廈門OA項(xiàng)目驗(yàn)收 切莫敷衍了事

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廈門OA項(xiàng)目的實(shí)施，一般都會(huì)包括六個(gè)階段，即項(xiàng)目的選型、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程重組、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理、會(huì)議室試點(diǎn)、切換等，在廈門OA系統(tǒng)切換后，參與項(xiàng)目實(shí)施的人員都會(huì)松下一口氣，但這時(shí)大家往往沒(méi)有想到，緊接著的還有一項(xiàng)重要的工作，就是項(xiàng)目的驗(yàn)收。所謂驗(yàn)收就是一個(gè)確認(rèn)的過(guò)程，包括對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行情況、業(yè)務(wù)流程重組的有效性、生產(chǎn)運(yùn)作的效率等方面的一個(gè)評(píng)估。廈門OA項(xiàng)目驗(yàn)收看似簡(jiǎn)單，事實(shí)上是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，必須引起公司“一把手”和項(xiàng)目組成員的重視，千萬(wàn)不能敷衍了事。

廈門OA項(xiàng)目是否成功，關(guān)鍵要看最后系統(tǒng)是否能夠平穩(wěn)順利的運(yùn)行，不同用戶操作起來(lái)是否得心應(yīng)手，各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程是否清楚明了。與此同時(shí)，廈門OA的驗(yàn)收是一個(gè)非常模糊的概念，行內(nèi)一直都沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，隨意性非常大。而這種"驗(yàn)收的隨意性"對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)將是一個(gè)致命性的錯(cuò)誤，產(chǎn)生此類問(wèn)題的根源就在于客戶不知道或根本就沒(méi)有制定合理的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致廈門OA項(xiàng)目在驗(yàn)收過(guò)程中，主次顛倒，忽視了對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的驗(yàn)收。因此，只有明確了廈門OA項(xiàng)目的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，才會(huì)做到有備而來(lái)，從而達(dá)到驗(yàn)收的目的。

整個(gè)廈門OA項(xiàng)目的實(shí)施，要?dú)v時(shí)半年多時(shí)間，有的項(xiàng)目工程比較大，要一年多時(shí)間，才能夠上線，實(shí)施的時(shí)間很長(zhǎng)。不管是企業(yè)還是實(shí)施顧問(wèn)，都不希望項(xiàng)目的周期過(guò)長(zhǎng)，一方面是拖的時(shí)間太長(zhǎng)需要更多的人力物力的投入，另一方面是時(shí)間長(zhǎng)了就會(huì)出現(xiàn)各種各樣的差錯(cuò)，項(xiàng)目組成員身心疲憊，逐漸喪失信心。所以為了避免類似問(wèn)題的出現(xiàn)，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，必須將項(xiàng)目驗(yàn)收的事宜提上議事日程，廈門OA項(xiàng)目驗(yàn)收包括階段性驗(yàn)收和整體驗(yàn)收。階段驗(yàn)收，一般選擇的時(shí)機(jī)就是系統(tǒng)上線之后，錄入了一個(gè)月以上的數(shù)據(jù)，能夠準(zhǔn)確導(dǎo)出各類月度報(bào)表的時(shí)候，由項(xiàng)目組提出驗(yàn)收階段應(yīng)該達(dá)到的效果，認(rèn)為系統(tǒng)應(yīng)用和各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作基本正常，或者是達(dá)到了先前預(yù)定的目標(biāo)，可以說(shuō)系統(tǒng)上線成功了。一個(gè)月剛好是一個(gè)小的系統(tǒng)周期，在這個(gè)時(shí)間周期內(nèi)，系統(tǒng)運(yùn)行的順不順暢，基本上都能反映出來(lái)，如果這一個(gè)月都不能挺過(guò)去，那就說(shuō)明系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中存在較多的問(wèn)題。因?yàn)橐粋€(gè)系統(tǒng)有幾十個(gè)模塊，涉及到每個(gè)部門，大家應(yīng)用的情況各有差異，這個(gè)時(shí)期也是趁實(shí)施顧問(wèn)還在工廠的時(shí)候，集中解決問(wèn)題的大好時(shí)機(jī)。根據(jù)實(shí)際情況的不同，有些大型的廈門OA項(xiàng)目是邊實(shí)施邊驗(yàn)收，一步一步的向前推進(jìn)。但中小型的廈門OA項(xiàng)目最好是成功切換后，運(yùn)行一個(gè)月時(shí)間，再來(lái)驗(yàn)收。

在廈門OA系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中和在初次切換的那段時(shí)間，需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，以滿足實(shí)際業(yè)務(wù)流程的需要，二次開(kāi)發(fā)的內(nèi)容也應(yīng)該納入驗(yàn)收的范圍，因?yàn)槎伍_(kāi)發(fā)時(shí)間的不確定性，也可能是邊應(yīng)用邊開(kāi)發(fā)，所以，廈門OA系統(tǒng)驗(yàn)收可以分開(kāi)進(jìn)行，先對(duì)原始系統(tǒng)的應(yīng)用情況進(jìn)行驗(yàn)收，最后再對(duì)二次開(kāi)發(fā)后的輔助系統(tǒng)和一些報(bào)表進(jìn)行驗(yàn)收。

廈門OA項(xiàng)目驗(yàn)收的主要內(nèi)容應(yīng)該是由系統(tǒng)中不同模塊決定的，包括系統(tǒng)運(yùn)行情況、業(yè)務(wù)處理情況、各種單據(jù)及報(bào)表出具情況，主要涉及到財(cái)務(wù)模塊、銷售管理模塊、庫(kù)存管理模塊、采購(gòu)模塊、生產(chǎn)計(jì)劃模塊、工程BOM等，在驗(yàn)收過(guò)程中，可以以部門為單位來(lái)進(jìn)行，便于集中精力來(lái)處理主要問(wèn)題。在庫(kù)存管理方面，重點(diǎn)是物料收發(fā)的流程是否合理，物料收發(fā)的效率是否有所提高，各種單據(jù)是否按照要求及時(shí)處理完，還有就是在這種操作模式下，所有庫(kù)存物料數(shù)據(jù)的質(zhì)量情況，包括物料收發(fā)的準(zhǔn)確率達(dá)到了多少，賬物相符率提高了多少，庫(kù)位相符率是多少，庫(kù)存積壓物料是否有所降低，呆滯物料是否有所減少等，這里面的一些具體數(shù)據(jù)可以去倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)場(chǎng)抽查獲得。在工程BOM方面，主要是BOM結(jié)構(gòu)的合理性和準(zhǔn)確性，以及BOM導(dǎo)入到系統(tǒng)中的及時(shí)性，因?yàn)锽OM是MRP運(yùn)算的源頭，一旦發(fā)生錯(cuò)誤，就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)需求的錯(cuò)誤，新產(chǎn)品的BOM不能及時(shí)導(dǎo)入到系統(tǒng)，就會(huì)影響到物料的需求計(jì)劃和生產(chǎn)計(jì)劃。在生產(chǎn)管理方面，主要是考核生產(chǎn)計(jì)劃的執(zhí)行率是否有所提高，生產(chǎn)效率是否有所提高，包括產(chǎn)能的最大發(fā)揮、生產(chǎn)排程的合理性、生產(chǎn)工藝的優(yōu)化等，在物料采購(gòu)方面，考核的主要指標(biāo)是物料的準(zhǔn)時(shí)交貨率，以及影響準(zhǔn)時(shí)交貨率的一些參數(shù)的設(shè)置，如產(chǎn)出率、損耗率、采購(gòu)提前期等，如果這些參數(shù)設(shè)置不合理，將是禍患無(wú)窮，最直接的影響就是庫(kù)存積壓或者是生產(chǎn)停工待料。以上所講的這些都是廈門OA系統(tǒng)執(zhí)行情況的驗(yàn)收，除此外，還應(yīng)該包括針對(duì)二次開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的一個(gè)驗(yàn)收，因?yàn)閷?duì)于標(biāo)準(zhǔn)版本的廈門OA系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，一般軟件廠商都經(jīng)過(guò)了很嚴(yán)格的測(cè)試，并且經(jīng)過(guò)絕大多數(shù)客戶的驗(yàn)證，在系統(tǒng)性能方面一般不會(huì)有太大的問(wèn)題，否則軟件廠商的項(xiàng)目肯定也開(kāi)展不起來(lái)。二次開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目無(wú)論是對(duì)軟件廠商還是對(duì)企業(yè)內(nèi)部來(lái)說(shuō)，都是一個(gè)全新的軟件，既然是新的軟件，Bug在所難免，但一些基本的性能要滿足要求，比如在多用戶并發(fā)操作，以及大批量數(shù)據(jù)運(yùn)行的過(guò)程中，系統(tǒng)是否有嚴(yán)重的性能瓶頸，這些需要通過(guò)和一線的系統(tǒng)操作員工進(jìn)行溝通，進(jìn)而了解系統(tǒng)的性能方面的問(wèn)題。最后，應(yīng)該對(duì)整個(gè)系統(tǒng)做一個(gè)綜合的評(píng)估，看它有無(wú)促使企業(yè)在管理思想、管理模式、管理方法、管理機(jī)制、管理基礎(chǔ)、業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度、全員素質(zhì)、企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力、企業(yè)形象、科學(xué)決策和信息的集成與處理等方面發(fā)生一些明顯的改進(jìn)、提高和創(chuàng)新，企業(yè)是否運(yùn)用廈門OA系統(tǒng)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈管理中的各相關(guān)環(huán)節(jié)和企業(yè)資源實(shí)行有效的規(guī)劃和控制，通過(guò)財(cái)務(wù)分析，企業(yè)在客戶關(guān)系管理、市場(chǎng)預(yù)測(cè)分析、加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理、合理組織生產(chǎn)、資源優(yōu)化配置、壓縮生產(chǎn)周期、降低物料庫(kù)存、減少資金占用、降低產(chǎn)品成本、提高產(chǎn)品質(zhì)量、擴(kuò)大市場(chǎng)銷售和實(shí)行電子商務(wù)等方面有無(wú)產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益等。

廈門OA項(xiàng)目的驗(yàn)收是對(duì)項(xiàng)目在整個(gè)實(shí)施階段產(chǎn)生的效果的一個(gè)檢驗(yàn)的過(guò)程，也是對(duì)廈門OA項(xiàng)目在整個(gè)實(shí)施階段的一個(gè)終結(jié)，它為廈門OA系統(tǒng)在今后的應(yīng)用中更順暢的運(yùn)行奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，廈門OA項(xiàng)目的完善“只有起點(diǎn)，沒(méi)有終點(diǎn)”，如何去充分挖掘廈門OA系統(tǒng)的潛力，還有很長(zhǎng)的一段路要走，所以我們?cè)谒枷肷辖^不能放松，要站在新的起點(diǎn)上，去迎接更大的挑戰(zhàn)。（e-works）