項目的實施與控制

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摘要：流程管理是項目管理的重要組成部分，而實施與控制過程最值得關(guān)注。這篇文章講述在項目工作中，用工具嚴(yán)格進行流程管理的重要性。從項目管理的觀點看，用基于互聯(lián)網(wǎng)的解決方案比用內(nèi)部網(wǎng)節(jié)省成本。
關(guān)鍵字：項目管理，互聯(lián)網(wǎng)，流程，工作流，實施，追蹤，溝通

一、 介紹

    項目管理(PM)正逐漸被認(rèn)為公司管理的有效且有力的管理系統(tǒng)。特別是那些市場導(dǎo)向與技術(shù)更新快的公司與組織，用項目方式進行管理不僅是維持與擴大市場份額的明智選擇，而且也是公司的生存之道。甚至對那些以運營為主的公司，變化也不可避免，亦需要項目管理使業(yè)務(wù)不斷壯大?，F(xiàn)狀與發(fā)展趨勢對項目管理的發(fā)展產(chǎn)生巨大影響，項目管理趨向更多的知識，如流程規(guī)劃與再造。同時，更多的與項目管理理論整合的工具正在實際工作中被開發(fā)運用。制訂良好的計劃是項目成功的基礎(chǔ)，但不是全部。項目經(jīng)理與項目成員應(yīng)有能力實施計劃，使計劃從紙上轉(zhuǎn)成有形的交付品。計劃比較好做，因為項目經(jīng)理通常能控制核心組員及內(nèi)部信息。項目經(jīng)理可以讓其項目成員通過培訓(xùn)與咨詢，得到專業(yè)的方法，從而去想、去說、去工作，利用現(xiàn)成的流程與系統(tǒng)文件制訂一套好的計劃。但即使對于經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理，項目的實施也是一個挑戰(zhàn)，要與合作伙伴、供應(yīng)商及承包商進行很好的合作。這里有兩種合作情形：一種是各參與公司有不同的管理水平，有些具有專業(yè)項目管理經(jīng)驗、另外一些項目管理知識十分匱乏，很難天短期成為專業(yè)人員。項目經(jīng)理需要制定簡單實用的流程，保證溝通交流無障礙。另一種情形是項目的各參與方都具備豐富的項目管理技術(shù)。每個公司都有很好的流程，及經(jīng)過很好培訓(xùn)的員工。在許多案例中表明，出色的項目經(jīng)理并不保證項目一定成功。其挑戰(zhàn)是如何嚴(yán)格地遵循復(fù)雜的流程并在一個小組內(nèi)實行。這需要參與公司協(xié)調(diào)一致，建立一套有效的管理協(xié)調(diào)系統(tǒng)。本文著重講述實施計劃，建立可執(zhí)行項目流程，并展示如何利用互聯(lián)網(wǎng)進行項目管理。

二、項目中的流程

    流程規(guī)劃與再造是公司提高運營管理的兩個重要方面，實施ISO 認(rèn)證是提高公司管理水平的途徑之一。另一個方法是實施六個標(biāo)準(zhǔn)差(Six Sigma)管理，這是類似于商業(yè)流程管理的一套方法，在許多公司，如霍尼韋爾、GE 和摩托羅拉等應(yīng)用，創(chuàng)造了奇跡。ISO 與六個標(biāo)準(zhǔn)差證實：在日常工作中使用標(biāo)準(zhǔn)化且優(yōu)化流程，可使公司管理完善，減少偏差，提高效率。流程是通過一系列相關(guān)工作產(chǎn)生結(jié)果，具有重復(fù)性。即使項目運作具有臨時性特征，許多項目工作，包括變更、洽商、材料供應(yīng)等，具有重復(fù)性，可以運用流程規(guī)劃方法與相應(yīng)工具有效管理。在《項目管理知識體系指南》一書中，項目流程管理被定義為五階段：
啟動-授權(quán)項目或過程
規(guī)劃-定義與確定目標(biāo)，選擇最佳行動完成目標(biāo)

三、實施與控制過程的主要挑戰(zhàn)

    設(shè)立流程的目的是解決項目的核心問題：時間延誤與成本造支。這兩大問題可分解為如下幾項：
如何激勵員工？
    如何將項目計劃有效地與所有成員溝通，特別是遠程項目管理？
考慮到這些問題，在目前項目中可以概況三個普遍問題：流程問題、溝通問題與人員
問題。
     流程問題：
    流程沒有很好規(guī)劃-ISO沒被正確執(zhí)行；
    遵循不一致的流程-依賴于人的技巧與意愿，努力程度-結(jié)果工作質(zhì)量不穩(wěn)定；
人員問題：
    花費很多精力在紙上實施ISO-雖然需要，但項目組成員感覺無味，做了許多不增值的工作，影響主
要任務(wù)與技術(shù)工作的正常完成；
過份依靠項目組成員的自覺性-人畢竟是人，不能過份依賴人的主觀能動性；
    溝通問題：
    花費太多時間溝通，了解問題與變更-在許多情況中，電子郵件與傳真不起作用；
不能了解最新的時間表與變更，結(jié)果缺少決策必需的信息支持；或者信息過時，按錯