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資料管理系統(tǒng)較之傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)有哪些

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  • 　　隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，帶來了文檔管理及存儲(chǔ)、利用方式的革命。用文檔電子影像數(shù)字化信息代替紙張等傳統(tǒng)介質(zhì)，不僅大大節(jié)約了存儲(chǔ)空間，無限地延長(zhǎng)了保存時(shí)間，同時(shí)為查閱利用帶來了極大的便利，因此，檔案數(shù)字化逐漸得到圖書館、檔案館等各行各業(yè)用戶的一致認(rèn)可。

    　　檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和智能識(shí)別技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)內(nèi)碼或圖像。然后將數(shù)字化的信息發(fā)布于局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)，形成若干個(gè)數(shù)字信息集群，供相關(guān)人員方便地查詢利用。

    　　檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的優(yōu)勢(shì)：

    　　一、提高經(jīng)濟(jì)效益

    　　過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

    　　二、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

    　　將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

    　　三、提高辦公效率

    　　數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

    　　推薦閱讀：檔案數(shù)字化加工的基本原則

    • 發(fā)布：2007-04-15 11:35    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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