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所有電子文件的歸檔與紙質(zhì)文件按同樣的順序排列紙質(zhì)文件的歸檔對(duì)應(yīng)電子文件的整理、組卷、裝盒（與電子文檔中的對(duì)應(yīng)文件相同即：同一件號(hào)、同一卷號(hào)、同一保管期限）以后要從電子文檔中查找出的電子文件既可以按保管期限、案卷號(hào)、件號(hào)等條件在電腦上查詢(xún)調(diào)網(wǎng)也能從庫(kù)房里找出對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件。 2．分類(lèi)方法 該公司傳統(tǒng)的做法是按問(wèn)題對(duì)檔案分類(lèi)后來(lái)他們感覺(jué)到按問(wèn)題分類(lèi)不利于檢索、查詢(xún)于是在得到檔案行政管理部門(mén)的同意后，改為按年度、機(jī)構(gòu)、文號(hào)立卷歸檔。根據(jù)文件的內(nèi)容定字號(hào)和保管期限對(duì)于內(nèi)窖相當(dāng)重要的文件以局文發(fā)按照文件的價(jià)值將局文分成為永久、長(zhǎng)期和短期幾個(gè)層次進(jìn)行處理。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用過(guò)程中紙質(zhì)文件和電子文件的組卷就是按年度、機(jī)構(gòu)、文件字號(hào)來(lái)分的。同一年代、同一機(jī)構(gòu)按文號(hào)展序組卷劃同一保管期限。這樣做的好處是：查詢(xún)快捷利用率高使檔案管理人員可以從繁瑣的查號(hào)、調(diào)卷工作中解脫出來(lái)，每天都可以整理文件可以做到有多少文件就整理、輸入、登記多少文件不再需要 等到年底才分類(lèi)立卷歸檔。 3．工作流程 一個(gè)單位里的文件傳遞就是一個(gè)工作流這一工作流涉及到了許多部門(mén)：收發(fā)組、領(lǐng)導(dǎo)、秘書(shū)組、檔案室等。
發(fā)布：2007-04-14 11:07    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]
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