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檔案管理工作中存在的問題以及如何做好
在信息化的時代,檔案管理對于企業(yè)、學(xué)校等很多地方的發(fā)展進程是有著重要影響的,檔案管理咨詢在日常的工作中的作用也不斷加強。但要真正做好這個工作卻不是那么簡單的事情,在目前,還有很多的問題是需要改善的。
我們在檔案管理的工作中如何做好呢,我認為應(yīng)該注意以下幾個問題。
一、檔案管理工作人員的素質(zhì)不足是最直觀的問題。在現(xiàn)代市場經(jīng)濟的發(fā)展下,對于檔案管理工作的要求也不斷的提高。一名合格專業(yè)的檔案管理者不僅要在知識面上有很好的深度,還要有很好的語言組織和文字表達能力,在網(wǎng)絡(luò)的普及和信息化的要求下,一定的網(wǎng)絡(luò)、計算機知識也是必不可少的。在目前的從事檔案管理的工作人員中,能達到這些要求的著實不多。所以,提高檔案管理服務(wù)人員的綜合素質(zhì)是當(dāng)務(wù)之急。
二、以目前的情況來看,檔案管理的制度也是不夠完善的。有心的企業(yè)、學(xué)校應(yīng)該自己建立起切實有效的檔案管理制度,在檔案的存儲、分類、查詢、調(diào)用等多方面進行有效的規(guī)范,讓檔案的管理上做到依法治檔,規(guī)范管理。所以檔案管理操作流程要越來越嚴格規(guī)范化。
三、在之前和現(xiàn)在的很多地方,檔案管理都是通過紙質(zhì)的材料進行保存的,這樣的方式不僅存放不便利,在占用大量位置的情況下還很難達到長久保存的效果。這樣的管理方式已經(jīng)越來越不能適應(yīng)快速發(fā)展前進的社會了,更為先進的檔案管理方式也是檔案管理工作上欠缺的。這就提倡充分利用高科技的東西,比如充分利用新型的資料管理系統(tǒng),以及檔案掃描等等加以利用。
四、除此之外,還要做好檔案保管過程中的保密工作。
檔案管理人員的職責(zé),就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù),也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞,就是使檔案保管得完好無損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案,要及時搶救。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的,也是光榮的,這是一項重要的基礎(chǔ)工作,檔案保管人員要持之以恒,時刻警惕,防止檔案的損壞,確保檔案的安全,為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。所以,對檔案工作來說,保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗。在開放檔案為社會各界所利用的同時,應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。第一做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作,也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié),其主要任務(wù)是科學(xué)而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。第二做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的,其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定,劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級,就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施,最大限度地提供利用檔案。第三做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。
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