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數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有哪些區(qū)別

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  • 　　對(duì)于檔案數(shù)字化管理好還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理好的爭(zhēng)論由來已久，相信對(duì)于這個(gè)問題，每個(gè)人心中都有自己的答案。無論那種檔案管理方式都具有其自身的特點(diǎn)，今天我們就來重點(diǎn)介紹下數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有哪些方面的區(qū)別。

    　　一、整理的方法不同

    　　數(shù)字化檔案無須檔案人員進(jìn)行整理。紙質(zhì)檔案的整理非常復(fù)雜，分類方案涵蓋本單位各種門類、載體的檔案，要求類目錄設(shè)置合理、編號(hào)科學(xué)，整理規(guī)范，符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。整理上架，各門類、載體檔案分別排列存放，便于查找，無積存零散文件。

    　　二、收集的方法不同

    　　數(shù)字化檔案的收集，對(duì)紙質(zhì)文件生成階段的管理，檔案人員很少直接參與，一般只要把好歸檔接收環(huán)節(jié)就行。數(shù)字化檔案的收集工作體系采用文檔一體化的管理方式，保證數(shù)字化文件的內(nèi)容等信息的完整性，它不因時(shí)間推移、環(huán)境變化對(duì)文件形成的背景等信息被丟失或被破壞。而紙質(zhì)檔案的收集，它要求制定文件材料歸檔范圍和保管期限表，文件字跡材料符合國(guó)家規(guī)定的質(zhì)量要求，文件形成程序規(guī)范，簽署完備，內(nèi)容準(zhǔn)確，分門別類等。

    　　三、使用的方法不同

    　　檔案工作為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為審判工作服務(wù)、為社會(huì)利用服務(wù)是檔案部門的職責(zé)。數(shù)字化檔案為開展檔案信息服務(wù)工作提供了良好的條件，通過數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)可以開展電子檢索服務(wù)，資源共享，在各級(jí)法院之間檔案互傳、交換信息，查找、調(diào)閱、復(fù)制非常便捷。紙質(zhì)檔案的使用相對(duì)繁瑣，檔案部門有一整套查借、閱檔案的管理規(guī)定。

    　　四、保管的方法不同

    　　數(shù)字化檔案載體具有特殊性，它不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管條件，其主要是數(shù)字化檔案設(shè)備安全和信息安全。設(shè)備安全是抵御自然災(zāi)害、突發(fā)事件等。信息安全則由一系列措施給予保障，保證數(shù)字檔案的可讀性和使用性，及時(shí)更新，防止信息丟失、被非法修改等。紙質(zhì)檔案的保管對(duì)庫(kù)房的設(shè)置，庫(kù)房?jī)?nèi)的溫、濕度要求很高，檔案人員每天要進(jìn)行測(cè)記，溫、濕度偏高或偏低應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)措施。定期檢查檔案，看有無破損、霉變、塵污、蟲蛀、褪色等，如有破損、霉變、塵污、蟲蛀、褪色，要進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制處理等。

    　　推薦閱讀：紙質(zhì)檔案數(shù)字化的好處有哪些

    • 發(fā)布：2007-04-15 11:33    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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