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檔案掃描的幾個環(huán)節(jié)和做法

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  • 　　檔案掃描(也稱為檔案數字化加工或數字化掃描加工服務等)是近幾年才興起的一項服務形式，隨著信息化建設的加速和無紙化辦公的要求，要把紙質的檔案轉化成電子化的檔案以方便查詢和利用，檔案掃描順應了這一潮流，并在這幾年內快速興起。

    　　相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復雜得多，必須建立起一套工作流程和技術規(guī)范,以保障未來網上檔案信息的高質量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息最大限度的一體化，并為今后技術的發(fā)展留下兼容和擴充的余地，這里就包括檔案掃描技術。

    　　整個檔案掃描包括的幾個環(huán)節(jié)：

    　　文檔掃描

    　　批量的把紙介質的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。

    　　圖像處理

    　　對圖像進行去歪斜，黑點、黑邊等操作。

    　　提取有效信息

    　　對圖像中有用的信息進行提取(利用OCR技術)，有用的信息我們一般稱之為關鍵字或索引值(如一份保險單中，受益人的姓名，身份證號都是關鍵字)，這些關鍵字在查詢時輸入，極方便的查詢出這份保險單。

    　　管理和利用

    　　通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

    　　實際操作中檔案掃描的做法：

    　　實際工作中，檔案部門根據檔案本身不同情況，一般都采用各類掃描儀進行掃描，數碼相機則較少使用。另外，實際掃描中受檔案狀況或掃描設備所限，也存有一些暫時無法進行數字化轉換的檔案，如紙張過于破損、發(fā)脆，或者某些尺寸過大的圖紙等。而這些只能等待設備或者技術的更進后才可以解決。

    　　分辨率的選擇與設備關系很大，在不同地區(qū)、不同部門也有所差別。如南京市檔案館在紙質檔案數字化的一期工程中，就將掃描分辨率定為300dpi，江蘇省檔案館的數字化掃描分辨率一般在200～300dpi左右，有的高達600dpi;而在一些設備相對比較落后的部門與地區(qū)，其掃描分辨率大都是按照國家規(guī)范來設定的，甚至于很多部門還達不到200dpi。分辨率越高，掃描后的圖像就越清晰，但同時必須考慮到圖像文件的大小。

    　　色彩模式的選擇是依據現有的設備以及檔案本身狀況而定的，可以遵守循序漸進的原則。比如南京市檔案館在進行紙質檔案數字化時，一期以黑白掃描為主，二期對紅頭文件及其他帶有紅章的文件進行彩色掃描，三期則全部進行彩色掃描。無疑，彩色掃描的層次更加豐富，清晰度更高，可以更真實地顯示檔案原貌。

    • 發(fā)布：2007-04-15 11:36    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]
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