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資料管理系統(tǒng)較之傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢有哪些
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，帶來了文檔管理及存儲、利用方式的革命。用文檔電子影像數(shù)字化信息代替紙張等傳統(tǒng)介質(zhì)，不僅大大節(jié)約了存儲空間，無限地延長了保存時間，同時為查閱利用帶來了極大的便利，因此，檔案數(shù)字化逐漸得到圖書館、檔案館等各行各業(yè)用戶的一致認可。
檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和智能識別技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化成計算機內(nèi)碼或圖像。然后將數(shù)字化的信息發(fā)布于局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)，形成若干個數(shù)字信息集群，供相關(guān)人員方便地查詢利用。
檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的優(yōu)勢：
一、提高經(jīng)濟效益
過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
二、增強檔案原件保護
將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。
三、提高辦公效率
數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導決策提供服務(wù)。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
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