計(jì)量管理系統(tǒng)對(duì)企業(yè)組織進(jìn)行有效溝通和了解

在編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃時(shí)應(yīng)重點(diǎn)做好以下工作。 項(xiàng)目溝通計(jì)劃主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容。 描述信息收集和文件歸檔的結(jié)構(gòu)，這一結(jié)構(gòu)用于收集和保存不同類型的信息。 項(xiàng)目干系人的聯(lián)系方式。 傳遞重要信息的格式。例如，項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告的格式、項(xiàng)目評(píng)審報(bào)告的格式等適合本項(xiàng)目的統(tǒng)一各種文件的模板，并提供報(bào)告編寫指南。 用于創(chuàng)建信息的日程衰。例如，是否已經(jīng)分配資源去創(chuàng)建、聚集和發(fā)送關(guān)鍵項(xiàng)目信息？ 項(xiàng)目千系人是否知道什么時(shí)候期望提交不同的信息？什么時(shí)候他們需要參加重要的會(huì)議？ 獲得信息的訪問(wèn)方法。例如，哪些信息在線保存？哪些信息允許項(xiàng)目成員共享？每個(gè)人都能訪問(wèn)所有的項(xiàng)目文件嗎？ 工作匯報(bào)方式。明確表達(dá)項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)上級(jí)和相關(guān)人員的工作匯報(bào)方式、時(shí)間和形式。例如，下面成員對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)發(fā)送周報(bào)二通過(guò)電話匯報(bào)和及時(shí)溝通；每月直接對(duì)用戶進(jìn)行一次項(xiàng)目進(jìn)展的書面匯報(bào)等。 溝通計(jì)劃的維護(hù)人。主要是明確發(fā)生變化時(shí)由誰(shuí)來(lái)更新溝通計(jì)劃，新的計(jì)劃如何發(fā)送？對(duì)哪些相關(guān)人員發(fā)送等。 (溝通需求分析。在編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃時(shí)，最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項(xiàng)目千系人分析。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)通常對(duì)溝通需求有較大影響，例如，組織要求項(xiàng)目經(jīng)理定期向項(xiàng)目管理部門做進(jìn)展分析報(bào)告，那么溝通計(jì)劃中就必須包含這些內(nèi)容。項(xiàng)目干系人的利益要受到項(xiàng)目成敗的影響，因此對(duì)他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的項(xiàng)目干系人是客戶，而項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目經(jīng)理及他的上司也是較重要的項(xiàng)目千系人。所有這些人員備自需要什么信息、在每個(gè)階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好，部是需要細(xì)致分析的。例如，有的客戶希望每周提交進(jìn)度報(bào)告，有的客戶除周報(bào)外還希望有電話交流，也有的客戶希望定期檢查項(xiàng)目成果，種種情形都要考慮到，分析后的結(jié)果要在溝通計(jì)劃中體現(xiàn)并能滿足不同人員的信息需求，這樣建立起來(lái)的溝通體系才會(huì)全面、有效。一般而言，項(xiàng)目中關(guān)鍵的4種人員對(duì)信息有以下需求。