[理論] 讓企業(yè)有一顆永遠年輕的心--談知識時代的武漢OA信息化（AMT 徐家俊 耿潼潼）

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讓企業(yè)有一顆永遠年輕的心——談知識時代的知識管理

by AMT 徐家俊 耿潼潼

內(nèi)容摘要：本文討論了知識管理的定義，強調(diào)了技術(shù)和創(chuàng)造力的結(jié)合。并明確指出，知識管理不是企業(yè)重組，也不是IT，但又和兩者密不可分。

關(guān)鍵字：武漢OA系統(tǒng) 企業(yè)環(huán)境 信息技術(shù) 結(jié)合 變革

21世紀，充滿著幻想和夢想。變化和革新是永恒的時代主旋律，“變化”成為唯一不變的主題。身處瞬息萬變的知識時代，一個組織如何應(yīng)對來自各方面的競爭和威脅，如何應(yīng)對競爭對手的挑戰(zhàn)？如何讓企業(yè)在規(guī)范運轉(zhuǎn)的同時又能夠?qū)ν饨缱兓龀雒艚莸姆磻?yīng)？有一個解決方案正在我們身邊全面展開：知識管理。它將在本世紀引發(fā)一場轟轟烈烈的知識革命，并為你的企業(yè)帶來實實在在的利益。

什么是知識管理？

我們不妨引用知識管理界的權(quán)威人物Malhotra對知識管理給出過的一個定義：面對日益變化的環(huán)境，一個組織必須保持自己的適應(yīng)能力、生存能力和競爭能力，知識管理就是在這種背景下應(yīng)運而生的。本質(zhì)上來說，知識管理包含了企業(yè)追求如下目標的過程：使得信息技術(shù)在數(shù)據(jù)處理與信息處理方面的能力和員工的創(chuàng)造與革新能力能夠形成一種良性的互動關(guān)系。

從Malhotra對知識管理的定義中我們可以看到，知識管理是我們這個時代競爭環(huán)境下的產(chǎn)物。它將知識管理與兩種錯誤的認識區(qū)分開來：孤立地將信息技術(shù)的應(yīng)用稱之為知識管理，毫不關(guān)心知識管理的核心—人的因素；單方面強調(diào)知識工作者創(chuàng)造知識的能力，而遺忘知識管理的載體—信息技術(shù)的支撐。它們之間的互動關(guān)系如何才能建立起來？如何才能讓它們相互促進，相互激勵，形成良性循環(huán)，這恐怕是目前知識管理工作中的重中之重。

Malhotra認為，對于那些在“不利環(huán)境”中謀求發(fā)展空間的企業(yè)來說，技術(shù)和人的協(xié)調(diào)是非常重要的。因為如今企業(yè)所處的外部環(huán)境與十幾年前已經(jīng)大相徑庭。以前，企業(yè)可以對外界的環(huán)境做出一定程度上的預(yù)測。在這種情況下，企業(yè)最關(guān)心的是利潤，而利潤往往又是可以預(yù)測的，并且可以最優(yōu)化。人們關(guān)注的焦點是怎樣控制代理商的行為，以實現(xiàn)企業(yè)所設(shè)定的目標和任務(wù)。企業(yè)的參與者們通過信息和控制系統(tǒng)去執(zhí)行一些事前確定好的“最佳方案”。這些“最佳方案”被認為可以長期的保持企業(yè)的高效率。在那時，信息被認為是一種戰(zhàn)略資產(chǎn)，而快速捕獲信息將是提升企業(yè)競爭力的利器，誰最先獲得信息，誰就在市場上占有主動權(quán)，最終擊敗競爭對手。

相對而言，在今天的經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)對未來的預(yù)測一般是不準確的或者根本不可能的。通過信息和控制系統(tǒng)，根據(jù)事先定義的目標、任務(wù)和“最佳方案”來采取行動，已經(jīng)不能保持企業(yè)的長期競爭力。這是一個“瞬息萬變”的世界，按照“公認的行為準則”行事的這一想法受到了有力的挑戰(zhàn)。在這種情況下，需要人們具備一種能夠隨著環(huán)境的變化而重新理解問題的能力。今天的關(guān)鍵并不在于正確的給出某一問題的答案，而在于發(fā)現(xiàn)正確的問題。在新環(huán)境與舊環(huán)境中，最大的區(qū)別在于強調(diào)“做正確的事情”，而不是“正確地做事情”。因此，企業(yè)必須依托數(shù)字和信息化的手段，通過人的主動能動性建立企業(yè)預(yù)測修正體系。使企業(yè)能夠面向外界環(huán)境，及時調(diào)整自己的業(yè)務(wù)流程。

我們認為，知識管理是一個框架，在這個框架中，企業(yè)的所有的活動都被認為是知識的活動。根據(jù)這種觀點，所有的業(yè)務(wù)活動，包括知識的創(chuàng)造、傳播、更新和應(yīng)用都是為了企業(yè)的生存。

這種觀念包含了從 “信息價值鏈” （一個目前流行的概念）向“知識價值鏈”的一種轉(zhuǎn)移。那么，這兩者的區(qū)別又在哪里呢？在信息價值鏈中，技術(shù)系統(tǒng)被認為是指導(dǎo)企業(yè)商業(yè)活動的一個關(guān)鍵部件，而人則是相對而言比較被動的部分，他們只需要去實施儲存在信息數(shù)據(jù)庫中的“最佳方案”就可以了。與此相反的是，在知識價值鏈中，人員系統(tǒng)被認為是關(guān)鍵部件，他們不斷地對儲存在技術(shù)系統(tǒng)中的信息進行評估。除非參與者主動采取行動，否則，所謂的“最佳方案”并不會被實施。人們會有意識地、主動地不斷去評估“最佳方案”的價值。這里所隱含的一個假設(shè)就是，不能想當然的將昨天的“最佳方案”當成今天或者明天的“最佳方案”。所以，學(xué)習(xí)、忘卻、再學(xué)習(xí)這樣一個“否定之否定”的過程應(yīng)該被設(shè)計到企業(yè)的業(yè)務(wù)活動中去。

你的企業(yè)需要知識管理嗎？

讓我們看下面一個簡單的例子，美國紐約州有一家生產(chǎn)童車的公司，產(chǎn)品優(yōu)質(zhì)很過硬，生產(chǎn)組織也很有效率。可是最終仍然倒閉了。原因在于企業(yè)沒有及時根據(jù)市場需求的變化調(diào)整他們的產(chǎn)品研發(fā)方向和產(chǎn)品種類，生產(chǎn)過剩，造成大量產(chǎn)品積壓，資金回收停滯。這雖然是個案，但它卻代表了許多企業(yè)的危險境況。另外，組織結(jié)構(gòu)、控制和調(diào)節(jié)系統(tǒng)、驅(qū)動與激勵機制等方面的問題，都有可能讓企業(yè)陷入困境。因為昨天起作用的東西明天不一定會起作用。為了應(yīng)對環(huán)境的日益變化，企業(yè)需要不斷地對自己的業(yè)務(wù)預(yù)測進行評估和修正，以保持高效率。只有這樣，才能確保今天的“核心能力”不會變成明天的“核心教條”。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以往許多要靠手工才能完成的工作，現(xiàn)在都可以通過編寫程序來完成，我們有時稱這些工作是“可編程”的。如果一個業(yè)務(wù)是可編程的，那么就可以通過某種形式把它交給信息技術(shù)去處理。企業(yè)中的信息和控制系統(tǒng)都在力圖達到“可編程”的目標，以實現(xiàn)優(yōu)化和提高效率。但是，企業(yè)活動中又必須建立與之相制衡的機制。因為只有如此，才能確保這樣的“程序”可以隨著外界環(huán)境的不斷變化而動態(tài)更新。因此，對于企業(yè)來說，最重要的就是要把信息技術(shù)在數(shù)據(jù)和信息處理上的能力與員工的創(chuàng)造和革新能力結(jié)合起來，形成一種良性的互動。實現(xiàn)真正意義上的知識管理。因此知識管理對企業(yè)是必須的。

人類的感應(yīng)器官對外界環(huán)境可以立即做出反應(yīng)，對于現(xiàn)象的復(fù)雜性及其發(fā)生的變化可以有豐富的理解。如果企業(yè)中也有了類似的“傳感裝置”，就可以讓企業(yè)的業(yè)務(wù)活動（“最佳方案”等）與企業(yè)的外部環(huán)境保持同步。所以，企業(yè)活動中需要實施所謂“松綁”的知識管理系統(tǒng)。以前，我們將企業(yè)儲存的“最佳方案”與員工采取的行動捆綁起來，目的是為了增強它們之間的聯(lián)系。如今，松綁則是為了拆開這種聯(lián)系，讓人們在一定程度上“忘卻”以往的方案，這樣就可以對存儲的“最佳方案”進行持續(xù)的更新。這樣，人們的創(chuàng)造能力和更新能力就可以得到發(fā)揮。

知識管理不是BPR也不是IT

如此說來，知識管理的應(yīng)用也是對企業(yè)流程的又一次變革。那么，能不能把知識管理直接納入到企業(yè)流程重組中去呢？答案是否定的。企業(yè)重組意味著對企業(yè)活動進行根本性的變革以最大限度的提高效率，而知識管理則是持續(xù)的、推進的對企業(yè)的計劃進行更新，以應(yīng)對將來的機會和挑戰(zhàn)。重組使得企業(yè)活動從一個階段發(fā)展到另一個更有效率的階段，但是這兩個階段都是機械的。企業(yè)無法對外界環(huán)境的變化而及時的做出調(diào)整。而知識管理則會讓你的企業(yè)成為一個不斷發(fā)展的有機的組織。

重組要求對企業(yè)的運轉(zhuǎn)流程進行“根本性的反思”。然而，這種根本性的轉(zhuǎn)變帶來了激烈的變革，通常會對企業(yè)的流程以及所涉及到的人員造成很大的沖擊。大量企業(yè)重組失敗的案例使得人們很自然的就會想到：對于組織流程和人員的“根本性改變”并不一定就能保證實施的成功。相比之下，知識管理可以讓學(xué)習(xí)和“忘卻”的過程持續(xù)的推進，這就可以確保從上到下的“根本性變革”可以降低到最小的程度。這樣，轉(zhuǎn)變可以很輕松的得以完成，而不需要像企業(yè)重組一樣的大動干戈。

毫無疑問，在知識管理中，技術(shù)，特別是信息技術(shù)，扮演著十分重要的角色。我們甚至可以說：沒有技術(shù)支持，就沒有知識管理。但是，問題往往并不在于人們忽視了技術(shù)的重要性，而在于知識管理與技術(shù)的無縫結(jié)合讓人感到了危險。許多人過分強調(diào)技術(shù)，反而忽視了知識管理本身的閃光點。更有甚者，拋棄了知識管理的核心，把它當成是信息技術(shù)的一個發(fā)展階段。必須嚴肅的指出，知識管理本身并不是信息技術(shù)，它只是運用到信息技術(shù)而已。當供應(yīng)商紛紛將他們的文檔管理，數(shù)據(jù)庫之類的產(chǎn)品組合稱之為“知識管理解決方案”時，企業(yè)經(jīng)理們也就信以為真了。其實，這并不是真正意義上的知識管理解決方案。知識管理應(yīng)該是以知識為中心，以人為本，以信息工具為輔的，促進企業(yè)或組織績效逐步改善的過程和活動。它應(yīng)該最大限度地避免運用信息技術(shù)所帶來的僵化和教條，讓人的活力發(fā)揮出來。

從以上的論述中，我們可以得出如下結(jié)論：知識資本是推動企業(yè)特別是高科技企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵資源，知識管理是保護并開發(fā)知識資源的工具。一個企業(yè)如果想在新世紀里實現(xiàn)自己的目標，就應(yīng)該盡快建立一種能激發(fā)知識工作者潛能的管理模式，給知識工作者注入激情，讓他們更富有創(chuàng)造力和靈感，并為他們提供足夠的信息平臺，讓企業(yè)的信息處理能力和人的創(chuàng)造力實現(xiàn)無縫的結(jié)合。

參考文獻：

1、《知識管理》 彼得.F.德魯克等
2、What is really Knowledge Management Malhotra，1997
3、Intellectual Capitalism www.brint.com