天津OA信息化給檔案管理帶來的新理念

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     1.吸收知識管理理念,注重隱性知識的挖掘

　　知識管理理論對隱性知識的關(guān)注以及關(guān)于隱性知識顯性化的研究提示我們,檔案工作不僅要注重對組織內(nèi)產(chǎn)生的顯性知識(文檔)的收集、管理,而且要重視對隱藏在組織內(nèi)部的隱性知識的發(fā)掘,這部分知識對組織的發(fā)展、延續(xù)具有決定性的作用,隱性知識雖然具有高度的個性化、感性化的特點,但知識管理系統(tǒng)的發(fā)展已為隱性知識的顯性化提供了良好的技術(shù)條件,檔案工作人員要對蘊藏在組織管理流程中、組織文化中、組織成員頭腦中的隱性知識進行積極的分析、識別,檔案部門要與隱性知識存在的個體、組織各部門建立、保持一種密切友好的關(guān)系,通過網(wǎng)絡(luò)這個平臺,建立擴大收集知識的渠道,將各部門、每個成員的工作經(jīng)驗、技術(shù)訣竅、思想火花,及時收集、整理,例如組建退休員工的文檔,注意收集他們離職演講的材料、退休后的著述、參加各種座談及研討會時發(fā)表的意見等,這些材料中包含著他們?nèi)松母形?、工作的?jīng)驗、對工作過的單位的評價、希望,是非常有價值的知識,可以給后來者以啟示、激勵,為單位的發(fā)展提供多方面的幫助。如果檔案工作不僅能提供組織所需求的原始檔案信息,而且可以將那些隱含在組織內(nèi)部的知識挖掘出來,經(jīng)過加工、整合,以知識產(chǎn)品的形式加以提供,使利用到的人感受到這些知識的可貴,那么檔案工作的價值就能更充分地顯現(xiàn)出來。

　　2.摒棄保守的觀念,推動知識的共享

　　檔案是一種重要的知識資源,這是毋庸置疑的,知識資源只有共享才能最大限度地發(fā)揮它的價值,但檔案一直以來的機要性特點,導(dǎo)致了檔案工作重藏輕用的保守觀念始終占據(jù)主導(dǎo)地位,這種保守的觀念往往阻斷了檔案部門和利用者之間的有效溝通,使檔案這種重要的知識資源發(fā)揮不出應(yīng)有的作用,這與當(dāng)前加強信息資源不滿,也妨礙了檔案工作價值的實現(xiàn),長此以往檔案工作必定因為脫離它的服務(wù)者而失去在社會生活中的重要地位。檔案部門應(yīng)從知識管理所描繪的知識高度共享的理想圖景中得到啟示,檔案只有在利用中才能顯現(xiàn)價值,檔案工作也只有把檔案信息在適時的時候以適宜的形式傳送給最需要的人,才體現(xiàn)出了工作的意義、實現(xiàn)了工作的目的。當(dāng)前檔案部門亟需做的就是改變以往圍繞以檔案實體為中心的思考、管理方式,代之以以利用者為中心的思維方法和管理方式,以檔案信息資源共享為目標(biāo),大力進行檔案信息資源的開發(fā)、開展多種形式的檔案利用服務(wù),發(fā)揮檔案部門館藏豐富的優(yōu)勢。目前,許多單位已建成以檔案部門為主的信息中心,檔案部門就更應(yīng)全面利用多種知識資源,突破人為設(shè)置的利用藩籬,為利用者提供多方位、多角度、多途徑的知識服務(wù),促進知識的共享。

　　3.檔案部門要努力建成學(xué)習(xí)型組織

　　知識經(jīng)濟時代比以往的任何一個時代更需求具有知識、技能的人才,而科技的高速發(fā)展、知識的快速更新,使終身學(xué)習(xí)和接受繼續(xù)教育成為人們生活中不可缺少的組成部分。對任何一種組織來說,要在競爭中立穩(wěn)腳跟,就必須不斷提高技術(shù)水平、改進管理方法,積聚組織知識。無論是組織還是個人,只有不斷學(xué)習(xí),才能葆有生存的能力、發(fā)展的活力。對檔案部門來說,正面臨著信息技術(shù)帶來的檔案管理理論與技術(shù)方面的難題,更需要建成學(xué)習(xí)型組織,營造個人、組織共同發(fā)展的良好組織環(huán)境。檔案部門內(nèi)部必須培養(yǎng)、形成一種知識共享、互利互惠的文化氛圍,努力創(chuàng)造良好的溝通情境,注重人員的培訓(xùn)、繼續(xù)教育,為自己的成員能從組織中汲取知識、增長才干提供良好的條件,與此同時也鼓勵自己部門的成員積極思考、認真學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理技術(shù)、勇于創(chuàng)新,為檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻自己的經(jīng)驗、技術(shù)。

　　4.發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢,做知識管理的積極踐行者

　　代價高昂往往被研究者們認為是知識管理的一個基本特征,因為要有效管理知識這種資產(chǎn)的知識管理活動需要投入金錢或勞動力,但顯然這些研究者們忽視了一點,就是他們忽略了利用已有的知識管理部門與基礎(chǔ),如果能有效地利用現(xiàn)有部門和人員,為其他部門提供知識管理咨詢，就能大大降低知識管理的成本與風(fēng)險。知識管理無論從其目的、管理活動還是其具體技術(shù)來看,都與檔案工作具有相似性,幾乎遍及每個組織的檔案部門就是知識管理中不該遺忘的中堅力量,可以自信地說,在任何一種組織中要實施知識管理,沒有檔案工作的參與支持,都是不可想象也無法實現(xiàn)的,因為從知識管理的對象來看,檔案是一個組織必須擁有的基礎(chǔ)知識源,是組織顯性知識的重要組成部分;從知識管理活動來看,要建成知識管理系統(tǒng),必然涉及知識的收集、識別、分類、整合、檢索、傳遞,而檔案部門及檔案工作人員在長期的檔案工作實踐中早已積累了這方面的知識,他們熟悉信息來源的渠道、善于對知識進行識別、長于知識的檢索與分配;從知識管理具體技術(shù)來看,文檔管理技術(shù)是處理顯性知識的關(guān)鍵技術(shù),這同樣是檔案工作再熟悉不過的技術(shù)。此外,檔案工作者還具有知識管理者必需的耐心、細心的特質(zhì),利于組織中隱性知識的發(fā)掘。檔案工作人員應(yīng)充分意識到自身所擁有的專業(yè)優(yōu)勢,以舍我其誰的氣勢積極參與知識管理的實踐,在知識管理中一顯身手,為社會的發(fā)展做出更大貢獻。