常見天津OA信息化十大困境

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公司（單位）資料凌亂存放，企業(yè)的大量知識，分散保存在各個服務(wù)器、各個系統(tǒng)，個人電腦，甚至個人的頭腦中，導(dǎo)致工作效率低下，撰寫方案、編制標書時，明明記得有相關(guān)資料卻找不到。

公司資料凌亂存放，撰寫方案、編制標書時偏偏難以找到……
技術(shù)團隊沒有積累，不斷重復(fù)，做“發(fā)明車輪”工作
公司（單位）資料存在不同版本，每個人手頭拿到的都不一致，信息不對等，造成迷惑或重復(fù)勞動。
關(guān)鍵員工離職，公司（單位）業(yè)務(wù)、文檔、重要數(shù)據(jù)，客戶資源深受影響， “骨干”離職后，損失往往難以彌補。
新員工入職，一時間無從下手，不知道閱讀學(xué)習(xí)哪些內(nèi)容，很難熟悉公司進入狀態(tài)。
公司跨地域管理，組織中的各個部門、辦事處或子公司在地理上分散，導(dǎo)致信息共享困難，協(xié)同辦公效率低下。
工作繁忙，人力資源部門難以組織成段時間培訓(xùn)、建立學(xué)習(xí)型組織。
公司各類歷史資料沒有存檔，大量資料散失，缺乏企業(yè)文化建設(shè)基礎(chǔ)。
技術(shù)團隊沒有積累，不斷重復(fù)，做“發(fā)明車輪”工作，造成企業(yè)成本增加。
各部門均有專家成員，但有些業(yè)務(wù)總說只可意會不可言傳，團隊整體素質(zhì)難以提升。
市場部門做一份公司宣傳冊，到處找不到公司歷史或者現(xiàn)場活動的圖片。
……

（一） 新員工入職只有一本員工手冊，一時間無從下手，不知道閱讀學(xué)習(xí)哪些內(nèi)容，很長時間才進入狀態(tài)。

 
新員工到單位后，一般會采用一幫一、整體培訓(xùn)的模式。
前者如果導(dǎo)師較忙就無法分身照顧，后者不夠個性化，是一種普遍意義的學(xué)習(xí)。
這時候如果有kmpro知識管理系統(tǒng)，新員工就可以自主的按照系統(tǒng)指定知識去學(xué)習(xí)。

（二）公司跨地域管理，在地理上分散，導(dǎo)致信息共享困難，協(xié)同辦公效率低下。

（三）市場部門做一份公司宣傳冊，到處找不到公司歷史或者現(xiàn)場活動的圖片。

公司各類歷史資料沒有存檔、管理，大量資料散失，企業(yè)花錢聘請員工創(chuàng)建的知識不斷流失。

企業(yè)的大量知識，分散保存?zhèn)€人電腦，甚至個人的頭腦中，需要卻找不到，找到又發(fā)現(xiàn)版本不統(tǒng)一。

（八） 關(guān)鍵員工離職，公司業(yè)務(wù)、文檔、重要數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)帶走或刪掉，損失往往難以彌補。 

（九） 很多業(yè)務(wù)經(jīng)驗只能靠個人“傳幫帶”，團隊整體素質(zhì)難以提升。

 （十）缺乏知識管理，企業(yè)的員工其實在不斷的重復(fù)勞動，重復(fù)的事情，才是最大的浪費。

　　無論是企業(yè)單位，還是事業(yè)單位，都有大量的文件需要管理，特別是通過了ISO認證的企業(yè)，文件量更大?？梢哉f，文件管理是企業(yè)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)工作。傳統(tǒng)方式通過手工和紙張來存放、管理、審批、發(fā)布文件必然存在許多的缺點。如：文件耗用紙張量大，成本高；文件傳遞速度慢，傳送范圍有限；人工傳遞勞神傷財，傳送質(zhì)量不高；文件多雜，人工管理工作量大，占用空間大，查找不便且容易丟失；文件控制困難等等。
　　管理成本高, 傳統(tǒng)紙張方法管理文件，要復(fù)印發(fā)行，對紙張、油墨等消耗大，同時人工收發(fā)文需要投入大量人力，如果遠程傳遞，這種投入更大。一般中型企業(yè)，如果采取人工管理文件，每個部門要設(shè)置一個文件管理員。
　　文件查找困難, 紙張文件一旦量大時，查找就顯得非常不便，如果管理不善，極易丟失，對工作造成影響?？蓵r查找文件需要投入大量人力。
　　遠程發(fā)送不便, 紙張文件要遠程發(fā)送，必須通過郵寄，速度慢且成本大，對那些時間緊迫的文件來說根本無法及時送達，對工作造成嚴重影響。
　　文件控制困難, 紙張文件往往被很多人復(fù)印，這樣控制起來十分困難，一旦發(fā)生文件改版，還有舊版本在流通，這是明顯不符合ISO標準的，同時也影響工作。
　　要解決上述的問題，除了提高文件管理規(guī)范化程度以外，還要引進計算機技術(shù)，利用計算機信息管理系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)電子化辦公及網(wǎng)絡(luò)辦公的目標，從而節(jié)省管理成本，提高工作效率。