廈門OA技巧：采購流程操作

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采購是企業(yè)管理的一個重點(diǎn)對象，因為其關(guān)系到企業(yè)資金的流出。所以，采購流程也是廈門OA管理的一個重點(diǎn)。但是，很多企業(yè)在操作過程中，缺乏總結(jié)，今天在這里，我就在這里把這工作給做了，給他們這些“懶人”做點(diǎn)事情，希望對他們有所幫助。

一、采購管理普通操作流程。

各個企業(yè)雖然生產(chǎn)的產(chǎn)品千奇百怪，但是，其采購管理流程是類似的。企業(yè)大部分的采購管理流程如下：

1、 請購。

請購是指需求單位，當(dāng)有材料需求時，向采購部門提出請購的請求。一般，在生產(chǎn)企業(yè)中，請購作業(yè)由計劃人員來做，也有的企業(yè)設(shè)有專門的生管部門，也可以由這個部門負(fù)責(zé)。

請購單根據(jù)來源的不同，可以分為多種。一是有MRP計劃生成而來，這些材料都包括在產(chǎn)品的物料清單中，根據(jù)物料清單中的材料用量與銷售訂單或者生產(chǎn)計劃的產(chǎn)品數(shù)量，計算出需求;二是根據(jù)安全庫存模型，計算出來的庫存補(bǔ)貨單，這一般由倉庫人員開立;三是一般請購，即沒有來源的臨時性物料需求。

一般來說，需求人員在開立請購單時，只需要關(guān)心如下問題：一是需要什么物料;二是需要多少;三是什么時候需要。向誰購買、以什么價格購買一般都不時他們需要關(guān)注的問題，這些內(nèi)容采購員會解決。

2、 請購單維護(hù)。

在請購單轉(zhuǎn)換成采購單前，采購維護(hù)人員需要在進(jìn)行核對一次。在請購單維護(hù)的過程中，其主要關(guān)心的是采購的供應(yīng)商是否準(zhǔn)確、價格是否有錯誤、及采購數(shù)量是否符合相關(guān)規(guī)則。

供應(yīng)商可以根據(jù)物料基本信息定義處帶過來，而且，帶出來的是首選供應(yīng)商。如一個材料有三個供應(yīng)商，但是，首選供應(yīng)商只有一個，即甲供應(yīng)商。則該材料的默認(rèn)供應(yīng)商即為甲供應(yīng)商。若采購員在維護(hù)時，發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商需要調(diào)整時，可以在這里進(jìn)行調(diào)整。當(dāng)首選供應(yīng)商有所變更時，企業(yè)用戶要及時在基礎(chǔ)資料中進(jìn)行更改，如此，可以減少后期維護(hù)的工作量。

價格帶出來的也是跟供應(yīng)商關(guān)聯(lián)的價格。這里要注意一個問題，就是企業(yè)確定的標(biāo)準(zhǔn)價格跟供應(yīng)商采購的采購價格有區(qū)別。企業(yè)確定的材料標(biāo)準(zhǔn)價格，使用來對采購價格進(jìn)行管理控制的一個參考數(shù)據(jù)，其往往跟實際采購的價格有一定的差異;企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)成本是以標(biāo)準(zhǔn)價格為基礎(chǔ)計算的，而實際成本則是以實際采購價格為基礎(chǔ)進(jìn)行計算。所以，這里帶出來的價格，是與供應(yīng)商對應(yīng)的價格，而不是企業(yè)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)價格。有些不成熟的系統(tǒng)，如Compiere系統(tǒng)的采購功能，帶出來的價格，就是企業(yè)設(shè)置的參考價格，這是不合理的。

有時候，不一定需求方請夠多少，采購就采購多少。采購時，采購數(shù)量由時候，還要符合一定的規(guī)則。如供應(yīng)商有規(guī)定最小采購量時，則采購數(shù)量要滿足最小采購數(shù)量;若采購數(shù)量有包裝數(shù)量的限制時，則實際采購數(shù)量則為采購包裝數(shù)量的整數(shù)倍等等。用戶要注意這些規(guī)則的影響，因為，若這些多出來的材料處理的不好的話，就會成為企業(yè)的貸治料。

3、 請購轉(zhuǎn)采購。

請購單轉(zhuǎn)換采購單的時候，有一個需要特別關(guān)注，就是，當(dāng)請購單維護(hù)處，供應(yīng)商處為空白或者該供應(yīng)商已經(jīng)不允許交易了，該如何處理?

有一種方法，處理的不是很好。如Compierr系統(tǒng)的這個轉(zhuǎn)換功能，當(dāng)某項材料供應(yīng)商沒有指定時，下次不能重新維護(hù)再生成。這是非常不方便的，因為人總會有疏忽，特別是當(dāng)訂單多的時候，若一格疏忽，沒有維護(hù)全面的話，則只要刪除采購單再重新來過，那就比較麻煩了。

我認(rèn)為，比較合理的做法是，若一項請購單有六項物料，其中兩項因為疏忽，沒有指定供應(yīng)商時，在請購單轉(zhuǎn)換成采購單的過程中，系統(tǒng)會把已經(jīng)有供應(yīng)商的物料生成采購單，比提醒錯誤信息，說有哪兩項物料因為沒有指定供應(yīng)商而無法生成采購單，在請購單維護(hù)處，維護(hù)后，在不需要刪除采購單的前提下，就可以把這兩項物料生成采購單。如此設(shè)計，才比較方便與合理。大部分系統(tǒng)，如神州數(shù)碼的易飛廈門OA系統(tǒng)就是如此處理的。

4、 采購單維護(hù)。

采購單維護(hù)主要是做一些日常的維護(hù)工作。需要提醒的是，有些更改工作，最好通過采購訂單變更單處理，如此，能夠保留歷史修改記錄，方便后續(xù)的追蹤與處理。