深圳OA物料編碼的十大經(jīng)驗

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眾所周知，物料編碼是深圳OA系統(tǒng)最基礎(chǔ)的內(nèi)容，其編制是否合理，直接關(guān)系到深圳OA項目能否成功。

現(xiàn)在對于物料編碼的資料也比較多，對于原則性的問題，如一物一碼等原則筆者在這里就不再闡述，筆者這里著重根據(jù)自己的工作經(jīng)理，談?wù)勎锪暇幋a的十條經(jīng)驗，希望能夠給大家有所幫助。

一、物料編碼應(yīng)反應(yīng)分類。

編碼的主要用途是幫助用戶進(jìn)行檢索，如何才能在最短時間內(nèi)，準(zhǔn)確的找到自己所需要的內(nèi)容呢?讀書管讀書的檢索方法給了我們啟示。他們檢索時，都是按大類、中類、小類檢索的。如要查詢一本歷史小說《康熙大帝》，可以通過文學(xué)(大類)、小說(中類)、古代(小類)找到對應(yīng)的書架，然后在去找相應(yīng)的讀書，這大大的減少了我們檢索的范圍，提高檢索的效率。

在深圳OA系統(tǒng)的物料編碼中，我們可以成功的借鑒這種做法，把物料的分類信息加入到物料編碼中。

根據(jù)企業(yè)的實際情況，可以只把物料的大類信息放入到編碼中，如有的企業(yè)，因為物料比較少，只把物料分為包裝材料、零件、成品三大類，則可以分別用B、L、 P三個英文字符作為編碼的第一位，用來區(qū)分物料編碼的種類;而有的企業(yè)，因為原材料比較多，在管理中，分為了大中小類，如在零件這個大類下，又區(qū)分為木材制品、鋼材制品，而在鋼材制品下，又區(qū)分為螺絲套件、剪刀等小類，如何，就可以把大中小類的物料編碼都放入到物料編碼中去。

如此編碼，當(dāng)我們要知道所有的包裝材料信息時，只要輸入包裝材料的分類碼，如B，再加上一個通配符(有些深圳OA系統(tǒng)查詢時，自動支持模糊查詢，不需用戶輸入通配符)，則就可以找到所有的包裝材料信息。編碼原則如此設(shè)計，可以最大限度的滿足用戶查詢的需要。

二、編碼應(yīng)考慮擴(kuò)展性的需要。

企業(yè)不斷的在發(fā)展，隨著規(guī)模的擴(kuò)大，產(chǎn)品的增加，其物料也會隨之迅猛的增加。所以，雜設(shè)計物料編碼時，也要考慮的未來的擴(kuò)展性問題。

一般，最常見的手段，是通過利用流水碼來解決擴(kuò)展性的問題。如我們把產(chǎn)品分為大中小三類后，并通過兩位流水碼來表示具體的物料，如LGJ01表示某種款式的剪刀，但是，若現(xiàn)在企業(yè)中，剪刀已經(jīng)有了90款，而未來預(yù)計還可能有20款剪刀，怎么辦?若把最后的流水碼設(shè)置成為2碼的話，最多只能表示99種款式的剪刀(不考慮流水碼00)，而實際有11種。遇到這種情況，我們就要把流水碼的長度增加，增加到3位，這就可以表示999款剪刀。

同時，大中小類的類別也會遇到這種情況。如企業(yè)小類分的細(xì)的話，可能26個英文字符還用不夠，怎么辦呢?也通過流水號來實現(xiàn)，如可以用兩位來表示小類，其中，第二位表示小類，如，LGJ1-001，第一位表示大類零件，第二類表示中類零件，第三類表示小類零件，如此，就能滿足企業(yè)的需求。

三、多少有別，巧用“其他”分類。

在考慮到物料的分類過程中，有時候一個小類只有一個物料，甚至一個大類都只有一個物料，針對這種情況，若給其一個大類或小類編碼的話，給人一種占著茅坑不拉屎的感覺。我們在編碼時，沒有必要為這種罕見的物料進(jìn)行專門的編碼。完全可以把這些罕見、少用的材料合并在一起，用其他類來表示。

一方面，可以減輕用戶記憶的壓力，畢竟要記住這些意義不大的字符，有點困難;另一方面，由于其物料比較少，而且不經(jīng)常用，把他們歸為一類，不會影響用戶的查詢效果。

利用其他分類，就給人一種“化腐朽為神奇”的感覺。企業(yè)若在物料編碼時，給每個種類的物料都編一個其他的分類，則，把一些常用的零件按其正常情況分類，把罕見的材料、不經(jīng)常用到的材料和很難分類的材料，都合并到其他類中，可以減少用戶很多的工作量，并且使用效果不會受到影響，事半功倍，何樂而不為呢?

四、編碼信息不能夠反映材料的具體信息。

我們說的物料基本信息，一般包括兩部分內(nèi)容，一是物料的種類信息，如包裝材料還是零件;另外一種是物料的具體信息，如其規(guī)格、尺寸、顏色、供應(yīng)商等等。我們在物料編碼中，要把種類信息納入其中，而對于物料的具體信息不應(yīng)該納入其中。

有些用戶，喜歡把物料的供應(yīng)商放入到編碼信息中去，如此的話，看到編碼就知道該下個哪個供應(yīng)商。這看起來是蠻方便的，但是，實際上，會產(chǎn)生其他很多的錯誤。

如當(dāng)該零件有多個供應(yīng)商時，則會需要編寫多個編碼，供應(yīng)商越多，編碼越多;其次，當(dāng)該零件多個供應(yīng)商沒有區(qū)別，每個客戶都可以使用時，則編寫B(tài)OM會遇到麻煩，不知道用哪種零件為好，雖然，可以指定一個供應(yīng)商為默認(rèn)的供應(yīng)商，其他的作為替代件來解決，但是，這也與企業(yè)實際管理有點差異，替代件的話，永遠(yuǎn)會只在被替代件無法滿足需求的情況下，才會考慮。而有是企業(yè)需要進(jìn)行供應(yīng)商之間的平衡，若如此編碼，深圳OA系統(tǒng)就無法滿足企業(yè)的需要。

可見，若把物料的具體信息放入到物料編碼信息中去，企業(yè)很可能會搬起石頭，砸自己的腳。一般情況下，只有客戶指定需要某個供應(yīng)商的零件進(jìn)行生產(chǎn)，才會考慮把這個供應(yīng)商的信息放入到編碼中去(有時候，有些客戶會出于種種原因，如企業(yè)某個供應(yīng)商是其子公司等原因，要求企業(yè)指定有某個供應(yīng)商的零件)，遇到這種情況，企業(yè)為了管理上的準(zhǔn)確問題，可以把這些材料分離出來，進(jìn)行獨立的編碼，把供應(yīng)商的代碼也可加入到物料信息的編碼中去，除此之外，不要嘗試把供應(yīng)商信息納入到物料的編碼規(guī)則中去。

物料的其他信息，如顏色、規(guī)格等，也如同上面的例子，一般也是不納入物料編碼的規(guī)則為好。（ITpub）