(tǒng)運(yùn)行的管理、維護(hù)工作難以保障。

　　在以往同類大型單位辦公自動(dòng)化項(xiàng)目的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)以及智慧的基礎(chǔ)上，為了幫助保定市財(cái)政局項(xiàng)目成功，泛微公司針對(duì)上述問題將采取以下解決方案：

　　n 統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，制度保障

　　建議保定市財(cái)政局在單位內(nèi)部做好統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一思想的培訓(xùn)宣傳工作，讓各部門、領(lǐng)導(dǎo)層充分認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)單位內(nèi)部工作效率提升的必要性、重要性。建議保定市財(cái)政局指定信息化管理制度，并將信息化工作納入單位各級(jí)管理人員的績(jī)效考核體系中，使全省信息化工作得到制度保障。

　　n 優(yōu)先解決迫切需求

　　協(xié)同OA辦公軟件系統(tǒng)建設(shè)過程中，優(yōu)先解決電子信息產(chǎn)業(yè)各部門與各廠的迫切問題，例如各類審批申請(qǐng)流程，充分考慮各級(jí)管理人員的切身利益，同時(shí)不斷調(diào)動(dòng)更廣泛的積極性，讓項(xiàng)目快速見效的過程中也讓廣大用戶快速?gòu)膫鹘y(tǒng)辦公模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮愚k公模式，對(duì)信息化工作有了更直接的體驗(yàn)，繼而提出更多更廣的信息化需求，推動(dòng)辦公自動(dòng)化滾動(dòng)發(fā)展。在這個(gè)過程當(dāng)中發(fā)生的需求變更，將發(fā)起需求變更流程，由雙方共同組成的需求變更管理委員會(huì)進(jìn)行統(tǒng)一評(píng)估，篩選真實(shí)有效的需求，確保不偏離項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)，確保系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施工作的有效性。

　　n 多種培訓(xùn)策略相結(jié)合

　　項(xiàng)目培訓(xùn)工作應(yīng)該與系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施工作同步進(jìn)行。首先對(duì)各級(jí)管理人員的信息化技能進(jìn)行摸底調(diào)查，提前進(jìn)行“掃盲”培訓(xùn)并狠抓考核，確保在系統(tǒng)上線之前，廣大用戶具備基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作能力，如Windows、Office以及上網(wǎng)操作。對(duì)于廣大用戶的辦公自動(dòng)化培訓(xùn)工作，我們將采用理論與實(shí)踐結(jié)合、現(xiàn)場(chǎng)與遠(yuǎn)程結(jié)合、共性與個(gè)性結(jié)合、培訓(xùn)與考核結(jié)合、自助與他助結(jié)合的培訓(xùn)策略，一方面系統(tǒng)自身的人性化易用性設(shè)計(jì)將大大降低學(xué)習(xí)難度(一部分計(jì)算機(jī)操作熟練的用戶無(wú)須培訓(xùn))，另一方面系統(tǒng)提供網(wǎng)上培訓(xùn)、自助功能，讓每一位用戶隨時(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，并能在系統(tǒng)提供的學(xué)習(xí)論壇上進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流。特別地，必須加強(qiáng)對(duì)各部門與領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)，尤其對(duì)位于流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的領(lǐng)導(dǎo)與管理人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，確保流程暢通無(wú)阻。

　　n 提供無(wú)須技術(shù)人員維護(hù)的后臺(tái)工具以及運(yùn)維服務(wù)

　　系統(tǒng)后臺(tái)管理維護(hù)是協(xié)同OA辦公軟件系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行與發(fā)展的堅(jiān)強(qiáng)后盾，因此泛微公司將選擇成熟的技術(shù)路線，并提供一整套能夠讓非IT專業(yè)人員維護(hù)的易用的后臺(tái)工具。系統(tǒng)后臺(tái)采用分級(jí)管理，即由熟悉各自業(yè)務(wù)的各級(jí)管理人員維護(hù)本部門、本廠的管理流程，無(wú)須電子信息產(chǎn)業(yè)總部專人負(fù)責(zé)。不但系統(tǒng)后臺(tái)要能夠讓非IT專業(yè)人員維護(hù)，系統(tǒng)前臺(tái)更要作大量的人性化設(shè)計(jì)，充分尊重用戶原有的工作習(xí)慣，才能幫助保定市財(cái)政局盡快過渡到網(wǎng)上電子辦公，降低前臺(tái)維護(hù)工作量。根據(jù)本項(xiàng)目的要求，泛微公司還將派駐技術(shù)專家到保定市財(cái)政局現(xiàn)場(chǎng)提供長(zhǎng)期運(yùn)維服務(wù)支持，實(shí)現(xiàn)運(yùn)維過程的自動(dòng)化，所有IT資源都在自動(dòng)監(jiān)控之下運(yùn)作，發(fā)現(xiàn)問題能提前報(bào)警、智能分析、提前排除隱患，確保保定市財(cái)政局業(yè)務(wù)順暢運(yùn)作。