常見(jiàn)天津OA信息化十大困境

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公司（單位）資料凌亂存放，企業(yè)的大量知識(shí)，分散保存在各個(gè)服務(wù)器、各個(gè)系統(tǒng)，個(gè)人電腦，甚至個(gè)人的頭腦中，導(dǎo)致工作效率低下，撰寫方案、編制標(biāo)書時(shí)，明明記得有相關(guān)資料卻找不到。

公司資料凌亂存放，撰寫方案、編制標(biāo)書時(shí)偏偏難以找到……
技術(shù)團(tuán)隊(duì)沒(méi)有積累，不斷重復(fù)，做“發(fā)明車輪”工作
公司（單位）資料存在不同版本，每個(gè)人手頭拿到的都不一致，信息不對(duì)等，造成迷惑或重復(fù)勞動(dòng)。
關(guān)鍵員工離職，公司（單位）業(yè)務(wù)、文檔、重要數(shù)據(jù)，客戶資源深受影響， “骨干”離職后，損失往往難以彌補(bǔ)。
新員工入職，一時(shí)間無(wú)從下手，不知道閱讀學(xué)習(xí)哪些內(nèi)容，很難熟悉公司進(jìn)入狀態(tài)。
公司跨地域管理，組織中的各個(gè)部門、辦事處或子公司在地理上分散，導(dǎo)致信息共享困難，協(xié)同辦公效率低下。
工作繁忙，人力資源部門難以組織成段時(shí)間培訓(xùn)、建立學(xué)習(xí)型組織。
公司各類歷史資料沒(méi)有存檔，大量資料散失，缺乏企業(yè)文化建設(shè)基礎(chǔ)。
技術(shù)團(tuán)隊(duì)沒(méi)有積累，不斷重復(fù)，做“發(fā)明車輪”工作，造成企業(yè)成本增加。
各部門均有專家成員，但有些業(yè)務(wù)總說(shuō)只可意會(huì)不可言傳，團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)難以提升。
市場(chǎng)部門做一份公司宣傳冊(cè)，到處找不到公司歷史或者現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)的圖片。
……

（一） 新員工入職只有一本員工手冊(cè)，一時(shí)間無(wú)從下手，不知道閱讀學(xué)習(xí)哪些內(nèi)容，很長(zhǎng)時(shí)間才進(jìn)入狀態(tài)。

 
新員工到單位后，一般會(huì)采用一幫一、整體培訓(xùn)的模式。
前者如果導(dǎo)師較忙就無(wú)法分身照顧，后者不夠個(gè)性化，是一種普遍意義的學(xué)習(xí)。
這時(shí)候如果有kmpro知識(shí)管理系統(tǒng)，新員工就可以自主的按照系統(tǒng)指定知識(shí)去學(xué)習(xí)。

（二）公司跨地域管理，在地理上分散，導(dǎo)致信息共享困難，協(xié)同辦公效率低下。

（三）市場(chǎng)部門做一份公司宣傳冊(cè)，到處找不到公司歷史或者現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)的圖片。

公司各類歷史資料沒(méi)有存檔、管理，大量資料散失，企業(yè)花錢聘請(qǐng)員工創(chuàng)建的知識(shí)不斷流失。

企業(yè)的大量知識(shí)，分散保存?zhèn)€人電腦，甚至個(gè)人的頭腦中，需要卻找不到，找到又發(fā)現(xiàn)版本不統(tǒng)一。

（八） 關(guān)鍵員工離職，公司業(yè)務(wù)、文檔、重要數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)帶走或刪掉，損失往往難以彌補(bǔ)。 

（九） 很多業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)只能靠個(gè)人“傳幫帶”，團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)難以提升。

 （十）缺乏知識(shí)管理，企業(yè)的員工其實(shí)在不斷的重復(fù)勞動(dòng)，重復(fù)的事情，才是最大的浪費(fèi)。

　　無(wú)論是企業(yè)單位，還是事業(yè)單位，都有大量的文件需要管理，特別是通過(guò)了ISO認(rèn)證的企業(yè)，文件量更大?？梢哉f(shuō)，文件管理是企業(yè)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)工作。傳統(tǒng)方式通過(guò)手工和紙張來(lái)存放、管理、審批、發(fā)布文件必然存在許多的缺點(diǎn)。如：文件耗用紙張量大，成本高；文件傳遞速度慢，傳送范圍有限；人工傳遞勞神傷財(cái)，傳送質(zhì)量不高；文件多雜，人工管理工作量大，占用空間大，查找不便且容易丟失；文件控制困難等等。
　　管理成本高, 傳統(tǒng)紙張方法管理文件，要復(fù)印發(fā)行，對(duì)紙張、油墨等消耗大，同時(shí)人工收發(fā)文需要投入大量人力，如果遠(yuǎn)程傳遞，這種投入更大。一般中型企業(yè)，如果采取人工管理文件，每個(gè)部門要設(shè)置一個(gè)文件管理員。
　　文件查找困難, 紙張文件一旦量大時(shí)，查找就顯得非常不便，如果管理不善，極易丟失，對(duì)工作造成影響。可時(shí)查找文件需要投入大量人力。
　　遠(yuǎn)程發(fā)送不便, 紙張文件要遠(yuǎn)程發(fā)送，必須通過(guò)郵寄，速度慢且成本大，對(duì)那些時(shí)間緊迫的文件來(lái)說(shuō)根本無(wú)法及時(shí)送達(dá)，對(duì)工作造成嚴(yán)重影響。
　　文件控制困難, 紙張文件往往被很多人復(fù)印，這樣控制起來(lái)十分困難，一旦發(fā)生文件改版，還有舊版本在流通，這是明顯不符合ISO標(biāo)準(zhǔn)的，同時(shí)也影響工作。
　　要解決上述的問(wèn)題，除了提高文件管理規(guī)范化程度以外，還要引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)電子化辦公及網(wǎng)絡(luò)辦公的目標(biāo)，從而節(jié)省管理成本，提高工作效率。