業(yè)務(wù)流程評述：自動扣料作業(yè)流程

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自動扣料流程對于很多生產(chǎn)型企業(yè)來說，是一個非常實用的流程。如對于一些插頭生產(chǎn)企業(yè)，他們需要用到一種端子的材料。但是，這種端子是一卷卷包裝的，在領(lǐng)料的時候，也不可能分開。因為在打端機上使用的時候，就是需要一卷卷的。這就遇到了一個問題。如在生產(chǎn)一批產(chǎn)品的時候，需要2300個端子。而端子一卷可能是一千個。如此的話，領(lǐng)兩卷的話不夠;而領(lǐng)三卷的話就有的多。這該怎么辦呢?

為了處理這些問題，自動扣料的流程就應(yīng)用而生了。下圖是一家客戶的自動扣料流程示意圖，筆者將結(jié)合這家公司的流程來談?wù)勅绻龊米詣涌哿献鳂I(yè)的管理。

第一步：自動扣料需求。

自動扣料的來源一般是來自于生產(chǎn)入庫單。在物料清單設(shè)置處，我們可以把一些材料，如端子設(shè)置成為自動扣料。如此的話，在根據(jù)生產(chǎn)訂單產(chǎn)生領(lǐng)料單的時候，這個端子就不會在這張領(lǐng)料單上顯示出來。根據(jù)自動扣料的原理，是需要在入庫單審核的時候，即這批產(chǎn)品生產(chǎn)完成，然后根據(jù)具體的入庫數(shù)量自動生成一張自動扣料單。這張單子中的端子的領(lǐng)料數(shù)量就是產(chǎn)品的入庫數(shù)量與物料清單中規(guī)定的用量之積。所以，生產(chǎn)入庫單是自動扣料單的一個重要來源。

另外，有些廈門OA系統(tǒng)把委外進貨單也當作是自動扣料單的一個來源。其實，委外進貨單根生產(chǎn)入庫單，是類似的單據(jù)。這里為了敘述方便，就省去委外進貨單的相關(guān)內(nèi)容。兩者可以觸類旁通，沒有本質(zhì)的區(qū)別。

再者，自動扣料適用于哪些行業(yè)呢?筆者認為，只要企業(yè)中有連續(xù)型材料的存在，都可以用到這種流程。如在領(lǐng)料的時候，不能夠按照訂單的數(shù)量進行領(lǐng)料;或者原材料不容易分割，或者分割后不易于生產(chǎn);以及大批量的發(fā)料等情況，都可以利用自動扣料流程來加強對原材料的管理控制。但是，天下沒有白吃的午餐。自動扣料的管理要比普通領(lǐng)料的管理要麻煩一點，手續(xù)也比較多。如自動扣料要先走一步原材料移庫的動作等等。為此，企業(yè)還是需要根據(jù)自己的實際情況，如看看需要管制的材料價值大不大等情形，再來確定事都需要材料這種流程。若是對一些便宜的封箱帶等輔助材料，采取自動扣料流程管理的話，筆者就覺得有點大材小用的感覺。

第二步：自動扣料單自動產(chǎn)生。

在上面的敘述中，筆者已經(jīng)談到過，自動扣料單的來源是生產(chǎn)入庫單。當生產(chǎn)入庫單審核時，就會根據(jù)入庫單中的入庫數(shù)量以及物料清單中定義的使用量，自動生成自動扣料單。

在這個地方，需要注意如下問題。

一是損耗率問題。如果在物料清單中，定義一個插頭的端子數(shù)量為3個，其損耗率為0.05。則在自動扣料單上的端子數(shù)量為考慮這個損耗率的問題。也就是說，若現(xiàn)在生成10000個插頭的話，則若不考慮損耗率的情況下，需要的端子為30000個，可是，把損耗率考慮進去，則其損耗率就為300500個。比正常生產(chǎn)情況下，多了500個。但是，在實際生產(chǎn)中，到底有沒有500個端子的損耗呢，是比這個多，還是比這個少呢?這就要生產(chǎn)部門在產(chǎn)品入庫后進行清查。然后根據(jù)實際得到的數(shù)據(jù)，在自動扣料單上進行修改。這里要注意的是，自動扣料單中的數(shù)量，跟領(lǐng)料單中的數(shù)量一樣，是考慮了損耗率之后的數(shù)量。

二是從哪個倉庫扣減。自動扣料單沽名思議，在審核后，需要扣減庫存的數(shù)量。但是，這個數(shù)量從哪個倉庫中扣減呢?一般來說，在執(zhí)行自動扣料作業(yè)的情況下，需要在生產(chǎn)部門虛擬一個倉庫，如叫做自動扣料倉庫。在生產(chǎn)需要用到端子這個材料的時候，先從原材料倉庫，把這端子移庫到自動扣料倉庫。然后，生產(chǎn)完成后，就直接從這個倉庫中把已經(jīng)用掉的數(shù)量扣減掉。從這個過程中，我們還看到了一個問題。就是這個自動扣料倉庫中的數(shù)量有延遲性。如可能端子已經(jīng)在生產(chǎn)線上用掉了，但是只要這個產(chǎn)品還沒有入庫，則在自動扣料倉庫中數(shù)量還是存在的。為此，我們需要把這個自動扣料倉庫的性質(zhì)設(shè)置為“不納入物料計劃計算”。否則的話，我們在運行MRP流程的時候，就會把這個自動扣料倉庫中的庫存數(shù)量考慮進去。如此計算出來的物料需求計劃就會不準確。

三是在運行這個作業(yè)之前，企業(yè)用戶最好能夠先查看一下“待扣料產(chǎn)品明細表”。這份報表是模擬即將產(chǎn)生的自動扣料表的結(jié)果。待扣料產(chǎn)品明細表中，我們只要輸入即將要入庫的產(chǎn)品以及產(chǎn)品數(shù)量，則就可以幫我們模擬出自動扣料的原材料以及相應(yīng)的數(shù)量。這可以為我們作相關(guān)的參考。不過要注意的是，這份報表不能夠代替自動扣料單。因為這份報表只是模擬，并不會實際的扣減“自動扣料倉庫”中的原材料數(shù)量。這份報表只給我們一個參考作用。

第三步：自動扣料單審核。

在系統(tǒng)中，提供了自動扣料單自動審核的功能。也就是說，當生產(chǎn)入庫單審核時，會自動產(chǎn)生相應(yīng)的自動扣料單。而自動扣料單生成后，就會自動的審核，并完成跟審核相關(guān)的，如扣減庫存等工作。

不過筆者在給客戶實施這個流程時，一般都不建議用戶自動審核自動扣料單。因為在物料清單中，我們規(guī)定的數(shù)量跟實際生產(chǎn)的使用量往往是由差異的。特別是在有損耗率的情況下，兩者之間更是由比較大的差異。若自動扣料單生成之后，未經(jīng)修改，直接審核的話在，則這個數(shù)量往往是不準確的。

所以，在給客戶實施項目的時候，我一般建議用戶手工審核自動扣料單。在扣料單審核的時候，物管要根據(jù)倉庫部門或者生產(chǎn)部門提供的實際使用數(shù)量，調(diào)整自動扣料單的使用量。根據(jù)筆者的經(jīng)驗，大部分企業(yè)在這個單子上的數(shù)量都要根據(jù)實際情況進行調(diào)整。畢竟標準跟實際有比較大的差異。系統(tǒng)自動計算出來的自動扣料單的數(shù)量，是按照標準情況下計算出來的。這個標準再怎么精確，也不會考慮到一些例外的情況。所以，跟實際的材料使用量會有差異。為此，用戶需要在手工審核的時候，把這個數(shù)量更改過來。如此的話，才可以確保自動扣料倉庫中庫存的準確性。

故倉庫管理員可以先把自動扣料單打印出來，然后讓物管員進行書面的確認審核。等他們數(shù)量確認無誤了，然后再在系統(tǒng)中審核相關(guān)的單據(jù)。

第四步：確認自動扣料單。

若走手工審核的話，則企業(yè)用戶需要自己手工的去審核自動扣料單。當書面審核程序走完后，倉庫管理員就可以在系統(tǒng)中審核自動扣料單。

在審核自動扣料單的時候，需要注意幾個方面的問題。

一是自動扣料單審核后，會扣減相關(guān)庫存的數(shù)量。所以，在審核的時候，審核員最好需要關(guān)注扣減的倉庫是否準確。若不從“自動扣料倉庫”扣，而是從“原材料倉庫”扣的話，則就會導(dǎo)致庫存數(shù)量的不準確。一般來說，可以從單據(jù)基本設(shè)置處，設(shè)置自動扣料單所采用的倉庫。

二是自動扣料審核的時機。從財務(wù)成本計算的角度考慮，自動扣料審核的時機最好跟產(chǎn)品入庫的時機相同。如產(chǎn)品入庫時在9月30日完成的，而這個產(chǎn)品的成本也是在9月份計算的。則自動扣料單也需要在9月份審核。否則的話，系統(tǒng)在計算成本的時候，就不會把這個自動扣料的原材料計算入成本中去。這是在計算成本的時候，需要切記的地方。否則的話，這批產(chǎn)品的成品，端子的原材料成本就不會統(tǒng)計進去，系統(tǒng)會認為沒有用到這個材料。很明顯，這就會導(dǎo)致這個產(chǎn)品的成本偏低。

三是在計算成本的時候，自動扣料產(chǎn)品的發(fā)料成本是按照原材料倉庫的成本計算的，而不是按照“自動扣料倉庫”的單位成本計算的。有時候，我們?yōu)榱斯芾淼姆奖?，往往會把“自動扣料倉庫”設(shè)置為不計算金額。如此的話，這個倉庫中的原材料都不計算庫存金額。這也是跟實際工作相符合的。既然已經(jīng)領(lǐng)到車間去的材料，當然不能夠再計算進入到庫存金額中去了。若計算成本的時候，也按照這個倉庫的金額計算成本的話，則端子的發(fā)料成本就為零了。這明顯是不對的。所以，在計算成本的時候，那些自動扣料的原材料其成本價格都是按照原材料倉庫的發(fā)料成本來計算的。這個過程對于用戶來說是透明的，只需要了解有這回事情既可。（IT專家網(wǎng)）