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協(xié)同辦公軟件的會議管理功能之強大!
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實現(xiàn)會議計劃、準備、記錄、查詢的功能。在會議召開前進行會議準備,準備內(nèi)容包括合理地安排會議的參加人員、時間、場地、內(nèi)容議題,準備會議文件,以電子郵件或打印通知單的方式發(fā)放會議通知等。對于已召開會議,可對出席情況、議題討論結果、會議決議等內(nèi)容作記錄并整理會議紀要。同時還可對所有的會議室的規(guī)模、設備配置和使用時間的安排等進行管理。
起草會議申請:用戶可直接在申請表中填寫會議主題、相關內(nèi)容、時間、地點、參加人員、所需資源等信息。在起草會議申請時可選擇審批與否,如果會議需要進行審批,則可直接調(diào)用“流程定義”系統(tǒng)的預定義流程和業(yè)務,點擊發(fā)送按鈕則可進入會議審批流轉(zhuǎn);如果不需要審批可直接生成會議通知單,點擊發(fā)布會議通知按鈕可直接發(fā)布會議通知到參加者的“最新信息”庫。
會議審批:會議的審批操作與公文管理系統(tǒng)的操作方法類似,可反復、中止、修改審批流程,需要調(diào)配資源時,協(xié)同OA可插入相關審批子流程(如:會議場地、設置等資源的預定等)。會議審批完畢,直接返回擬稿人生成會議通知并發(fā)布。
通知回執(zhí):會議發(fā)布通知后,參加人員只要打開通知信息,OA協(xié)同辦公系統(tǒng)自動會返回一份已收通知回執(zhí),參加人員如果因事無法參加會議,也可通過回執(zhí)返回請假單。
會議紀要:會后,會議負責人還可對本會議的出席情況、議題討論結果、會議決議等內(nèi)容作記錄并整理會議紀要。會議紀要整后可直接發(fā)布信息給相關領導或轉(zhuǎn)發(fā)文系統(tǒng)。
歸檔:協(xié)同辦公OA完成所有會議事務后,可對會議申請表、通知單、出席情況、會議紀要等內(nèi)容進行歸檔。
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